Spis treści
Pozyskanie specjalistów w obecnej sytuacji na rynku pracy to duże wyzwanie dla pracodawców. Dobrze przeprowadzona rekrutacja to klucz do pozyskania najlepszych kandydatów, którzy stworzą lub zasilą szeregi kadrowe firmy. Metody oraz narzędzia, a także przebieg etapów rekrutacji powinny zostać dopasowane do potrzeb i specyfiki branży, wówczas szansa na udany finał poszukiwań pracowników wzrasta. Przyjrzyjmy się trendom w rekrutacji, które pomogą Ci znaleźć odpowiednią osobę na wolne stanowisko!
Cel rekrutacji
Proces rekrutacji jest jednym z elementów procesu Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Zasadniczym jego celem jest wyłonienie spośród dostępnych kandydatów na dane stanowisko osoby, która w największym stopniu spełni oczekiwania pracodawcy. Kandydaci oceniani są zarówno pod kątem umiejętności, kompetencji miękkich, nastawienia do firmy, posiadanej wiedzy, jak i motywacji, zaangażowania czy oczekiwań finansowych. Proces rekrutacji powinien mieć przejrzyste procedury, a także odbywać się przy współpracy działu HR oraz menedżerów, kierownictwa czy szefostwa. Na powodzenie selekcji pracowników ma bowiem wpływ zaangażowanie oraz wspólne wyznaczenie celów rekrutacyjnych przez wspomniane osoby, co znacząco eliminuje ryzyko zatrudnienia osób niewłaściwych.
Proces rekrutacji pracowników może przybierać różne formy, zarówno związane ze źródłem pozyskania kandydatów, jak i przebiegiem procesu.
- rekrutacja wewnętrzna
- rekrutacja zewnętrzna
- rekrutacja mieszana
Pod względem przebiegu:
- rekrutacja standardowa trzyetapowa (selekcja, rozmowy i/lub zadanie, wybór kandydata)
- rekrutacja wieloetapowa (dwie lub kilka rozmów, dodatkowe zadania weryfikujące)
Pierwszy typ, czyli rekrutację wewnętrzną, stosuje się w sytuacji, kiedy na wolne stanowisko rekrutowana jest osoba, która już pracuje w organizacji – najczęściej na stanowisku niższym bądź równoległym, ale z innym zakresem obowiązków. Drugi typ, czyli zewnętrzny proces rekrutacji, zachodzi wtedy, gdy na wolny wakat poszukuje się kandydata spoza firmy – np. z ogłoszeń, urzędów pracy albo wertując złożone w siedzibie firmy aplikacje kandydatów. Mieszany proces rekrutacyjny następuje wtedy, kiedy do ubiegania się o stanowisko zaproszone zostają zarówno osoby pracujące w przedsiębiorstwie, jak i kandydaci z zewnątrz.
Etapy rekrutacji pracowników
Aby szczegółowo omówić przebieg szukania i przyjmowania pracownika, przedstawiamy proces rekrutacji w punktach. W niektórych branżach i stanowiskach, np. niewymagających wysokich kwalifikacji i doświadczenia, dzieje się to sprawnie i już po pierwszej, czasem krótkiej rozmowie pada decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu kandydata. Poszczególne etapy mogą się więc nieco różnić w wielu firmach, jednak najbardziej powszechny, wzorowy schemat procesu rekrutacji pracowników przedstawiamy poniżej.
Etap I – analiza potrzeb kadrowych. Czasem decyzja o zatrudnieniu pracownika bywa przedwczesna. Wówczas może być kilka konsekwencji – zmarnowany czas i środki na proces rekrutacyjny, zatrudnienie nieprzydatnego w firmie ogniwa, brak pracownika na faktycznie potrzebnym stanowisku. Aby temu zapobiec, warto przeprowadzić wewnętrzny audyt i wraz z innymi współpracownikami ocenić rzetelnie potrzeby kadrowe w firmie.
Etap II – określenie wymogów na dane stanowisko. Po podjęciu decyzji, że potrzebujemy nowego pracownika, należy przeanalizować, czego od niego oczekujemy. Ustalenie wymagań i obowiązków jest punktem wyjścia nie tylko do stworzenia właściwego ogłoszenia o pracę, ale i ważnym punktem podczas rozmów rekrutacyjnych oraz wdrażaniu nowicjusza w szeregi firmy. Poza wymaganiami istotne jest też określenie sugerowanego wynagrodzenia, choć tej kwestii nie trzeba zamieszczać w ogłoszeniu i można ją poddać negocjacji – uzależniając sumę od wykształcenia, doświadczenia i kwalifikacji zatrudnianego kandydata.
Etap III – pierwsza selekcja kandydatów. W odpowiedzi na ogłoszenie do firmy zaczną napływać aplikacje, a czasem i dzwonić telefony od bardziej dociekliwych kandydatów. Jeszcze w trakcie tego etapu, warto prześledzić zgromadzone dokumenty – CV i listy motywacyjne i dokonać wstępnej selekcji, gdyż na koniec może być tego zbyt dużo, aby rzetelnie się z nimi zapoznać. Zalecane jest odrzucenie aplikacji osób, które nie spełniają określonych wymagań.
Etap IV – rozmowa telefoniczna. Czasem jest to stricte etap rekrutacji – podczas rozmowy zdobywamy cenne informacje o kandydacie, uzupełniamy kwestie niepełne lub niezawarte w CV, weryfikujemy wiedzę (np. znajomość języków), a czasem to tylko pośrednik pomiędzy etapem III a IV, w którym informujemy kandydata o dalszym uczestnictwie w rekrutacji pracowniczej.
Etap V – pierwsza rozmowa kwalifikacyjna. Może odbyć się zarówno w siedzibie firmy, jak i na neutralnym gruncie. Umożliwia to zapoznanie się z kandydatem oraz weryfikację informacji zawartych w CV i liście motywacyjnym. To czas na zadawanie pytań o kompetencje, a nawet na przeprowadzenie specjalistycznych testów, które ujawnią bardziej lub mniej pożądane cechy kandydata.
Etap VI – kolejna rozmowa kwalifikacyjna. Czasem podczas jednej rozmowy nie udaje się wyłonić najlepszego kandydata, ponieważ nie jesteśmy pewnie jego kompetencji albo kilka osób prezentuje podobny poziom. Wówczas możliwe jest kolejne spotkanie polegające np. na wykonaniu zadania praktycznego albo zaoferowanie dnia próbnego w firmie.
Etap VII – wyłonienie właściwego kandydata. Wszystkie poprzednie etapy składają się na ten właśnie moment. Mają ułatwić procedurę wybrania kandydata, który w największym stopniu odpowiada na potrzeby firmy. Pod uwagę należy wziąć zarówno ustalone wcześniej kryteria i wymagania, ale i wszystkie dodatkowe cechy, które ujawnili kandydaci.
Etap VIII – informacja o wynikach. Na tym etapie dochodzi do powiadomienia wybranej osoby o tym, że otrzymała pracę. W dobrym guście jest również przekazanie informacji pozostałym uczestnikom procesu rekrutacyjnego. Dzięki takiemu feedbackowi będą oni wiedzieli, jakie były ich mocne i słabe strony oraz nad czym muszą jeszcze popracować. Skorzysta na tym również firma, gdyż zostanie uznana za profesjonalne przedsiębiorstwo, które dba nie tylko o pracowników, ale i o kandydatów. To taki niewiele kosztujący ukłon w stronę kandydatów za uczestnictwo w rekrutacji i podziękowanie za poświęcony czas.
Etap IX – zatrudnienie. Wbrew pozorom to wciąż etap rekrutacji. Tutaj dochodzi do szczegółowego ustalenia warunków zatrudnienia oraz wdrożenia pracownika do firmy. Warto o tym pamiętać, bowiem przygotowanie umowy wymaga od obu stron rzetelnego podejścia i rozwiania wszelkich wątpliwości. Pozwala to uniknąć ewentualnego rozczarowania, którego konsekwencją może być rezygnacja pracownika z zaoferowanego wakatu.
RODO w rekrutacji
Od wprowadzenia nowego Rozporządzenia o Danych Osobowych w 2018 roku podczas rekrutacji, podobnie jak w innych działaniach firmy, trzeba stosować się do przepisów pod rygorem grzywny. Co to dokładnie oznacza dla rekrutera?
Przede wszystkim nie ma on prawa wykorzystywać żadnych danych poza podanymi przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych, nawet jeżeli poszukujący pracy nie podał informacji, o które wyraźnie prosi pracodawca. Np. jeżeli w ogłoszeniu poproszono o podanie linku do profilu w social mediach (LinkedIn itp.), a mimo to kandydat nie umieścił go w zgłoszeniu do pracy, pracodawca nie ma prawa sprawdzić go na tego rodzaju platformach. Stosując się do RODO podczas rekrutacji, dysponuje więc tylko informacjami, które może uzyskać z informacji dobrowolnie udostępnionych przez kandydata - to, czy mamy zgodę na ich wykorzystanie, zależy od treści klauzuli, jaką prosimy o włączenie do dokumentów.
Aby uzyskać niezbędne dane i móc skutecznie sprawdzać kandydatów, rekruter powinien szczególnie zadbać właśnie o treść klauzuli RODO do załączenia w CV, konstruując ją ze szczegółowym wyjaśnieniem, jakie zgody są konieczne i w jaki sposób dane będą przetwarzane w rekrutacji. Na stronach umożliwiających aplikowanie przez internet już kliknięcie przycisku do wysyłki dokumentów powinno być opatrzone stosowną informacją, że tym samym kandydat zgadza się na przetwarzanie danych w celu przeprowadzenia rekrutacji. Pozwala to uniknąć konieczności uzyskiwania osobnej zgody.
Każdy proces rekrutacji i selekcji wiąże się z ryzykiem zatrudnienia osoby, która w niezadowalającym stopniu spełnia nasze oczekiwania, a w konsekwencji z koniecznością przeprowadzenia procesu od nowa. Niemniej jednak, postępując według kroków i nie pomijając ważnych aspektów, dajemy sobie szansę na pozyskanie wartościowego kandydata.
To może Cię również zainteresować
