Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej uległy zmianie od 1 stycznia 2019 roku, kiedy to narzucono na pracodawców obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentów pracowniczych podzielonych na cztery części. Akta należy przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy, chyba że przepisy mówią o dłuższym okresie.
Dokumentacja pracownicza została podzielona na cztery części:
Niektóre decyzje przełożonych muszą zostać ogłoszone w formie pisemnej i w takim przypadku pracodawcy może się przydać wzór zawiadomienia bądź informacji formalnej przekazywanej pracownikowi. Do takich dokumentów należą zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia w toku postępowania komorniczego, o wypadku przy pracy, czy o zmianach w funkcjonowaniu firmy, jak np. zawiadomienie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę. Wszelkie postępowanie, które może mieć mniej lub bardziej bezpośredni wpływ na warunki pracy, powinno zostać zatrudnionym zakomunikowane.
Wśród dokumentów, z którymi rzadko pracownicy mają do czynienia, są te dotyczące różnych procesów lub ustaleń wewnętrznych firmy, jak np. procedura przeciwdziałania mobbingowi, inne dokumenty antymobbingowe i antydyskryminacyjne, rejestr wypadków przy pracy, czy pisma potrzebne przy zatrudnianiu obcokrajowców.
Dokumenty związane ze społecznością pracowników
Do innych dokumentów, które również mogą być potrzebne w toku zatrudnienia, należą także pisma związane ze związkami zawodowymi czy wszelkimi zagadnieniami dotyczącymi pracowników jako zbiorowości.
Do takich dokumentów należą m.in. pisma o sporze zbiorowym, wszelkie wnioski związku zawodowego, porozumienia i deklaracje odnośnie do Pracowniczych Planów Kapitałowych, ubezpieczeń społecznych i wykorzystania środków funduszu socjalnego.