Spis treści
Jak pisać maile biznesowe?
Zacznijmy od tego, że takie utwory pisemne jak maile biznesowe, są objęte pewną konwencją, której nietrudno się nauczyć, a której opanowanie jest konieczne, aby wiedzieć jak pisać dobre maile biznesowe. W przypadku komunikacji mailowej w biznesie, dochodzi do rozmowy między dwoma lub więcej firmami, zatem każda osoba, która wysyła maila biznesowego, robi to w imieniu firmy, zazwyczaj także zgodnie z wytycznymi swoich przełożonych, choć niekiedy wyższe i bardziej samodzielne stanowiska w firmie dozwalają pisać maile biznesowe także poszczególnym pracownikom. Jednakże zawsze dzieje się to jako reprezentacja firmy, zawsze też zwracamy się do innej firmy. Kontakty na tym poziomie posiadają oczywiście swój kodeks, na który składa się pewien rodzaj stylistyki, specyficzne zwroty w mailach biznesowych, rozpoczęcie i zakończenie maila biznesowego oraz kilka innych spraw, które omówimy tu dokładnie.
Musimy mieć świadomość, że nasz odbiorca tak samo jak my (nasza firma) wymaga przestrzegania w mailach biznesowych przyjętych w środowisku norm. O tym, jak pisać maile biznesowe wiedzą więc najlepiej osoby reprezentujące przedsiębiorstwo, które posiadają doświadczenie w komunikacji między firmami oraz znawstwo branży, w której się poruszają, gdyż trochę inaczej będą pisać do siebie maile biznesowe prawnicy, trochę inaczej szefowie firm budowlanych, ale zasady ogólne dla przykładowych maili biznesowych pozostają takie same. Przybliżymy tutaj te najważniejsze, które zapewnią sukces w komunikacji B2B.
Jakich zasad należy przestrzegać przy pisaniu maili biznesowych?
Najogólniej: maile biznesowe to rodzaj korespondencji oficjalnej, w której obowiązują wszelkie zasady grzeczności w języku. Nie jest dopuszczalne, aby w mailu biznesowym znajdowały się literówki lub błędy językowe. Oprócz stałych zwrotów w mailach biznesowych, które zachowują charakter pewnego konwenansu uznawanego powszechnie we wspólnym robieniu interesów, zwracamy uwagę także na to, że mail biznesowy ma być konkretny, ponieważ zazwyczaj chodzi o dokonanie pewnych ustaleń między podmiotami współpracującymi. Jasność i klarowność języka, a także zwięzłość - są tu wielkimi zaletami, obie strony oczekują przecież szybkiego i pomyślnego załatwienia spraw.
W mailu biznesowym przedstawiamy naszą firmę, a naszych partnerów traktujemy z pełnym szacunkiem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby do maili biznesowych dołączać różnego rodzaju załączniki, obrazy i linki, jeśli tylko służą porozumieniu lub przedstawieniu naszej propozycji. Prezentacja powinna być elegancka, materiały dobrze przygotowane, tekst maila biznesowego koniecznie powinien podlegać redakcji, musi być przemyślany, zaprojektowany (np. w formie konspektu), celowy. Być może przedstawiciele służb dyplomatycznych wiedzą jak najlepiej pisać maile biznesowe? Gdyż jest tak, że komunikacja, która stanowi podstawę zaufania, które z kolei jest niezbędne do podejmowania wspólnych przedsięwzięć, powinna znajdować się na wysokim poziomie profesjonalizmu. Większe firmy często nawet zatrudniają specjalistów od komunikacji zewnętrznej.
A więc w mailu biznesowym bądź uprzejmy, poważny, kulturalny, kompetentny, konkretny i nigdy nie zapominaj o celu komunikacji, którym zwykle jest zawiązanie współpracy opartej na silnych fundamentach, przynoszącej korzyści obu stronom.
Przykładowe zwroty, które można użyć w mailu biznesowym
Zwroty w przykładowym mailu biznesowym, zarówno te rozpoczynające, te użyte w treści, jak i zwroty na zakończenie maila biznesowego - należą zawsze do języka ogólnego, spełniają kryteria poprawności językowej, stosowności ze względu na adresata i cały kontekst osobowy, są wyrażeniami, co do których mamy pewność, że utrzymują styl oficjalny. Rozpocząć maila możemy od zwykłego “Szanowni Państwo”, albo - jeśli nasze firmy znają się już dobrze - od “Witamy ponownie”. Mogą się oczywiście zdarzać wyjątki, w zależności od stopnia zażyłości oraz wspólnej branży (dla środowisk zawodowych także obowiązują normy językowe tych środowisk). Zwykle dominuje liczba mnoga: “Prosimy się zapoznać…”, “Chcielibyśmy przedstawić…”, “Nawiązujemy do naszej dobrej współpracy w przeszłości…”, itp. Eleganckim i zawsze dobrze przyjmowanym zwrotem na zakończenie maila biznesowego może być “Z uszanowaniem”, albo “Z pozdrowieniami” w nieco mniej oficjalnej wersji (anglojęzyczny odpowiednik to zwykle “Best regards”).
Raczej nie powinniśmy sobie pozwalać na kolokwializmy, choć np. w sektorze IT dozwolone będą takie zwroty w mailach biznesowych jak “sajt” (ang. site, czyli website, a więc “strona internetowa”) - utrzymujemy jednak stylistykę kancelaryjną i oficjalną przynajmniej dopóki, dopóty nasze relacje nie nabiorą charakteru kontaktów bliższych i bardziej zażyłych.
Czego należy się wystrzegać w korespondencji biznesowej?
Naszym największym wrogiem w korespondencji biznesowej via e-mail jest niechlujstwo. Jak o naszej firmie i jej profesjonalizmie może świadczyć stopka maila, która wygląda, jakby została zaprojektowana przez kogoś, kto zupełnie pozbawiony jest zmysłu estetycznego? Naprawdę dobre maile biznesowe nie powstają szybko, nawet w najlepiej zorganizowanych biurach. Im poważniejsza sprawa (np. nawiązanie współpracy), tym więcej czasu powinniśmy spędzić przy redakcji maila, a także dokładnie zapoznać się z celami korespondencji, porozmawiać z odpowiednimi ludźmi w firmie, aby tym lepiej przekazać jej stanowisko, itd. Unikajmy zatem pośpiechu. Uwaga: przepadliśmy, jeśli w naszym tekście zdarzy się choćby jedna literówka - ale o tym nie należy przypominać, prawda?
Jak prawidłowo rozpocząć i zakończyć e-maila biznesowego?
Z pewnością istnieje kultura biznesu, która jest częścią kultury ogólnej. Rozpoczynając z kimś rozmowę - takie są właśnie zasady tej kultury, która podpowiada nam jak rozpocząć maila - zwykle przedstawiamy się. Możemy także poprosić o uwagę, zapowiedzieć przegląd naszej propozycji, wyrazić uznanie dla naszych partnerów biznesowych, itp. A zakończenie maila biznesowego powinno zostać napisane tak, aby dać do zrozumienia, że współpraca z nami nie tylko jest możliwa, ale będzie także owocna i miła. Jest wiele form, których możemy użyć. Dla przykładu: “Z najlepszymi pozdrowieniami”.
(Na koniec: zgodnie z naszą wiedzą językową wyrażenie “e-mail” powoli zostaje wypierane przez prostsze i bardziej operatywne wyrażenie “mail” - tzw. zasada ekonomii języka - ale obie formy są poprawne, przy czym ta pierwsza, powoli zaczynająca być archaiczną, uchodzi za bardzie oficjalną, natomiast w literaturze możemy jeszcze spotkać wyrażenie “mejl”, lecz jego użycie nie będzie stosowne w celach biznesowych).