Spis treści
Zobacz także artykuł: Umowa zlecenie - tylko obowiązki czy też prawa?
Rachunek do umowy zlecenia – zasady wystawienia i objaśnienia
Umowa zlecenie jest jednym z najszybszych i najczęściej stosowanych sposobów na nawiązanie relacji zawodowej. Pozwala obu stronom zachować swoistą elastyczność i może dotyczyć zarówno jednego, jak i całej serii zleceń. W tym miejscu warto polecić artykuł: Umowa zlecenie a umowa o pracę - poznaj różnice!
Umowa zlecenie - definicja i charakterystyka
Na wstępie warto w skrócie wyjaśnić, czym jest umowa zlecenie i jakie cechy posiada? Ten rodzaj zobowiązania uregulowano w art. 734-751 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym aktem prawnym, przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Poprzez czynność prawną można rozumieć m.in. pracę na warunkach określonych w umowie. Stronami zobowiązania mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, które posiadają zdolność do czynności prawnych. Zlecającego wykonanie określonej czynności nazywamy zleceniodawcą, a wykonującego - zleceniobiorcą. Jeśli nie umówiono się inaczej, zlecenie wykonywane jest odpłatnie, a wszelkie ruchu księgowe należy we właściwy sposób udokumentować.
Rachunek do umowy zlecenia - ogólne informacje
Rachunek do umowy zlecenie zgodnie z literą prawa powinien wystawić zleceniobiorca, ale dopiero po zrealizowaniu zlecenia i potwierdzenia tego faktu przez zleceniodawcę. W praktyce jednak rachunek przygotowywany jest najczęściej nie przez zleceniobiorcę, lecz przez zleceniodawcę, który przedkłada go do podpisu drugiej ze stron. W dokumencie tym należy zawrzeć informacje dotyczące m.in. stron umowy (dane osobowe), jej przedmiotu (rodzaju wykonanego zlecenia), sposobu rozliczenia (przelew lub gotówka), wysokości wynagrodzenia oraz odprowadzonych składkach ZUS. Umowa zlecenie rachunek jest więc nie tylko potwierdzeniem transakcji finansowej, ale także dowodem na to, że zlecenie zostało wykonane w należyty sposób. Wystawienie i opłacenie rachunku przez zleceniodawcę w praktyce finalizuje usługę.
Kiedy należy wystawić rachunek do umowy zlecenia?
Czy rachunek do umowy zlecenia dla studenta jest konieczny? Kiedy dokładnie należy wystawić rachunek? Czy istnieją jakieś wyjątki w tym zakresie? Tego typu pytania padają bardzo często, dlatego warto wyjaśnić kilka kwestii. Po pierwsze, ustawodawca nie uzależnia obowiązku zapłaty wynagrodzenia od tego, czy wystawiono rachunek. Należność staje się więc wymagalna - jeśli oczywiście zrealizowano postanowienia umowy - nawet bez takiego dokumentu. Po drugie, obowiązek wystawienia rachunku pojawia się wówczas, gdy z żądaniem takim wystąpi zleceniobiorca. Najczęściej jednak, głównie dla celów dowodowych i księgowych, mamy do czynienia ze sporządzeniem rachunku, tym bardziej, że można wykorzystać gotowy wzór rachunku do umowy zlecenia.
Jak obliczyć wartość, którą należy wskazać na rachunku umowy zlecenia?
Druk rachunku do umowy zlecenia nie musi mieć postaci papierowej, lecz może zostać sporządzony w postaci elektronicznej i przesłany online. Nie ma również wymogu prawnego, aby na dokumencie znalazły się podpisy obu stron, ale są one wskazane na wypadek jakichkolwiek wątpliwości. Jak już wspomnieliśmy, rachunek powinien zawierać informacje o kosztach uzyskania przychodu (standardowo 20%, ale w przypadku przekazania praw autorskich - 50%), kwotą brutto, zaliczką na podatek dochodowy oraz wypłacaną zleceniobiorcy kwotą netto.
Od lipca 2022, wraz z wejściem kolejnej odsłony Polskiego Ładu, na rachunku do umowy zlecenia powinny znaleźć się również dodatkowe informacje, jak np. czy zleceniobiorca złożył płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy.
Niezależnie od tego, jaki wzór rachunku się wybierze, sposób obliczania pensji pozostaje ten sam, szczególnie, że umowy zlecenie nie przewidują np. urlopu. Jak do tego podejść? W pierwszej kolejności należy ustalić, jakim składkom podlega zleceniobiorca, a więc czy np. jest już zatrudniony w innej firmie na umowę o pracę itp. Chcąc uzyskać kwotę “na rękę” trzeba określić kwotę brutto, na jej podstawie obliczyć wysokość składek ZUS, koszty uzyskania przychodu, a następnie odliczyć składkę zdrowotną. W taki sposób można ustalić podstawę do opodatkowania i odliczeniu zaliczki na PIT uzyskuje się kwotę netto.
Rachunek do umowy zlecenia – kto odprowadza podatek?
Wynagrodzenie uzyskane z tytułu umowy zlecenie może być opodatkowany zarówno na zasadach ogólnych, jak i zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Zgodnie z przepisami, zleceniodawca pobiera podatek ryczałtowy w wysokości 12% przychodu (bez odliczania kosztów, składek ZUS i składki zdrowotnej) jeśli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł. Mowa tutaj o limicie dotyczącym każdej umowy osobno, a nie sumy należności ze wszystkich umów, chyba że chodzi o umowę długoterminową (np. roczną). Jeśli limit 200 zł na jednej umowie zostanie przekroczony, zleceniodawca rozlicza zaliczkę na podatek według zasad ogólnych, czyli 12%. Wszelkie formalności dotyczące uiszczenia podatku, jak i sporządzenia deklaracji spoczywają na zleceniodawcy.
Więcej na temat zmian wprowadzonych od lipca 2022 można dowiedzieć się z poniższego filmu:
Rozliczenie rachunku do umowy zlecenia - czyli jak zaksięgować rachunek?
Każda umowa zlecenie musi zostać odpowiednio zaksięgowana. Według wytycznych Ministerstwa Finansów, właściwa dla takiej operacji jest kolumna 12 w Księdze Rozchodów i Przychodów - “Wynagrodzenie w gotówce i naturze”. Jeśli wynagrodzenie zostało wypłacone w formie pieniężnej, kwota ta może stanowić dla zleceniodawcy koszt uzyskania przychodu, świadczenie w naturze natomiast trzeba w tym celu odpowiednio wycenić. Do innej sytuacji dochodzi wówczas, gdy umowę zawarto z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, a zakres czynności prawnej jest tożsamy z profilem działalności firmy. Wtedy wypłacający wynagrodzenie może ująć transakcję, na podstawie rachunku do umowy lub faktury sprzedażowej, w kolumnie 13 KPiR.
