Rodzaje urlopów

Jak usprawiedliwiać nieobecność w pracy?

18 grudnia 2019

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 29 głosów

29 głosów

13 komentarzy
Jak usprawiedliwiać nieobecność w pracy?
Jednym z najpoważniejszych uchybień w pracy zatrudnionego może być nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Ponieważ - w niektórych sytuacjach może to być powód do zwolnienia - warto wiedzieć, w jaki sposób można wytłumaczyć brak pojawienia się w pracy.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

W interesie pracownika jest jak najszybsze uzasadnienie swojej abstynencji. Przyjmuje się, że zatrudniony powinien swojego przełożonego powiadomić o powodzie nieobecności niezwłocznie i nie później niż w drugim dniu swojej absencji. Niekiedy, w uzasadnionych sytuacjach, możliwe jest powiadomienie szefa w dniu kolejnym, niemniej zasadą jest, że pracownik robi to możliwie najszybciej.

W kanonie podstawowych obowiązków pracowniczych, jak i z uwagi na charakter umowy pracy, zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, „pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę”. Z uwagi na ten fakt, każdy zatrudniony powinien dążyć do wytłumaczenia swojej nieobecności, jak również zachowania odpowiedniej formy.

Większość z pracodawców dokładnie określa, w jaki sposób pracownik powinien usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy. Może to być zarówno ustne wytłumaczenie, jak i pisemne, zaś ewentualnych wytycznych w tym zakresie należy szukać w aktach prawa wewnętrznego firmy. Dzięki temu usprawiedliwienie nie zostanie odrzucone przez pracodawcę właśnie z uwagi na niedopełnienie formalności. Dodatkowo – w każdym przypadku – warto przedłożyć dokument, który będzie rzeczywiście świadczył o niemożności wykonywania pracy w danym dniu.

Nieobecność w pracy powinna zostać udokumentowana

Najczęściej większość pracowników nieobecność usprawiedliwia chorobą lub też nagłym wypadkiem. Wówczas warto zauważyć, że posiadać powinni oni stosowną dokumentację. I tak, dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy - zgodnie z §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - są:

Zgodnie z §3 Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy ustawodawca przewidział listę dowodów, które są usprawiedliwieniem nieobecności w pracy.

Szukasz pracy?

Ślusarz

ASTAR

  • Bielsko-Biała
Dodana

Przedstawiciel Handlowy HoReCa (produkty świeże)

SalesHR

  • Gdańsk
  • 6 500-7 000 zł / mc
Dodana
Dodana
Dodana

Spawacz TIG

Armadas BV

  • Holandia
Dodana

Dowody na nieobecność w pracy:<br />

  • zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
  • oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu np. nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję itp.
  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Z powyższego spisu — w praktyce — najczęściej pracownicy przedstawiają jednak zwolnienia lekarskie. Warto pamiętać, że lekarz może wystawić L4 maksymalnie do 3 dni wstecz. Jeśli nieobecność w pracy trwała dłużej, to za te dodatkowe dni, nie będzie nam przysługiwać świadczenie chorobowe. Jedynie lekarz psychiatra może wystawić wsteczne zwolnienie lekarskie za dłuższy okres.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy

W przypadku posiadania przez pracownika dokumentu poświadczającego, że nie mógł on w danym dniu pojawić się w pracy, sprawa wydaje się oczywista. Wówczas informacja taka zostaje po prostu odnotowana w teczce osobowej danego pracownika. Nieco inaczej jest w przypadku, gdy zatrudniony nie posiada stosownego "papierka". Wbrew pozorom i takie sytuacje - jak wynika z praktyki - zdarzają się często. Co robić wówczas? W jaki sposób tłumaczyć swoją nieobecność w dniu roboczym w zakładzie pracy? I czy szef może przyjąć takie oświadczenie?

Zgodnie z przywołaną powyżej ustawą, pracownik powinien wskazać, dlaczego nie pojawił się w pracy. Warto podkreślić, że zgodnie z §1: "Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy". Z powyższego zatem wynika, że zatrudniający może, niemniej jednak nie musi przyjąć tłumaczeń swojego pracownika. To od jego oceny zależy, czy dzień nieobecności w pracy zostanie usprawiedliwiony.

Video

Jak usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Powody nieobecności w pracy mogą być różne. Najbardziej istotne jest jednak to, aby taką nieobecność jak najszybciej usprawiedliwić. Wezwanie pracownika do usprawiedliwienia nieobecności w pracy to ostrzeżenie, które jest niezbędne, jeśli pracodawca nie ma żadnych informacji co do powodów absencji. Wszystkie przyczyny, które mogą stanowić usprawiedliwienie nieobecności w pracy, są dokładnie określane przepisami prawa pracy. Kwestie związane z usprawiedliwieniem reguluje szczegółowo rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 16 maja 1996 roku. Przede wszystkim pracownik ma obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie oraz przewidywanym czasie nieobecności, jeśli powód jest znany z góry i możliwy do przewidzenia.

W przypadku, gdy nieobecność pracownika w pracy wynika z przyczyn, które uniemożliwiają stawienie się w pracy i natychmiastowe poinformowanie pracodawcy, pracownik musi zawiadomić o przyczynie absencji nie później niż w drugim dniu nieobecności. Wytłumaczeniem nieobecności mogą być podane wyżej powody, przewidziane w rozporządzeniu.

Jeśli jednak powód naszej nieobecności jest inny niż przewidziane przez ustawodawcę, to jeszcze nic straconego. Każdorazowo, to od pracodawcy zależy, czy uzna naszą nieobecność za usprawiedliwioną, czy czekają nas konsekwencje pracownicze włącznie ze zwolnieniem w trybie dyscyplinarnym. Istnieje więc szansa, że jeśli przedstawimy swojemu przełożonemu wystarczające argumenty, możemy uniknąć nieprzyjemności związanych z niestawieniem się w wyznaczonym miejscu pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Jak można udowodnić nieobecność w pracy?

Dowodami na nieobecność w pracy mogą być: zwolnienie lekarskie, decyzja sanepidu, konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem do lat 8, imienne wezwanie do sądu, prokuratury itp. organów oraz potwierdzenie odbycia podróży służbowej w godzinach nocnych.

Czy nieusprawiedliwiona nieobecność pracy może być powodem do zwolnienia pracownika?

Pracodawca każdorazowo ma obowiązek wysłuchania tłumaczenia pracownika, gdy ten nie zjawi się w pracy. Jednak decyzja czy uzna jego uzasadnienie i pracownik nie poniesie konsekwencji należy wyłącznie do pracodawcy.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

13 komentarzy

Magda Kubica

Magda Kubica

W sumie trudno jest zrobić coś więcej, niż napisać ze z powodów zdrowotnych nas nie było w pracy. Niemniej jednak, dobrze wiedzieć, co wymaga się od pracownika i mieć to uregulowane w firmowych przepisach.
Andrychów

Andrychów

Ciekawe, że trzeba mieć tak dużo dokumentów, aby usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy. W sytuacji, gdy nie pracuję, to chyba nie muszę martwić się o to, czy coś źle wypełniłam?
Ruda

Ruda

Jako pracodawca uważam, że dokumentacja jest bardzo ważna. To nie tylko zabezpiecza firmę, ale także pracownika - nie musi się bać, że zostanie oskarżony o nieusprawiedliwioną nieobecność.
SOS

SOS

Ciekawe, że tak drobiazgowo regulowane są zasady nieobecności w pracy. Słyszałam, że w niektórych firmach wystarczy wysłać SMS-a o nieobecności, ale chyba lepiej mieć wszystko pisemnie.
Beata

Beata

Fajnie, że w artykule są podane przepisy i wymagania, ale szkoda, że w praktyce pracodawcy często wymagają jeszcze dodatkowych formalności. Ciężko jest tłumaczyć się za każdym razem, gdy brakuje jednego dokumentu.
okom

okom

U nas można się z wszystkimi dogadać. Mamy dobrego szefa i nie są potrzebne nazbyt przepisowe formułki.
Jan

Jan

Różne są powody, że nagle pracownik do pracy nie może przybyć. Uważam, że jeśli nie jest na L4, a coś się przydarzyło nieplanowego, to natychmiast należy poinformować o tym przełożonego. Jak już wszystkie możliwe urlopy zostały wykorzystane, to po takim zgłoszeniu, uzasadnieniu właściwym o powodzie, że nie było się w pracy- to najwyżej powinien być bezpłatny urlop na ten dzień.
Rado

Rado

Chyba najlepszą formą jest ustne przekazanie tego telefonicznie jeżeli taka jest oczywiście możliwość tego zgłoszenia.
Hubert

Hubert

Teraz jeżeli w ten sam dzień nie idzie się na l4 to dobrze jest poinformować o tym pracodawcę przed pracą lub gdy to nastąpi np. podczas dojazdu.
Pola B

Pola B

Każdą nieobecność w pracy należy usprawiedliwić w miarę jak najszybciej. Jak to zrobić, dowiedziałam się z tego artykułu.
Jożin

Jożin

Pracodawca będzie musiał upewnić się, że Twoje ważne elementy pracy są pokryte przez innych pracowników podczas Twojej nieobecności. To jest zawsze ważna rzecz.
Isia

Isia

Pracownik ma prawo do skorzystania z urlopu, który zgromadził w cyklu urlopów rocznych, w kolejnych dniach. Zwykle można kilka dni przeznaczyć na coś co wypadło nagle.
Berta

Berta

Ciekawe jak udokumentować np. nagłą nieobecność, może być np. wypadek na drodze, klęska jakaż żywiołowa i osoba nie jest w stanie dotrzeć do pracy. Spoko wiedzieć takie coś.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka