Pracownik - prawa i obowiązki

Usprawiedliwianie nieobecności i spóźnień - poradnik

16 stycznia 2024

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 16 głosów

16 głosów

4 komentarze
Usprawiedliwianie nieobecności i spóźnień - poradnik
Zrozum zasady dotyczące usprawiedliwiania spóźnienia i nieobecności w pracy. Dowiedz się, jak powiadomić o nich pracodawcę. Nie daj się zaskoczyć!

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy jest uregulowane w prawie. Mowa tu o Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielenia pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tym § 1 wyżej przywołanego dokumentu: „Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy". Z tego przepisu jasno wynika, że ustawodawca nie wymienia bezpośrednio np. złych warunków atmosferycznych, jako powodu spóźnienia, niemniej umożliwia usprawiedliwienie nimi takiej nieobecności.

Sytuacja niezależna od pracownika

W przypadku złych warunków atmosferycznych, które uniemożliwiły pracownikowi dotarcie do pracy mowa o sytuacji, która jest niezależna od samego zatrudnionego. Mogą być to zarówno opóźnienia pociągów spowodowane złą sytuacją na torach, jak i również niespodziewany atak zimy, który spowodował korki. W takim przypadku pracodawca powinien bez problemu usprawiedliwić spóźnienie pracownika. Z drugiej strony trzeba jednak dopowiedzieć, że gdy mowa o usprawiedliwianiu innych sytuacji, to kwestia ta zależy wyłącznie od podmiotu zatrudniającego. Inaczej mówiąc, po przedstawieniu wytłumaczenia, pracodawca może, ale nie musi usprawiedliwić spóźnienia. Jeżeli to zrobi, to jest to wyłącznie jego dobra wola.

Pracownik musi powiadomić pracodawcę o spóźnieniu

Z punktu widzenia przepisów niezwykle ważne jest, aby pracownik jak najszybciej powiadomił pracodawcę o możliwym spóźnieniu. Dotyczy to też sytuacji, w których zatrudniony wie wcześniej, że nie będzie w stanie przybyć na czas do pracy. Zgodnie z § 2 wyżej przywołanego Rozporządzenia: ,,Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia". Z drugiej strony, niepowiadomienie pracodawcy, w niektórych przypadkach, może być usprawiedliwione. Mowa tu choćby o braku posiadania telefonu komórkowego, za pomocą którego zatrudniony mógłby skontaktować się ze swoim pracodawcą.

Szukasz pracy?
Dodana

Asystent/asystentka

Willa Seniora Sp. z o.o.

  • Buczkowice
Dodana

MONTER RUSZTOWAŃ lub POMOCNIK MONTERA praca w Niemczech

KRAKBAU Spółka Akcyjna

  • 10 000-14 500 zł brutto / mc
  • Niemcy
Dodana

Pomocnik drukarza

Dimograf

  • Bielsko-Biała
Dodana

Pracownik powinien natychmiast powiadomić swojego pracodawcę o potencjalnym spóźnieniu lub nieobecności, niezależnie od przyczyny, aby uniknąć konsekwencji.

Czy pisemne usprawiedliwienie jest konieczne?

W sytuacji, gdy pracodawca oczekuje od pracownika oficjalnego usprawiedliwienia, dobrą praktyką jest dostarczenie jasnych wytycznych, jak napisać takie usprawiedliwienie. Ułatwi to zatrudnionemu sformułowanie wszystkich niezbędnych informacji i przyspieszy proces weryfikacji. Może to być krótka notatka opisująca przyczynę niepojawienia się w pracy, z podpisem i datą, co umożliwi pracodawcy szybkie przetworzenie informacji i podjęcie odpowiednich kroków.

Warto mieć przygotowany wzór usprawiedliwienia, który zatrudniony mógłby wypełnić. Dokument usprawiedliwienia jest kluczowym elementem, który pozwala na utrzymanie przejrzystości i profesjonalizmu w procesie usprawiedliwiania nieobecności. Dzięki temu można łatwo monitorować, jak często i z jakich przyczyn pracownik był nieobecny w pracy.

Odpracujesz czy dostaniesz mniej?

Pracownikowi, który spóźnił się do pracy nawet z powodu złych warunków atmosferycznych, nie należy się wynagrodzenie. Przepisy prawa pracy — choć jest to nieobecność, której pracownik nie mógł przewidzieć — nie gwarantują zatrudnionemu wynagrodzenia. Z drugiej jednak strony, pracodawca i pracownik  mogą umówić się na odpracowanie zatrudnionego czasu jego spóźnienia. Dlaczego teoretycznie? Gdyż przez takie odpracowanie nie jest do końca zgodne z obowiązującymi przepisami. Pracodawca powinien mieć tu na uwadze, że zatrudniony powinien złożyć wniosek o odpracowanie swojej nieobecności. W praktyce jednak gdy takie spóźnienia zdarzają się sporadycznie i nie trwają zbyt długo, pracownik może po prostu zostać dłużej w firmie danego dnia i odpracować swoją nieobecność.

Video

Konsekwencje spóźnień do pracy

Nie zawsze pracodawca musi usprawiedliwić nieobecność lub spóźnienie swojego pracownika. W takich przypadkach trzeba pamiętać, że zatrudniony musi też liczyć się z poważnymi konsekwencjami. O czym mowa?

Spóźnienie do pracy narusza obowiązek przestrzegania czasu pracy, w związku z czym pracodawca może ukarać pracownika jedną z kar porządkowych:

  • upomnieniem,
  • naganą,
  • karą pieniężną.

Jeżeli chodzi o upomnienie i naganę, to są one przechowywane w aktach osobowych w części B. Jeśli po roku, od tego zdarzenia pracownik pracuje bez zarzutów, kara zostaje anulowana. Z kolei kara pieniężna jest stosowana przez pracodawców szczególnie wtedy, gdy pracownik: nie przestrzega przepisów bhp lub przeciwpożarowych, opuszcza miejsce pracy bez usprawiedliwienia, stawia się w pracy w stanie nietrzeźwości, lub spożywa w pracy alkohol. 

Nie możemy zapominać, że pracodawca wobec pracownika, który do pracy spóźnia się notorycznie, może zastosować drastyczne środki takie jak obniżka wynagrodzenia, czy nawet zwolnienie dyscyplinarne. Z drugiej strony trzeba podkreślić, że pojedyncze spóźnienie nie może być podstawą do wypowiedzenia umowy.

Co w przypadku gdy pracownik notorycznie spóźnia się do pracy? Sprawdź: Spóźnienia? Uważaj, Twoja pensja może być niższa.

Każdorazowo jednak to od pracodawcy zależy czy i jakie wyciągnie konsekwencje wobec swojego pracownika.

To może Cię również zainteresować

Spóźnienie - czy Twoja wypłata może być niższa ?

Najczęściej zadawane pytania

Jak powinienem usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy?

Pracownik powinien jak najszybciej powiadomić swojego pracodawcę o potencjalnym spóźnieniu lub nieobecności, podając przyczynę i przewidywany okres nieobecności.

Czy muszę odpracować spóźnienie?

To zależy od decyzji pracodawcy. Teoretycznie, pracodawca może zgodzić się na odpracowanie czasu spóźnienia, jednak taka sytuacja nie jest do końca zgodna z obowiązującymi przepisami.

Czy problemy z dojazdem do pracy są uzasadnionym powodem nieobecności?

Tak, złe warunki atmosferyczne, które uniemożliwiły pracownikowi dotarcie do pracy, są sytuacją niezależną od pracownika i mogą być uzasadnionym powodem spóźnienia.

Jakie mogą być konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Pracodawca może nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany. Ponadto, pracownik może ponieść konsekwencje płacowe, takie jak obniżenie wysokości miesięcznej premii.

Czy trudne warunki drogowe mogą być powodem nieobecności?

Tak, trudne warunki drogowe, takie jak niespodziewany atak zimy czy opóźnienia pociągów spowodowane złą sytuacją na torach, mogą być uzasadnionym powodem nieobecności w pracy.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

4 komentarze

Konia

Konia

Szczególnie są takie regiony gdzie to się może zdarzyć. Jak zawsze rozwiązanie musi być, przecież pewnych sytuacji nie da się zaplanować.
Kazia

Kazia

Na to jest paragraf przecież np. komuś zasypało drogę i nie dotarł do pracy to przecież jest to siła wyższa. Różne są kataklizmy jakie są przecież usprawiedliwione.
Bielecka G

Bielecka G

Zazwyczaj niezależnie od powodu, pracownikowi który spóźnił się do pracy, nie należy się wynagrodzenie. Ale wszystko w gestii przełożonego.
Morawy

Morawy

Wszystkie rzeczy mające wpływ na spóźnienie i pomocne do usprawiedliwienia takiej sytuacji warto jest kompletować by uzyskać pozytywne załatwienie spraw z absencji.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.