Wzór listy obecności w pracy

Dokumenty związane z czasem pracy

Każdy pracodawca oraz pracownik powinien się bardzo dobrze zapoznać z pojęciem czasu pracy oraz związanymi z nim dokumentami. Przybliżmy nieco temat jednego z fundamentów stosunku pracy. Przede wszystkim pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, czego częścią jest gromadzenie i przechowywanie stosownych dokumentów oddzielnie dla każdego pracownika. Dzięki temu zostaje udokumentowana cała historia pracy danego pracownika, co ułatwia wiele procesów.

Dokumenty związane z czasem pracy informują o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• liczbie godzin nadliczbowych;
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczbie godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego świadczenia;
• dniach wolnych od pracy ze wskazaniem tytułu ich udzielenia;
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
• liczbie innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• liczbie nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• czasie pracy młodocianych pracowników przy pracach
• wzbronionych dla młodocianych, których wykonanie było częścią dozwolonego przygotowania zawodowego.

Pracodawcy mają obowiązek gromadzenia i przechowywania wszystkich dokumentów związanych z czasem pracy pracowników. Oznacza to konieczność dopilnowania poprawnego wypełnienia list obecności czy wniosków o zwolnienia od pracy.

Lista obecności pracownika jest dokumentem kadrowym, na podstawie którego wylicza się wynagrodzenie pracownika, czas urlopu oraz inne świadczenia przysługujące ze względu na stosunek pracy. Pracodawcy muszą przechowywać listy obecności, choć sama lista jako pojęcie nie została ujęta w Kodeksie pracy. Jest w nim mowa o ewidencji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, co jest de facto listą obecności. Może ona przybrać formę papierową lub elektroniczną i musi zawierać informacje odnośnie daty wykonywania pracy oraz zakresu godzin, w których pracownik świadczył pracę. Nie wolno w niej umieszczać informacji o przyczynach absencji pracownika.

Wnioski pracownika dotyczące czasu pracy

Wszelkie zmiany w czasie pracy pracownika z reguły wymagają zgody pracodawcy, a zatem złożenia stosownego pisma. Najczęściej przedkładane są wszelkie wnioski o zwolnienia na podstawie przepisów Prawa pracy, przy czym w zależności od obowiązujących w danym zakresie zasad pracodawca musi wyrazić zgodę na zwolnienie, lub może to zrobić dobrowolnie.

Do takich dokumentów należą m.in.:

• wniosek o zwolnienie od pracy na opiekę,
• Wniosek o zwolnienie od pracy na załatwienie spraw osobistych,
• Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy,
• Wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy.

Pół etatu a czas pracy

Bardzo popularne jest zatrudnianie pracowników w niepełnym wymiarze etatu, gdy zakres obowiązków nie jest w stanie wypełnić liczby godzin pełnego etatu, która zgodnie z polskim prawem oznacza przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Niepełny wymiar etatu proporcjonalnie obniża tygodniowy czas pracy.

W takim przypadku mamy do czynienia ze zwykłymi umowami o pracę, jedyną różnicą jest liczba godzin do przepracowania, dlatego pracodawca powinien prowadzić również ewidencję czasu pracy osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu. Warto pamiętać, że urlop wypoczynkowy jest proporcjonalnie obniżony w celu dostosowania do obniżonego wymiaru etatu.