Spis treści
To, jakich informacji może żądać pracodawca, reguluje Kodeks Pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 1996 r. Pewne zmiany w tym zakresie wprowadziły również nowe przepisy, dotyczące ochrony danych osobowych, czyli ważne i popularne w ostatnim czasie RODO. Weszło ono w życie w maju 2018 roku. Skutkiem jest zmiana brzmienia artykułu 22(1) Kodeksu Pracy. Sprawdźmy najważniejsze informacje o kwestionariuszu osobowym dla pracownika i jak go wypełnić, oraz rozwiejmy częste wątpliwości związane z tego rodzaju dokumentem.
Akta osobowe pracownika – co w nich znajdziemy?
Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych każdego zatrudnionego pracownika. Składają się one z trzech części. Pierwszą z nich stanowią dokumenty związane z procesem ubiegania się o zatrudnienie. Należą do nich między innymi CV, kwestionariusz osobowy, dyplomy, certyfikaty, świadectwa pracy i orzeczenie lekarskie.
Druga część zawiera wszystko to, co związane jest z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia. Głównym dokumentem w tym wypadku jest oczywiście umowa o pracę, ale również inne istotne pisma.
- umowa o pracę
- karta szkolenia BHP
- upomnienia/nagany
- decyzje o przyznanych nagrodach
- orzeczenia lekarskie badań okresowych
- orzeczenia związane z urlopami rodzicielskimi
Trzecia część to dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Należą do nich wypowiedzenie umowy o pracę, decyzje ZUS-u w związku z przyznaniem emerytury lub renty (jeśli to było przyczyną zakończenia pracy), świadectwo pracy czy umowa o zakazie konkurencji (jeżeli została zawarta).
Należy pamiętać, że oryginały wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach osobowych posiada pracownik. Pracodawca przechowuje tylko ich kserokopię. Powinny być one ułożone w porządku chronologicznym i posiadać numerację. Od 2018 roku obowiązują również nowe zasady dotyczące czasu przechowywania akt i kwestionariuszy osobowych pracowników oraz ich elektronizacji. Po ustaniu stosunku pracy pracodawca będzie miał obowiązek ich przechowywania przez okres 10 lat. Po upływie tego czasu będą musiały zostać zniszczone. Będzie on mógł również wybrać, czy chce gromadzić dokumentację pracowników w formie papierowej, czy elektronicznej.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Dane zawarte w kwestionariuszu osobowym pracownika dzielą się na te wymagane przez Kodeks Pracy oraz te, które zaleca rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Według pierwszego dokumentu pracownik musi podać takie informacje jak: imię (imiona) i nazwisko (nazwiska), data urodzenia, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe (na przykład świadectwo pracy).
W niektórych sytuacjach będzie mógł jednak prosić o podanie innych danych, takich jak numer paszportu w przypadku braku PESEL-u czy informacji o stanie cywilnym.
Prośba pracodawcy o podanie dodatkowych danych jest uzasadniona jedynie w momencie, kiedy będzie to miało związek ze stosunkiem pracy. Pracodawca nie może pytać kandydata o wyznanie religijne, orientację seksualną, stan zdrowia, przynależność związkową czy poglądy polityczne. Nie może również żądać informacji o tym, czy kobieta starająca się o pracę w jego firmie ma w planach założenie rodziny i zajście w ciążę.
Inne dokumenty, o które może poprosić pracodawca, to dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania danej pracy, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności czy o byciu honorowym dawcą krwi. W przypadku osoby, która stara się o pracę w celu przygotowania zawodowego, wymagane może być także świadectwo ukończenia gimnazjum.
Kwestionariusz osobowy pracownika
Kwestionariusz osobowy pracownika zawiera wszystkie informacje, które zostały podane przez kandydata w procesie rekrutacji, dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, jak go wypełnić po wejściu w życie nowego RODO. Ponadto jak wspomnieliśmy, pracodawca ma prawo poprosić o dodatkowe dane. Należą do nich m.in. miejsce zamieszkania, PESEL, NIP czy kontakt do osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku.
Będzie mógł także prosić o imiona dzieci czy innych członków rodziny, jeśli będzie się to wiązało z możliwością korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Na przykład informacja o tym, że dana osoba ma małe dzieci, skutkuje tym, że nie może ona być zatrudniana w ramach nadgodzin oraz przysługuje jej prawo do opieki.
Dodatkowo pracodawca może zwrócić się z prośbą o udokumentowanie danych na temat członków rodziny. W takim wypadku należy okazać oryginał dokumentów do wglądu. Właściciel firmy będzie mógł zrobić jedynie ich kserokopię. Dane o ilości członków rodziny mogą mieć również znaczenie w momencie, kiedy pracownik stara się o dofinansowanie wczasów. Kolejną informacją, której można spodziewać się podczas wypełniania kwestionariusza osobowego, jest to, czy pracownik odbył służbę wojskową. Jeśli tak, to musi on podać między innymi uzyskany stopień wojskowy, czy numer książeczki wojskowej. Nie ma jednak potrzeby wykonywania jej kserokopii, ponieważ pracodawca nie ma obowiązku przechowywania jej w aktach osobowych.
Oczywiście w swojej formie taki kwestionariusz ma określony wzór, którego pracodawca powinien się trzymać.
Do innych informacji, które mogą znaleźć się w tego rodzaju dokumencie, należą m.in. wykształcenie uzupełniające (kursy, certyfikaty), dodatkowe uprawnienia i umiejętności, dlatego pracodawca powinien wiedzieć, jak odpowiednio wpisać kwalifikacje zawodowe do kwestionariusza osobowego pracownika. Do tych ostatnich zalicza się głównie znajomość języków obcych, prawo jazdy, czy obsługę programów komputerowych.
W każdym kwestionariuszu powinna znaleźć się także klauzula potwierdzająca zgodność danych z dowodem osobistym. Ponadto należy wpisać w nim datę i miejsce sporządzenia dokumentu. Jeśli chodzi o przetwarzanie danych, takich jak adres do korespondencji, e-mail czy numer telefonu, to może być to możliwe jedynie za zgodą pracownika. Może on wyrazić ją zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.
Co jeszcze należy wiedzieć o tym, jak wypełnić kwestionariusz osobowy dla osoby zatrudnionej i tej ubiegającej się o zatrudnienie? Oprócz podania wszystkich danych (muszą być one zgodne z prawdą), należy również pamiętać, aby był on wypełniony czytelnie. Musi być on także podpisany zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika oraz zawierać datę złożenia dokumentu.
W obu kwestionariuszach znajduje się wiele informacji, których ujawnienia może wymagać pracodawca. Należy pamiętać, że mogą one wynikać nie tylko z Kodeksu Pracy czy rozporządzenia ministra, lecz również z innych, odrębnych przepisów. Pamiętajmy także, że kwestionariusze mogą się między sobą różnić. Dlatego nie zwracajmy uwagi na ich formę, a na to, czy wymagane w nich dane są zgodne z obowiązującymi przepisami.
