Regulamin podróży służbowych – jak go sporządzić?

Pracodawca, w firmie którego pracownicy są często wysyłani w podróże służbowe, powinien pamiętać, że może pokusić się o wprowadzenie regulaminu podróży służbowych. W tym może zawrzeć własne zasady rozliczania swoich podwładnych.

Ostatnia aktualizacja: 08.10.2020.

Warunki wypłacania należności za taką podróż mogą być określone również w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub układzie zbiorowym pracy. Jednak zdecydowanie wygodniejszym i bardziej przejrzystym rozwiązaniem jest regulamin delegacji, w którym pracodawca ustanawia własne warunki wypłacania wynagrodzenia za podróże służbowe.

Regulamin podróży służbowej

Podmiot zatrudniający, który zdecyduje się na wprowadzenie do swojego zakładu pracy regulaminu podróży służbowych, może precyzyjnie określić w nim szczegóły w zależności od specyfiki i rodzajów delegacji, na które może być wysyłany pracownik. Mogą to być więc ustalenia takie jak stawki diety zagranicznej, warunki wypłaty zaliczki czy rodzaje dowodów, które będą potwierdzały poniesienie wydatków i na podstawie których pracownik będzie mógł dochodzić zwrotu kosztów podróży służbowej.

Pracodawców budżetowych obowiązuje przy tym zasada, że zapisy, które znajdą się w regulaminie, nie mogą być mniej korzystne niż te, które zostały przewidziane w rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Regulamin podróży służbowej czy rozszerzenie istniejącego regulaminu wynagrodzenia?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami część pracodawców ma obowiązek tworzenia regulaminów wynagradzania. W przypadku takich podmiotów regulamin podróży służbowej może być rozszerzeniem postanowień, które zawarte są w tym pierwszym. Zgodnie z Prawem pracy regulamin wynagradzania może posłużyć również do zapisu ustaleń związanych z innymi obszarami świadczenia pracy przez pracownika. Pracodawcy, którzy skorzystają z takiego rozwiązania, muszą pamiętać, że stworzony w ten sposób lub zmieniony czy rozszerzony regulamin wynagradzania on w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.

W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. (art. 772 § 2 K.p.)

Zalety i wady regulaminu podróży służbowej

Regulamin podróży służbowej to dla wielu pracodawców ułatwienie w rozliczaniu się z pracownikami. Zalet płynących z jego wdrożenia w zakładzie pracy może być wiele. Przede wszystkim trzeba wskazać, że pracodawca ma możliwość uporządkowania firmowych zasad wysyłania pracowników w podróże służbowe. Ponieważ regulamin obowiązuje wszystkich zatrudnionych, to będą oni rozliczani według tych samych reguł. To zaś oznacza, że pracownicy nie będą mieli pytań, jeżeli zapisy będą czytelne, to będą musieli wyłącznie dostosowywać się do ich treści.
Dodatkowo wskazać należy też na fakt, że osoby zatrudnione, które wysyłane są w podróże służbowe, będą miały okazję dokładnie zapoznać się ze swoimi prawami i obowiązkami.

Wśród największych przeszkód i wad, które wiążą się z wprowadzeniem do zakładu pracy regulaminu podróży służbowej, jest konieczność konsultacji tej kwestii ze związkami zawodowymi, jeżeli takie działają w firmie. Ponadto, pracodawca musi pamiętać o ewentualnych zapisach, które mogłyby być mniej korzystne niż wyżej wymieniona ustawa. Z tego też względu może okazać się, że i tak konieczne będzie stosowanie zasad, które wynikają z ogólnych przepisów.

Co powinien zawierać regulamin rozliczania podróży służbowej?

Nie każdy pracodawca zdaje sobie sprawę z tego, że rozliczenie podróży służbowej może się odbywać na podstawie specjalnego regulaminu. Należy przy tym pamiętać, że podstawę prawną w tym zakresie reguluje art. 77 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracownik, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się firma, ma prawo do uzyskania pokrycia kosztów wynikających z podróży służbowej.

Ważne!

Zasady rozliczania delegacji nie mogą obniżać warunków wypłaty, które są przewidziane w przepisach ogólnych.

W regulaminie należy umieścić przede wszystkim zapis, że rachunek kosztów podróży musi mieć formę pisemną. Rozliczenie delegacji odbywa się na odpowiednim druku, np. „Delegacja” lub „Polecenie wyjazdu służbowego”. W regulaminie należy zaznaczyć, co w takim druku musi się znaleźć. Najczęściej wymagane są następujące informacje:

  • imię i nazwisko oraz stanowisko osoby odbywającej podróż służbową,
  • cel podróży służbowej,
  • miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
  • data podróży służbowej,
  • środek lokomocji.

Konieczne jest zamieszczenie w regulaminie wykazu wydatków, za które pracownikowi przysługuje zwrot, np. za przejazdy środkami komunikacji miejskiej, noclegi czy dojazd samochodem prywatnym. Należy również zaznaczyć, kto może wyrazić zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem i jak wówczas rozliczane są koszty przejechanych kilometrów. Księgowanie kosztów delegacji to kolejna ważna kwestia, która musi być uwzględniona w regulaminie. Ponadto należy w nim określić wysokość stawek, które będą stosowane do rozliczania podróży odbywanych prywatnym samochodem.

Kluczowy jest także zapis, w którym określa się sposób postępowania w przypadku zgubienia dokumentów potwierdzających poniesione koszty przejazdu. W takiej sytuacji najczęściej wymagane jest pisemne wyjaśnienie przyczyn zaginięcia oraz udokumentowanie odbycia delegacji.

Diety zagraniczne i stawki za używanie pojazdu

W regulaminie podróży służbowej mogą znaleźć się między innymi zapisy dotyczące wysokości diety w przypadku delegacji zagranicznej. Warto pamiętać, że dieta, w przypadku prywatnych przedsiębiorców, zależy wyłącznie od ich uznania. Podobnie jest w przypadku, gdy mowa o używaniu przez pracownika jego prywatnego samochodu w celach służbowych.

Z drugiej strony należy pamiętać, że istnieją ogólne zasady, o których pracodawca musi pamiętać. Mowa tu przede wszystkim o tym, że diety nie powinny być zbyt niskie – powinny one odpowiadać standardowym wydatkom, jakie pracownik będzie ponosił na wyjeździe.

Warto wiedzieć!

Wysokość diety ustala się stosownie do realiów państwa docelowego podróży. W przypadku, gdy pracownicy wyjeżdżają w podróże zagraniczne do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe w regulaminie.

Oznacza to, że pracodawca powinien przeprowadzić rzetelną analizę i kalkulację kosztów, jakie może ponieść jego podwładny. Dzięki temu uniknie oskarżenia między innymi o zaniżanie stawek.

W regulaminie, poza wyżej wymienionymi kwestiami, pracodawca może zawrzeć dowolne zapisy. Poszczególne zasady mogą się odnosić również do wypłat zaliczki czy ewentualnych zwrotów, jakie otrzyma pracownik po przedstawieniu stosownych dowodów. Podmiot zatrudniający może przy tym dowolnie modyfikować zapisy i wprowadzać też nietypowe rozwiązania, które uważa za słuszne.

Ocena wpisu
1 Gwiazdka2 Gwiazdek3 Gwiazdek4 Gwiazdek5 Gwiazdek
Ocena:0,00 Liczba głosów: 0
Loading...
Kalkulator wynagrodzeń
Sprawdź wynagrodzenie
netto, brutto i składki