Ewidencja czasu pracy – co musisz o niej wiedzieć?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy i nie jest zależne od ilości zatrudnianych osób. Jak uporać się z tym wymogiem, by ewentualna kontrola przeprowadzana w firmie w tym zakresie zakończyła się pozytywnie, bez nakładania na pracodawcę sankcji finansowych?

Ostatnia aktualizacja: 02.11.2020.

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy. Jest ona niezbędna do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń przysługujących zatrudnionym. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek udostępniać ewidencję pracownikom na ich żądanie. Z punktu widzenia pracodawców ważne powinno być jednak to, że nie zawsze konieczne będzie prowadzenie wspomnianej ewidencji. Ustawodawca przewidział, że nie będzie to wymagane np. w stosunku do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Aby prowadzić ewidencję czasu pracy, konieczne jest założenie przez pracodawcę karty ewidencji pracy. Powinna ona obejmować dane wyszczególnione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Poszczególne karty prowadzić można zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Informacje, jakie powinny znaleźć się w każdej ewidencji, dotyczą nie tylko pracy w poszczególnych dobach, lecz także pracy świadczonej w okresach urlopowych. Pracodawca nie powinien zapomnieć o dyżurach, urlopach i zwolnieniach, a także innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach swoich podwładnych w zakładzie pracy.

Warto widzieć!

Jeżeli w firmie pracują pracownicy młodociani, konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy przy wykonywaniu przez nich prac wzbronionych (wykonywanie ich jest dozwolone wyłącznie w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego).

Karta czasu pracy a lista obecności

Część pracodawców może błędnie interpretować przepisy. Należy podkreślić, że ewidencja czasu pracy nie jest tożsama z listą obecności. Lista obecności może, ale nie musi być prowadzona w firmie, natomiast prowadzenie ewidencji czasu pracy zatrudnionych jest prawnym obowiązkiem pracodawcy. Oznacza to, że każdy pracownik, nawet jeśli w zakładzie jest lista obecności, powinien mieć założoną (również) kartę czasu pracy. Kwestia ta jest o tyle istotna, że za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych lub za jej fałszowanie, na pracodawcę może zostać nałożona kara finansowa. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, grzywna, którą nakładają inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy, może wynosić do 30 000 zł.

W jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ustawodawca nie podaje szczegółowego wzoru określającego ściśle, jaka ma być forma ewidencji czasu pracy, czyli dokładny wygląd karty czasy pracy pracownika. Warto jednak pamiętać, że powinna ona zawierać dane pozwalające na określenie, ile godzin przepracował każdy pracownik i jakie wynagrodzenie mu się należy. Fakt, że pracodawca nie określił dokładnie, w jaki sposób ma być prowadzona ewidencja czasu pracy, sprawia, że możliwe jest jej prowadzenie w formie elektronicznej. Pracodawcy decydujący się na takie rozwiązanie muszą jednak pamiętać, że ewidencja czasu pracy ma charakter jawny. Oznacza to, że na każde żądanie pracownika musi ona zostać udostępniona. Elektroniczna forma może to uniemożliwiać lub znacząco utrudniać.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na elektroniczną formę prowadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy swoich podwładnych muszą pamiętać, że fakt ten nie zwalnia ich od obowiązku przechowywania wszystkich wniosków składanych przez pracowników, np. o udzielenie urlopu. Przepisy w tej materii są precyzyjne – pracodawca nie może np. skanować wniosków, konieczne jest posiadanie oryginałów.

Ocena wpisu
1 Gwiazdka2 Gwiazdek3 Gwiazdek4 Gwiazdek5 Gwiazdek
Ocena:0,00 Liczba głosów: 0
Loading...
Kalkulator wynagrodzeń
Sprawdź wynagrodzenie
netto, brutto i składki