Dokumenty pracownicze – akta osobowe

Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika.

Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego.

Wzory dokumentów HR – dla kogo?

Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy.

Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 k.p. Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł.

Z czego składają się akta osobowe pracownika?

Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się:

dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A,
dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B,
dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C,
dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D.

Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne.

Polecamy artykuły

Wniosek o urlop wypoczynkowy – co powinien zawierać?

Ewidencja czasu pracy – co musisz o niej wiedzieć?

Co warto wiedzieć o RMUA

Nagana dla pracownika i inne kary porządkowe

Badania okresowe pracowników – co powinieneś wiedzieć

Regulamin pracy – kiedy i jak trzeba go stworzyć?

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS.

Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy.

Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej).

Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym.

Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika

Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, m.in. związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać.

Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze?

Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat.

Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki).