Spis treści
Jak nie płacić podatku w firmie albo zapłacić dużo niższy?
Przejdźmy do rzeczy. Przygotowaliśmy ten artykuł jako optymalne kompendium wiedzy dla każdego przedsiębiorcy - naszą intencją jest pomoc w dziedzinie kosztów prowadzenia firmy. Dowiedzą się z niego Państwo jak odliczyć koszty od podatku, jak obniżyć VAT, co można “wrzucić” w koszty działalności gospodarczej i wiele innych rzeczy, które pomogą prowadzić biznes z większymi profitami. W naszych rozwiązaniach i “sposobach” trzymamy się przy tym ściśle prawa i legalności działań. Zależy nam na upowszechnieniu wiedzy o tym jak obniżyć koszty działalności gospodarczej.
To chyba Henry Ford, Amerykanin uważany na prekursora nowoczesnego kapitalizmu powiedział, że w życiu nieuniknione są tylko dwie rzeczy: śmierć i podatki. Ludzkość pracuje nad wydłużeniem życia (w historii zauważamy pod tym względem olbrzymi postęp), ale do tej pory lepiej chyba zdołaliśmy opanować radzenie sobie z kosztami działalności gospodarczej i optymalizacją podatkową. Czy podatki naprawdę są nieuniknione niczym fatum?
Dodatkową zmienną w całej sytuacji jest nie tylko “płynny, wolny rynek”, ale też działania osób decyzyjnych w państwie (rządów, ministrów), które wyznaczają linie podatkowe i mogą nakładać na nas nowe daniny (lub je zdejmować). Jak wiemy ta sytuacji jest dziś w kraju bardzo dynamiczna, niemniej postaramy się o informacje aktualne lub wręcz takie, które nie mogą się zdezaktualizować.
Optymalizacja podatkowa w firmie - czym jest?
Optymalizacja podatkowa jest podobna pod pewnymi względami do optymalizacji komputera - po tym zabiegu urządzenie działa szybciej. Tak samo w przypadku pytania o koszty w działalności gospodarczej - możemy sprawić, aby nasza firma ponosiła mniejsze koszty lub żadnych kosztów w ogóle. Oczywiście zaoszczędzone pieniądze zostają w naszej firmie, a więc wyniki finansowe są lepsze. Ale to tylko metafora. Zabierzmy się teraz za konkrety.
Pierwszym przykazaniem każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą, powinno być zwykłe: znaj dokładnie system podatkowy i własne przychody. Nasz dział księgowości powinien zatrudniać osoby wysoko wykwalifikowane, które, gdy tylko dowiedzą się o jakimś “nowym rozdaniu” w gospodarce i systemie podatkowym, same poinformują nas o konsekwencjach dla firmy i będą w stanie przedstawiać dobre rozwiązania. To obowiązek każdego dobrego finansisty. Tu liczy się fachowość naszych pracowników (oczywiście dla celów optymalizacji podatkowej możemy wynająć podmiot zewnętrzny - zwykle takie działanie będzie dla nas opłacalne; więcej: opłacalność takiego działania również możemy wyliczyć!).
Polski system podatkowy przechodzi swego rodzaju transformację i na pytanie “co można odliczyć od podatku vat” odpowiedzi mogą się zmieniać. Czymś istotnym okazuje się więc informacja. To, co można odliczyć od podatku dla firmy jednoosobowej lub większego przedsiębiorstwa jest ogłaszane np. w Biuletynach Informacji Publicznej. Zasada jest następująca: powinniśmy zawsze dążyć do tego, aby nasz dochód (różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania) wypracowywać przy pomocy takich narzędzi i na takich drogach, które pozwolą włączyć je w koszty, a więc do grupy działań, urządzeń, systemów, itd., które - mówiąc potocznie - będziemy mogli wrzucić w koszty (uzyskania przychodu). To złota i zawsze efektywna formuła - zmieniać się tylko mogą rzeczy i usługi, które tej formule podlegają. Bodajże pewne przedsięwzięcia w firmie możemy w całości wykonać “bezkosztowo”, co okaże się, gdy będziemy odliczać podatek. To nie wszystko. Istnieją też i ciągle proponowane są nowe rozwiązania, które nie tylko obniżają koszty, ale na których zarabiamy, które są promowane w gospodarce (dobrym przykładem są tu np. rozwiązania ekologiczne lub przyjazne osobom niepełnosprawnym - to “pewniaki”, ponieważ sięgają nawet do ogólnych wytycznych długoletnich planów rozwoju Unii Europejskiej i są wpisane w strategie ekonomiczne krajów członkowskich).
Co można zyskać dzięki optymalizacji podatkowej?
Najprościej: można zyskać więcej pieniędzy do dyspozycji firmy. Musimy dbać o to, aby każdy koszt uzyskania przychodu był poświadczony odpowiednim dokumentem, który będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku. W większości przypadków zwykłe faktury VAT są powszechnie respektowane. Koszty w firmie jednoosobowej - to szczególny przypadek - wiążą się także z lokalowymi warunkami prowadzenia działalności, a miejscem tym może być np. nasze mieszkanie. Utrzymanie takiej przestrzeni (media) oraz jej wyposażenie jak najbardziej podlegają podanej powyżej zasadzie - oszczędności mogą okazać się naprawdę warte zachodu. Nie inaczej gdy dokonujemy outsourcingu niektórych usług i sprowadzamy je z zewnątrz (np. powierzenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie).
Przykłady optymalizacji podatkowej w firmie
Co więc możemy zrobić dla poprawy kondycji naszej firmy? Czy pomyślałeś, że ekipy sprzątające biuro i akcesoria chemiczne, dzięki którym to robią, mogą być wliczone w koszta? Czasem w ten sposób zyskujemy niemały kapitał. Tak samo wszystkie akcesoria techniczne i systemy, które pomagają pracować Twojej firmie i stanowią nierozdzielną część biura i jego pracy. W większości biur znajdują się także dozowniki wody, a nawet małe kuchnie z zaopatrzeniem - wygrajmy nasze koszty prowadzenia działalności także w tej sferze. Pod tę regułę podpadają także środki komunikacji - już nawet banki i operatorzy telefonii wystosowują do przedsiębiorców specjalne oferty. Uczymy się całe życie i chcemy podnosić kwalifikacje naszej kadry, służą temu kursy i szkolenia - podnieśmy poziom fachowości w naszej firmie za darmo.
Co można wrzucić w koszty?
Co jeszcze można “wrzucić” w koszty? Wiele zawodów wymaga używania specjalnych rękawic, nakryć głowy i innych elementów ubioru. Odzież robocza to jeszcze jeden sposób na to jak obniżyć VAT. (Z tym zagadnieniem związane są także uniformy wykorzystywane w czasie pracy w niektórych zakładach). Wśród wszystkich rzeczy potrzebnych do uzyskania przychodu, a więc funkcjonowania firmy, znajdziemy więcej takich przykładów, z których chyba najbardziej wymownym jest auto firmowe. A więc konieczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej znacząco spadają po zastosowaniu planu dla samochodu, który mogą proponować już nawet sprzedawcy (leasing) samochodów. (Trzeba to wyraźnie zaznaczyć, że oprócz standardowych sposobów na to, co wrzucamy w koszty prowadzenia działalności, dobrze zorientowani przedsiębiorcy odnajdują także wiele ciekawych ofert na rynku, np. bankowych lub nawet cateringowych, itd.).
Jak widzimy możliwości jest wiele. Ale nic nie zastąpi dobrej orientacji na rynku i znajomości prawa - gdy nasza firma jest trochę większa być może zechcemy nawet dać etat specjaliście od spraw kosztów działalności gospodarczej i tego, od czego można odliczyć VAT. W dużych korporacjach to standard i istnieją tam wyspecjalizowane komórki zajmujące się wyłącznie tymi zagadnieniami.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu, mówiąc najprościej, to wszelkie wydatki jakie ponosi firma, aby prosperować, czyli uzyskiwać przychód. Koszty te są wliczone w działalność firmy i po ich odjęciu (matematyczna operacja odejmowania) w wyniku otrzymujemy przedstawiony w formie liczbowej dochód, czyli kwotę, którą firma zarobiła. Co roku podczas składania zeznań podatkowych możemy odliczyć od podatku niektóre z tych kosztów. Podamy przykłady:
- nakłady poniesione na wyposażenie biura
- pieniądze wydane na szkolenia pracowników
- koszty utrzymania miejsca pracy w czystości
- naprawy i reperacje systemów i infrastruktury zakładu pracy
- niektóre rodzaje działalności reklamowej
- sprzęt służący do komunikacji i niezbędny w wykonywaniu pracy
Takich kategorii jest więcej i cały nasz wywód jest poświęcony ich przedstawieniu, ponieważ “wrzucanie w koszty firmowe”, “odliczanie od podatku”, pozwala funkcjonować firmie bez ponoszenia zbędnych opłat lub otrzymując zwroty z podatków za te nakłady finansowe.
Zakup usług obcych jako koszt
Wspomnieliśmy już powyżej, że wynajmowanie i korzystanie z zewnętrznych usług przez firmę również podlega odliczeniu od podatku. To prawda. Funkcjonuje termin “outsourcing”, który oznacza zakup pewnych usług przez firmę u zewnętrznych podmiotów. Zatem od podatku można odliczyć zlecenie prowadzenia usług księgowych, obsługę prawną przez współpracującą kancelarię, wiele usług wykonywanych dla naszej firmy w zakresie IT, a nawet dostarczanie przez zewnętrzne firmy cateringowe posiłków dla pracowników. Za wszystkie te usługi płacimy, lecz możemy otrzymać zwrot wydatkowanych na nie pieniędzy. Uważajmy tylko, aby nie przesadzać z wliczaniem w koszty firmowe, ponieważ urząd skarbowy nie zaakceptuje np. zamawianych codziennie do biura ośmiorniczek lub jagnięciny, ale z łatwością “przejdzie” na naszych fakturach zwykły catering (np. kanapki i kawa).
Co wrzucić w koszty firmowe? Przydatne pomysły
Pokrótce powiedzieliśmy już co można kupić na firmę. Kolejną pozycją mogą być koszty dojazdu do pracy (zachowujemy bilety!), różnego rodzaju wydarzenia organizowane przez firmę (np. konwenty, sympozja), ale też niektóre opłaty urzędowe, dajmy na to: zdobycie licencji lub prawa do posługiwania się znakiem firmowym. Często szef wydaje też pieniądze wprost na swoich pracowników - nie tylko ich wynagrodzenia podlegają omawianym zasadom, ale także podnoszenie ich kwalifikacji. Marketing posługujący się reklamą często będzie także działaniem należącym do tej kategorii. Posiadanie świetnie zoptymalizowanej strony internetowej dla firmy to jeden z przykładów. Dziś wiele rozwiązań IT wprowadzanych w firmach należy uznać za całkowicie darmowe.
Większość naszych propozycji na koszty działalności gospodarczej ma zastosowanie w odliczaniu VAT-u przez duże przedsiębiorstwa i firmy jednoosobowe. Życzymy owocnego prowadzenia biznesu i trzymamy za wszystkich przedsiębiorczych ludzi kciuki!
