Delegacje krajowe i zagraniczne

Różnice między podróżą służbową a delegacją - poradnik dla pracowników

14 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 15 głosów

15 głosów

7 komentarzy
Różnice między podróżą służbową a delegacją - poradnik dla pracowników
Zrozum różnice między podróżą służbową a delegacją. Poznaj zasady dotyczące rozliczenia delegacji krajowej, zwrotu kosztów przejazdu, a także szczegóły delegacji zagranicznej.

Pojęcie podróży służbowej ustawodawca umieścił w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Istotnymi elementami, które będą odróżniać podróż służbową od delegacji, są takie elementy, jak:

  • wykonywanie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy,
  • wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy,
  • wyjazd w celu wykonania określonego zadania, które zostało wyznaczone przez przełożonego.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 roku (sygn. akt I PK 208/07) wszystkie te cechy wystąpić muszą łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.

Charakter incydentalny

Podróż służbowa różni się od delegacji przede wszystkim swoim charakterem. Zgodnie ze stanowiskiem zaprezentowanym w literaturze podejmującej ten temat mowa tu o charakterze incydentalnym z punktu widzenia pracownika. Oznacza to, że podróż służbowa jest czymś wyjątkowym w czynnościach służbowych, które na co dzień wykonuje osoba zatrudniona. Pracownik wyjeżdża do miejscowości wskazanej przez swojego przełożonego jedynie na krótki czas i wykonuje konkretne obowiązki, które nie mają charakteru generalnego. Można powiedzieć, że w ten sposób odrywa się on od czynności wykonywanych na co dzień.

Zrozumienie różnic między podróżą służbową a delegacją oraz zasad rozliczenia takich wyjazdów pozwoli na skuteczne i sprawne planowanie służbowych podróży.

Kiedy mowa o delegacji?

Szukasz pracy?

Pracownik sali zabaw

TMJ Beata Zajic

  • Czechowice-Dziedzice
Dodana

Kierowca kat. B lub C

Farutex Sp. z o.o.

  • Łódź
Dodana

Manager ds. windykacji

PROFI CREDIT Polska S.A.

  • Szczecin
Dodana

Pracownik magazynowy

Timing Sp. z o.o.

  • Opole
Dodana

Manager ds. windykacji

PROFI CREDIT Polska S.A.

  • Kraków
Dodana

O ile podróż służbowa, jak wskazano powyższej, ma charakter incydentalny, o tyle delegacja to wykonywanie pracy lub zadań służbowych w konkretnym miejscu przez dłuższy czas. Ważny jest tu fakt, że pracownik wykonuje stałą pracę. Może się jednak zdarzyć, że delegacja będzie obejmowała świadczenie pracy w różnych miejscowościach. W takim przypadku również nie można mówić o podróży służbowej, gdyż swoje codzienne czynności pracownik będzie zobowiązany wykonywać w ściśle określonych miejscach, które zostaną z góry wyznaczone przez jego przełożonego.

Miejsce pracy w umowie o pracę

Z punktu widzenia pracownika, który zastanawia się, czy sposób, w jaki świadczy pracę, nie jest podróżą służbową, istotne znaczenie może mieć też ewentualny zapis poczyniony w umowie o pracę. Warto jednak wiedzieć, że w praktyce równie istotne może być porozumienie się stron w tym zakresie. Ma to miejsce w sytuacji, gdy zainteresowane podmioty uzgadniają w umowie, że pracownik powierzone mu zadania wykonywać będzie w przykładowo siedzibie firmy, choć faktycznie strony umawiają się, że świadczenie pracy odbywać będzie się w innym miejscu. Jest to zgodne z prawem, choć może powodować wiele niejasności po stronie pracownika. Zgodnie jednak ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Sąd Najwyższy, zainteresowane podmioty w takim przypadku dokonują porozumienia zmieniającego, które jest dla nich wiążące.

Wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się między innymi z koniecznością wypłaty mu przez pracodawcę diety. W przypadku przedsiębiorstw państwowych obowiązujące są stawki ustalone w drodze rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Inaczej sytuacja prezentuje się w przypadku firm prywatnych, podmiot zatrudniający jest zobowiązany samodzielnie ustanowić stawki diety i dodatkowo określić warunki wypłacania należności z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej. Gdy mowa o delegacji, osobie zatrudnionej nie przysługują dodatkowe pieniądze z tytułu świadczenia pracy w innej miejscowości w kraju lub nawet poza granicami.

Wyjazd służbowy pracownika

Wyjazd służbowy pracownika jest wyznaczony przez polecenie pracodawcy i ma na celu wykonanie określonego zadania. Istotną cechą podróży służbowej jest jej incydentalny charakter. Oznacza to, że jest to wydarzenie wyjątkowe, niecodzienne w zakresie obowiązków pracownika. Pracownik, zwykle zatrudniony w stałym miejscu pracy, wyjeżdża do innej lokalizacji na krótki czas, aby wykonać specyficzne zadanie. Wyjazd taki nie ma charakteru stałego i jest raczej odstępstwem od rutyny.

Jak rozliczyć delegację krajową?

Delegacja krajowa to czas, w którym pracownik wykonuje swoje zadania poza stałym miejscem pracy, ale w granicach kraju. Podczas delegacji, niezależnie od tego, czy jest to delegacja krajowa, czy zagraniczna, pracownik nie otrzymuje diety za podróż służbową. Jednak istnieją różne przepisy regulujące sposób rozliczania kosztów delegacji, takie jak zwrot kosztów przejazdu. W przypadku delegacji krajowej pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, a także innych kosztów niezbędnych do wykonania powierzonych mu zadań.

Delegacja służbowa

Z kolei delegacja służbowa różni się od podróży służbowej głównie czasem trwania i charakterem wykonywanych obowiązków. Podczas delegacji, pracownik wykonuje swoje zwykłe obowiązki w innym miejscu przez dłuższy okres czasu. Może to obejmować pracę w różnych miejscowościach. W przypadku delegacji nie mówimy o incydentalnym charakterze, ale raczej o stałym charakterze wykonywanych obowiązków. Kluczowe różnice między podróżą służbową a delegacją leżą zatem w czasie trwania i charakterze wykonywanych zadań.

Delegacja zagraniczna

Delegacja zagraniczna ma podobne cechy do delegacji krajowej, z tym że odbywa się za granicą. Jest to sytuacja, gdy pracownik jest wysyłany przez pracodawcę do wykonywania zadań służbowych poza granicami kraju. Podczas takiej delegacji, pracownik jest zobowiązany przestrzegać obowiązujących w danym kraju przepisów, a także zasad i procedur firmowych. Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z podróżą, takich jak koszty przejazdu, zakwaterowania, a także inne niezbędne wydatki.

Polecenie wyjazdu służbowego

Polecenie wyjazdu służbowego to oficjalne zlecenie od pracodawcy do wykonania określonych zadań poza stałym miejscem pracy pracownika. Taki wyjazd ma zazwyczaj określony cel, czas trwania oraz zakres obowiązków, które pracownik ma do wykonania. Polecenie to jest podstawą do dokonania zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, takich jak koszty dojazdu, zakwaterowania czy inne związane z podróżą wydatki.

Zwrot kosztów przejazdu to jeden z elementów, który jest regulowany zarówno w przypadku podróży służbowej, jak i delegacji. Jest to zwrot kosztów, które pracownik ponosi podczas wykonywania zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, na przykład koszty paliwa, biletów komunikacji publicznej, czy wynajmu samochodu. Przepisy regulujące zwrot kosztów przejazdu są zazwyczaj określane w umowach o pracę lub wewnętrznych regulaminach firmy, a także w przepisach prawa pracy.

Termin Opis Zwrot kosztów
Wyjazd służbowy Wykonanie określonego zadania poza stałym miejscem pracy, o incydentalnym charakterze. Ustalany z pracodawcą na podstawie umowy o pracę lub regulaminu.
Delegacja krajowa Wykonanie zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, ale w granicach kraju. Zwrot kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, oraz innymi niezbędnymi wydatkami.
Delegacja służbowa Wykonywanie zadań służbowych w innym miejscu przez dłuższy okres czasu, charakteryzuje się stałością. Ustalany z pracodawcą, zwykle obejmuje zwrot kosztów związanych z życiem i pracą w nowym miejscu.
Delegacja zagraniczna Wykonywanie zadań służbowych poza granicami kraju. Zwrot kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, oraz innymi niezbędnymi wydatkami.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się wyjazd służbowy od delegacji?

Wyjazd służbowy to incydentalne wydarzenie, gdy pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy. Delegacja to sytuacja, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w innym miejscu przez dłuższy czas.

Jak rozliczyć delegację krajową?

Delegację krajową rozlicza się na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych przez pracownika, takich jak koszty przejazdu, zakwaterowania, a także inne niezbędne wydatki.

Czy delegacja służbowa zawsze wiąże się z wyjazdem za granicę?

Nie, delegacja służbowa może odbywać się zarówno w kraju, jak i za granicą. Różnica polega na miejscu, gdzie pracownik wykonuje swoje zadania.

Jak wygląda zwrot kosztów przejazdu w przypadku delegacji?

Zwrot kosztów przejazdu to zwrot wydatków, które pracownik poniósł podczas podróży służbowej lub delegacji, na przykład koszty paliwa, biletów komunikacji publicznej czy wynajmu samochodu.

Czym jest polecenie wyjazdu służbowego?

Polecenie wyjazdu służbowego to oficjalne zlecenie od pracodawcy do wykonania określonych zadań poza stałym miejscem pracy pracownika.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Jakub Strykowski

Copywriter

Jestem copywriterem dla Aplikuj.pl. Pisze teksty na wiele tematów od kilku lat, pracowałem też w researchu.
Zawsze interesowało mnie prawo pracy i wszystko co związane z prowadzeniem firmy.

7 komentarzy

Kozak

Kozak

Praca taka dla jednych jest wspaniałą wiadomością, a dla innych jest czymś negatywnym - tak to już bywa w życiu.
Marcin Dynarski

Marcin Dynarski

A ciekawe różnice , nie wiedziałem takiej klasyfikacji. Jak kiedyś pojadę na delegację to wyrobię sobie zdanie :) Kuzynka na delegacjach zagranicznych wiele euro zarabia, no ale to zależy od człowieka.
Marian M

Marian M

Oddelegowanie do pracy a podróż służbowa to inne pojęcia. Przeczytajcie ten artykuł, aby wiedzieć wszystko, jak Was pracodawca wyśle w podróż służbową, albo będziecie mieli oddelegowanie do pracy...........
ekspert

ekspert

Przeciętny człowiek pracuje obecnie w 50 procentach wydajności. Dzięki skutecznym umiejętnościom zarządzania i delegowania możesz wykorzystać ten niewykorzystany 50-procentowy potencjał w celu zwiększenia wydajności personelu.
Acha12

Acha12

Dniem wyjazdu w podróż służbową jest data wyjazdu pociągu, samolotu, autobusu lub innego pojazdu z miejsca pracy podróżnego, a dniem przyjazdu z podróży służbowej jest data przybycia określonego pojazdu do miejsca stałej pracy.
Salewa

Salewa

Oddelegowanie to np. na przykładzie sekretarek budowy chyba jest. Pracują np. w bazie firmy, a czasami to są oddelegowane do np. miejsca budowy gdzie akurat firma działa?
Jud

Jud

W każdej firmie dieta jest inna. Najkorzystniej jest w miejscach, gdzie jest kasa i firma jest rozwinięta. Dowiedzieć się na ten temat nigdy nie zawadzi. Spoko sprawa.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka