Własna firma

Czym są wirtualne biura?

15 kwietnia 2020

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 18 głosów

18 głosów

13 komentarzy
Czym są wirtualne biura?
Wirtualne biura w Polsce powstały na wzór tych, które działają od kilku lat w Europie Zachodniej. Ich głównym zadaniem jest pomoc przedsiębiorcom chcącym rozwijać prowadzoną działalność gospodarczą. Co konkretnie oferują?

Powstanie wirtualnych biur zrewolucjonizowało sposób postrzegania prowadzenia działalności gospodarczej. Pomysłodawcą wirtualnych biur był Ralph Gregory, który zauważył, że część przedsiębiorców nie potrzebuje własnego biura, by prowadzić firmę. Dziś takie podmioty cieszą się dużym zainteresowaniem zwłaszcza wśród właścicieli małych i średnich podmiotów gospodarczych.

Czym zajmują się wirtualne biura? Najprościej mówiąc, ich działalność jest skoncentrowana na dostarczaniu sprawdzonych rozwiązań pozwalających na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i pieniędzy. Podstawowa działalność biur wiązała się z udostępnianiem adresu zainteresowanym podmiotom gospodarczym. Z czasem coraz więcej biur rozszerzyło prowadzoną działalność gospodarczą i dziś oferuje wiele usług.

Co daje wirtualny adres biura?

Współcześnie wirtualne biura działają na terenie całej Polski. Przykładami mogą być: mBiuro Gdańsk działające na terenie Gdańska, HELLO w Katowicach czy Perfect Trade oferujące usługi przedsiębiorcom z Warszawy. Wszystkie one oferują zainteresowanym podmiotom możliwość skorzystania m.in. z prestiżowego adresu – adres biura przedsiębiorca podaje, dokonując rejestracji firmy.

Zalety wirtualnego biura

  • prestiżowy adres firmy
  • redukcja kosztów
  • wirtualny adres korespondencyjny
  • oszczędność czasu
  • obsługa administracyjna 
  • dostęp do sal konferencyjnych

Czy przedsiębiorcy rzeczywiście jest potrzebny prestiżowy adres, by móc prowadzić działalność gospodarczą? Okazuje się, że tak. Specjaliści wskazują, że rośnie liczba osób, które swoją pracę wykonują w domowym zaciszu. Tacy właściciele firm nie zawsze chcą podawać adres będący adresem ich zamieszania. W takim przypadku tanie wirtualne biuro sprawdza się, bo w ten sposób zainteresowany może posługiwać się adresem doskonale znanym przedsiębiorcom i klientom indywidualnych – większość wirtualnych biur wybiera na adres rejestracyjny powszechnie znane ulice.

Dodatkowe usługi wirtualnego biura

Biura wirtualne to podmioty oferujące również możliwość skorzystania przez zainteresowanych z szeregu innych usług. Przykładami są możliwość odciążenia się przez przedsiębiorcę z konieczności odbierania telefonów czy odpowiadania na wiadomości przychodzące na adres poczty elektronicznej firmy, czyli swego rodzaju prowadzenie wirtualnego sekretariatu. Zajęcia takie są najczęściej czasochłonne. Zdecydowana większość przedsiębiorców ma zaś problem z wygospodarowaniem czasu na takie czynności.

Szukasz pracy?
Dodana

Specjalista ds. czasu pracy

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Jawor
Dodana

Specjalista ds. Przetargów

Agencja Zatrudnienia HR SIGMA

  • Bielsko-Biała
Dodana

Specjalista ds. czasu pracy

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Legnica
Dodana

Inżynier procesu w dziale baterii

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Jawor
Dodana

 

Video

W zależności od potrzeb przedsiębiorcy, pracownicy wirtualnego biura mogą pomóc również w skanowaniu dokumentów czy nawet prowadzić księgowość lub stworzyć stronę internetową. W praktyce wirtualne biura oferują szeroką paletę usług – każdy przedsiębiorca znajdzie coś dla siebie, co pozwoli mu sprawniej prowadzić biznes.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Ceny wynajmu wirtualnego adresu zależą od kilku czynników, takich jak miejscowość, prestiż adresu (im lepsza lokalizacja, tym cena może być wyższa), a przede wszystkim zakres świadczonych usług. Większość biur wirtualnych oferuje swoje usługi w kilku pakietach, aby każdy zainteresowany mógł dobrać je do swoich potrzeb. Podawane są zwykle ceny miesięczne pakietu. Najbardziej prestiżowe wirtualne biura w stolicy czy innych dużych miastach, w podstawowym zakresie usług, to koszt ok. 150-200 zł netto miesięcznie. 

Czy wiesz, że...
Najtańsze biura wirtualne proponują ceny już od 30-40 zł miesięcznie. Największe rabaty otrzymuje się przy wynajmie z płatnością
z góry za 1-2 lata.

Wirtualne biuro a coworking

Wirtualne biura zajmują się również wynajmem biurek, wówczas jest to tzw. coworking. Każdy zainteresowany przedsiębiorca, który chciałby pracować w centrum miasta i którego nie stać na wynajem biura, może zdecydować się na takie rozwiązanie. Pozwoli to mu nie tylko pracować w centrum za niewielkie pieniądze i mieć stały wirtualny adres biura, lecz także poznać innych przedsiębiorców.

Zdecydowana większość wirtualnych biur, by oferować konkurencyjne warunki, decyduje się na ciekawe zagospodarowanie oferowanej przestrzeni biurowej. Jest to koniecznością, bo swoje usługi kierują często do osób działających głównie w branży kreatywnej. To także dobry pomysł na wykorzystanie nieużywanych lokali w dobrej lokalizacji. Wielu właścicieli nieruchomości właśnie z tego względu dowiaduje się, jak założyć wirtualne biuro i coworking, aby maksymalnie spożytkować posiadane środki i zasoby.

1) Nawet kilkadziesiąt tysięcy oszczędności rocznie

Wyobraź sobie, że na rachunku bankowym twojej firmy co miesiąc zostaje spora suma pieniędzy. Składają się na nią kwoty, które musiałbyś przeznaczyć na opłacenie wynajmowanego lokalu, szkolenia personelu czy wynajem sal konferencyjnych na spotkania z klientami. Korzystając z usług wirtualnego biura możesz oszczędzać. Wysokość oszczędności będzie zależeć wyłącznie od tego, jaki wariant usług wybierzesz, czyli od twoich indywidualnych potrzeb. Jeżeli zamierzasz wynająć w wirtualnym biurze biurko, to przeczytaj artykuł: „A może współdzielenie biura? Coworking coraz popularniejszy!”.


2) Profesjonalna obsługa

Jako przedsiębiorca możesz wiele czasu tracić na sprawdzanie poczty, odbieranie telefonów czy ustalanie szczegółów. Tym z powodzeniem może zająć się pracownik wirtualnego biura. W ten sposób zaoszczędzisz czas, który możesz wykorzystać np. na wykonanie zleceń lub odpoczynek. Ważne jednak, by wybrać wirtualne biuro cieszące się uznaniem wśród klientów – w ten sposób zyskasz pewność, że formalną obsługą klientów zajmą się profesjonaliści. Skorzystanie z usług biura nastawionego wyłącznie na zysk i zatrudniającego przypadkowych pracowników, może spowodować problemy z komunikacją i tym samym odbić się na jakości świadczonych usług.


3) Pomoc w opracowaniu identyfikacji wizualnej

By znaleźć dobrze zlokalizowane wirtualne biuro, korzystasz m.in. z wyszukiwarki Google. Do skorzystania z oferty konkretnego biura powinny przekonać cię również dodatkowe usługi przez nie oferowane. Przykładem jest możliwość zamówienia profesjonalnej identyfikacji wizualnej. O tym, dlaczego powinieneś zadbać o ten aspekt, możesz przeczytać w artykule: „Dlaczego wizerunek firmy jest ważny?”.


4) Wsparcie księgowe i informatyczne

Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez komputera czy specjalnego oprogramowania. Wsparcie informatyczne jest nieocenioną pomocą na każdym etapie prowadzenia działalności. Podobnie jest ze wsparciem księgowym – jako przedsiębiorca możesz skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, możesz również zdecydować się na pomoc specjalistów zatrudnionych właśnie w wirtualnym biurze. Drugie rozwiązanie eliminuje konieczność kontaktu z kolejnym podmiotem i jednocześnie pozwala na poczynienie oszczędności. Decydując się na konkretny pakiet oferowany przez biuro, rachunek za usługi może być niższy niż ten, który zostałby wystawiony przez biuro rachunkowe.


5) Podwyższenie prestiżu firmy

Również o tym punkcie nie powinieneś zapomnieć. Rozpoznawalny adres pomaga w prowadzeniu biznesu, bo buduje zaufanie i prestiż. Jeżeli chcesz posługiwać się właśnie takim, to wcale nie musisz opłacać wysokich rachunków za wynajem pomieszczeń w centrum miasta. Skorzystanie z usług wirtualnego biura pozwala ci na korzystanie z jego adresu. Warto przy tym pamiętać, że zdecydowana większość biur jest zlokalizowana w atrakcyjnych dzielnicach miast.

To może Cię również zainteresować

Coworking - poszerz swoje biznesowe kontakty

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to udostępniany przez wynajmującego fizyczny adres biura, który przedsiębiorca może wpisać przy rejestracji firmy i korzystać z niego w czasie działalności. Nie wynajmuje on faktycznego lokalu biurowego, ale może otrzymywać na ten adres korespondencję, a także korzystać z usług administracyjnych, takich jak obsługa mailowa, telefoniczna itp.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Wynajem biura wirtualnego opłaca się miesięcznie i są to koszty od 30 do nawet 200 zł co miesiąc. Cena zależy przede wszystkim od usług, jakie wchodzą w skład pakietu oraz lokalizacji adresu.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Patrycja Kosek

Dziennikarz

Specjalista ds. marketingu, redaktor, copywriter i dziennikarz. Ma ponad 10 lat doświadczenia. Poza pisaniem i korektą zajmuje się zarządzaniem i optymalizacją treści, a także planowaniem i realizacją kampanii marketingowych oraz projektów link outreach na potrzeby SEO.

13 komentarzy

Górniak I

Górniak I

Cieszy mnie fakt, że wirtualne biura mogą pomóc przedsiębiorcom, którzy nie mają jeszcze pełnego zaplecza biurowego. Sama teraz jestem bezrobotna, ale kiedy zdecyduję się na własną działalność, na pewno wezmę pod uwagę taką formę biura.
Bogna

Bogna

Jako pracodawca zastanawiałam się nad wynajęciem biura w atrakcyjnej lokalizacji, ale teraz przekonuję się, że wirtualne biura oferują o wiele więcej korzyści w niższej cenie. Z pewnością zaczynam rozważać tę opcję dla mojej firmy.
basia

basia

Jestem osobą, która niedawno rozpoczęła poszukiwania pracy, a wirtualne biura wydają mi się świetnym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą lub nie są w stanie wynajmować własnego biura. Zastanawiam się jednak, czy korzystanie z takich usług oddala mnie od znalezienia stabilnego zatrudnienia.
Kornel

Kornel

Nie zdawałam sobie sprawy, że wirtualne biura mogą tak wiele zaoferować. Zastanawia mnie jedynie, jak wygląda praca pracowników wirtualnych biur, skoro muszą zajmować się tak wieloma zadaniami
Brondo

Brondo

Od dłuższego czasu korzystam z wirtualnego biura w Krakowie. Mam adres w samym centrum a listonosz nie zostawia już ciągle awiza, bo cała moja korespondencja zawsze jest odbierana przez pracowników biura, do którego przeniosłem adres. Mogę polecić Jocard z Krakowa
Marek

Marek

Ja korzystam z usług firmy Wirtualne biuro Kraków sp. z o. o. Mają bardzi dużo lokalizacji w Krakowie dlatego jest w czyn wybierać. Nie muszę martwić się poczta i wszystko mam w aplikacji. Wcześniej korzystałem z usług Conventia, też firma godna polecenia.
Łukasz Pach

Łukasz Pach

Bardzo popularna forma działania. W wielu miejscowościach można się spotkać z ofertami na ten temat.
Sabina

Sabina

Wiele jest wdać porad tego typu. Dobrze skorzystać wiedzy jak podają ją na tacy.
Zuzanna

Zuzanna

Ja od roku korzystam z możliwości wirtualnego biura i nie wyobrażam sobie innego rodzaju pracy, obsługują moją korespondencję, odbierają za mnie paczki. W cenie pakietu mam, również porady odnośnie prowadzenia mojej firmy, dofinansowań czy obsługę księgowości. Ja wybrałam biuro w Piasecznie, bo wolałam to niż tłuc się w korkach do Warszawy. Dodatkowo znalazłam biuro z przestrzenią coworkingowa, bo czasami potrzebuję spokoju i skupienia, którego nie miałabym w domu.
Irenka

Irenka

Dobrze opisany temat. Ja jeszcze korzystam w swoim sklepie internetowym z dropshippingu. Większość usług pochodzi u mnie z zewnętrznych źródeł i ja sobie to chwalę.
Andrzej

Andrzej

Wirtualne biuro to usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Biur wirtualnych jest duża ilość. Warto założyć wirtualne biuro, albo skorzystać z ofert biur już istniejących.
Agata

Agata

Dla wielu ludzi zewnętrzne usługi są bardzo korzystne bowiem dość szybko i mobilnie można nawiązać współpracę i ułatwić sobie prowadzenie własnej działalności.
Księgowa

Księgowa

Słowo „outsourcing” oznacza dosłownie „wykorzystanie zasobów z zewnątrz”. W konwencjonalnym znaczeniu jest to transfer pewnych funkcji roboczych do wysoko wykwalifikowanego specjalisty, który nie jest częścią personelu firmy.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.