Regulamin pracy – kiedy i jak trzeba go stworzyć?

W każdym zakładzie pracy można wskazać akty normatywne prawa wewnątrzzakładowego, czyli takiego, które obowiązuje pracowników świadczących pracę na rzecz właściciela firmy. Co warto wiedzieć o regulaminie pracy, jakie treści w nim zawrzeć i kto musi taki dokument sporządzić?

Ostatnia aktualizacja: 06.10.2020.

Wśród źródeł regulaminowych poza tytułowym regulaminem pracy, można również wyróżnić i inne, jak choćby regulamin wynagradzania czy regulamin premiowania i nagradzania, bądź regulamin podróży służbowej. Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy? Nie zawsze, bowiem w przypadku małych przedsiębiorstw nie ma wymogu tworzenia takiego dokumentu. Sporządzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe dla pracodawców, którzy zatrudniają więcej niż 20 pracowników, chyba że w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy.

Z drugiej strony, zapis taki nie wyklucza możliwości stworzenia regulaminu pracy przez pracodawców, którzy w swojej firmie zatrudniają poniżej 20 osób. Sam bowiem regulamin pracy, zgodnie z art. 104§1, ustala organizację i porządek w procesie pracy, a także związane z nim prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.

Jaka jest treść regulaminu pracy?

Ustawodawca w Kodeksie pracy wskazał dokładnie, jakie elementy muszą znaleźć się w regulaminie. Z uwagi na ten fakt każdy pracodawca powinien ułożyć regulamin, który będzie niezbyt obszerny i jednocześnie napisany w sposób przystępny dla każdego pracownika. Mniejsza czytelność i przejrzystość regulaminu może wynikać choćby z uwagi na liczne odniesienia do Kodeksu pracy, co – jak uważają specjaliści – nie jest konieczne.

W związku z powyższym regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

  • organizację czasu pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
    porę nocną,
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
  • wykazy prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
    informacje na temat stosowanych kar porządkowych zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Warto wiedzieć!

Punkty, które zawierają się w regulaminie pracy, można podzielić na dwie części z uwagi na ich charakter. Część normatywna normuje wszelką organizację pracy, czyli czas pracy, jej system, jak również porę nocną i pozostałe kwestie, zaś część informacyjna związana jest ściśle z karami porządkowymi, które mogą zostać zastosowane przez pracodawcę.

Poza regulaminem pracy istnieje regulamin wynagradzania, regulamin premiowania i nagradzania, czy regulamin regionalnej działalności gospodarczej. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule: Regulaminowe źródła prawa pracy w firmie.

Kto i jak ustala regulamin?

Regulamin ustala sam pracodawca, niemniej istnieje od tej zasady kilka wyjątków. I tak, jeżeli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, to zatrudniający formułuje poszczególne przepisy w porozumieniu z nią. Przed przystąpieniem do prac nad aktem normatywnym prawa wewnątrzzakładowego, strony powinny określić termin zakończenia wszelkich uzgodnień. Jest to niezwykle istotne, zwłaszcza jeżeli pracodawca i zakładowa organizacja związkowa nie dojdą do porozumienia. Wówczas bowiem, w myśl art. 104?§2, pracodawca jest zobowiązany ustalić regulamin pracy samodzielnie.

A zatem w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacja związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Ponadto, jeszcze inna sytuacja będzie miała miejsce, gdy w zakładzie pracy działa kilka organizacji zakładowych. Wówczas powinny one przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko w związku z przedstawionym przez pracodawcę projektem regulaminu. W takim przypadku ustawodawca dokładnie wskazuje, jaki czas mają organizacje na dojście do porozumienia, a jest to 30 dni zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem.

Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania lub regulaminu pracy albo planu urlopów, a także okresu rozliczeniowego, o którym mowa w art. 129-4 § 2 zdanie drugie i § 3 Kodeksu pracy, organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.  (z Ustawy o związkach zawodowych z dnia 23 maja 1991 roku)

Wypracowanie wspólnego stanowiska we wskazanym terminie spowoduje, że pracodawca i związki będą zobowiązane do kontynuowania uzgodnień.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Warto podkreślić, że zatrudniający powinien zrobić to w sposób u niego przyjęty. To oznacza, że może, dla przykładu, wywiesić go na tablicy ogłoszeń, czyli w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników. Dodatkowo pracodawca będzie w każdym przypadku zobowiązany również do zapoznania każdego nowego pracownika z treścią tego dokumentu. Dla celów dowodowych zatrudniony powinien pisemnie potwierdzić, że zapoznał się z przedstawionym mu regulaminem.

Ocena wpisu
1 Gwiazdka2 Gwiazdek3 Gwiazdek4 Gwiazdek5 Gwiazdek
Ocena:0,00 Liczba głosów: 0
Loading...
Kalkulator wynagrodzeń
Sprawdź wynagrodzenie
netto, brutto i składki