Spis treści
Pojęcie podróży służbowej ustawodawca umieścił w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Istotnymi elementami, które będą odróżniać podróż służbową od delegacji, są takie elementy, jak:
- wykonywanie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy,
- wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy,
- wyjazd w celu wykonania określonego zadania, które zostało wyznaczone przez przełożonego.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 roku (sygn. akt I PK 208/07) wszystkie te cechy wystąpić muszą łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.
Charakter incydentalny
Podróż służbowa różni się od delegacji przede wszystkim swoim charakterem. Zgodnie ze stanowiskiem zaprezentowanym w literaturze podejmującej ten temat mowa tu o charakterze incydentalnym z punktu widzenia pracownika. Oznacza to, że podróż służbowa jest czymś wyjątkowym w czynnościach służbowych, które na co dzień wykonuje osoba zatrudniona. Pracownik wyjeżdża do miejscowości wskazanej przez swojego przełożonego jedynie na krótki czas i wykonuje konkretne obowiązki, które nie mają charakteru generalnego. Można powiedzieć, że w ten sposób odrywa się on od czynności wykonywanych na co dzień.
Kiedy mowa o delegacji?
Kierowca kat. B lub C
Farutex Sp. z o.o.
- Łódź
Manager ds. windykacji
PROFI CREDIT Polska S.A.
- Szczecin
Pracownik magazynowy
Timing Sp. z o.o.
- Opole
Manager ds. windykacji
PROFI CREDIT Polska S.A.
- Kraków
O ile podróż służbowa, jak wskazano powyższej, ma charakter incydentalny, o tyle delegacja to wykonywanie pracy lub zadań służbowych w konkretnym miejscu przez dłuższy czas. Ważny jest tu fakt, że pracownik wykonuje stałą pracę. Może się jednak zdarzyć, że delegacja będzie obejmowała świadczenie pracy w różnych miejscowościach. W takim przypadku również nie można mówić o podróży służbowej, gdyż swoje codzienne czynności pracownik będzie zobowiązany wykonywać w ściśle określonych miejscach, które zostaną z góry wyznaczone przez jego przełożonego.
Miejsce pracy w umowie o pracę
Z punktu widzenia pracownika, który zastanawia się, czy sposób, w jaki świadczy pracę, nie jest podróżą służbową, istotne znaczenie może mieć też ewentualny zapis poczyniony w umowie o pracę. Warto jednak wiedzieć, że w praktyce równie istotne może być porozumienie się stron w tym zakresie. Ma to miejsce w sytuacji, gdy zainteresowane podmioty uzgadniają w umowie, że pracownik powierzone mu zadania wykonywać będzie w przykładowo siedzibie firmy, choć faktycznie strony umawiają się, że świadczenie pracy odbywać będzie się w innym miejscu. Jest to zgodne z prawem, choć może powodować wiele niejasności po stronie pracownika. Zgodnie jednak ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Sąd Najwyższy, zainteresowane podmioty w takim przypadku dokonują porozumienia zmieniającego, które jest dla nich wiążące.
Wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się między innymi z koniecznością wypłaty mu przez pracodawcę diety. W przypadku przedsiębiorstw państwowych obowiązujące są stawki ustalone w drodze rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Inaczej sytuacja prezentuje się w przypadku firm prywatnych, podmiot zatrudniający jest zobowiązany samodzielnie ustanowić stawki diety i dodatkowo określić warunki wypłacania należności z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej. Gdy mowa o delegacji, osobie zatrudnionej nie przysługują dodatkowe pieniądze z tytułu świadczenia pracy w innej miejscowości w kraju lub nawet poza granicami.
Wyjazd służbowy pracownika
Wyjazd służbowy pracownika jest wyznaczony przez polecenie pracodawcy i ma na celu wykonanie określonego zadania. Istotną cechą podróży służbowej jest jej incydentalny charakter. Oznacza to, że jest to wydarzenie wyjątkowe, niecodzienne w zakresie obowiązków pracownika. Pracownik, zwykle zatrudniony w stałym miejscu pracy, wyjeżdża do innej lokalizacji na krótki czas, aby wykonać specyficzne zadanie. Wyjazd taki nie ma charakteru stałego i jest raczej odstępstwem od rutyny.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Delegacja krajowa to czas, w którym pracownik wykonuje swoje zadania poza stałym miejscem pracy, ale w granicach kraju. Podczas delegacji, niezależnie od tego, czy jest to delegacja krajowa, czy zagraniczna, pracownik nie otrzymuje diety za podróż służbową. Jednak istnieją różne przepisy regulujące sposób rozliczania kosztów delegacji, takie jak zwrot kosztów przejazdu. W przypadku delegacji krajowej pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, a także innych kosztów niezbędnych do wykonania powierzonych mu zadań.
Delegacja służbowa
Z kolei delegacja służbowa różni się od podróży służbowej głównie czasem trwania i charakterem wykonywanych obowiązków. Podczas delegacji, pracownik wykonuje swoje zwykłe obowiązki w innym miejscu przez dłuższy okres czasu. Może to obejmować pracę w różnych miejscowościach. W przypadku delegacji nie mówimy o incydentalnym charakterze, ale raczej o stałym charakterze wykonywanych obowiązków. Kluczowe różnice między podróżą służbową a delegacją leżą zatem w czasie trwania i charakterze wykonywanych zadań.
Delegacja zagraniczna
Delegacja zagraniczna ma podobne cechy do delegacji krajowej, z tym że odbywa się za granicą. Jest to sytuacja, gdy pracownik jest wysyłany przez pracodawcę do wykonywania zadań służbowych poza granicami kraju. Podczas takiej delegacji, pracownik jest zobowiązany przestrzegać obowiązujących w danym kraju przepisów, a także zasad i procedur firmowych. Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z podróżą, takich jak koszty przejazdu, zakwaterowania, a także inne niezbędne wydatki.
Polecenie wyjazdu służbowego
Polecenie wyjazdu służbowego to oficjalne zlecenie od pracodawcy do wykonania określonych zadań poza stałym miejscem pracy pracownika. Taki wyjazd ma zazwyczaj określony cel, czas trwania oraz zakres obowiązków, które pracownik ma do wykonania. Polecenie to jest podstawą do dokonania zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, takich jak koszty dojazdu, zakwaterowania czy inne związane z podróżą wydatki.
Zwrot kosztów przejazdu to jeden z elementów, który jest regulowany zarówno w przypadku podróży służbowej, jak i delegacji. Jest to zwrot kosztów, które pracownik ponosi podczas wykonywania zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, na przykład koszty paliwa, biletów komunikacji publicznej, czy wynajmu samochodu. Przepisy regulujące zwrot kosztów przejazdu są zazwyczaj określane w umowach o pracę lub wewnętrznych regulaminach firmy, a także w przepisach prawa pracy.
| Termin | Opis | Zwrot kosztów |
|---|---|---|
| Wyjazd służbowy | Wykonanie określonego zadania poza stałym miejscem pracy, o incydentalnym charakterze. | Ustalany z pracodawcą na podstawie umowy o pracę lub regulaminu. |
| Delegacja krajowa | Wykonanie zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, ale w granicach kraju. | Zwrot kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, oraz innymi niezbędnymi wydatkami. |
| Delegacja służbowa | Wykonywanie zadań służbowych w innym miejscu przez dłuższy okres czasu, charakteryzuje się stałością. | Ustalany z pracodawcą, zwykle obejmuje zwrot kosztów związanych z życiem i pracą w nowym miejscu. |
| Delegacja zagraniczna | Wykonywanie zadań służbowych poza granicami kraju. | Zwrot kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, oraz innymi niezbędnymi wydatkami. |
To może Cię również zainteresować
