Spis treści
Zobacz także artykuł: Jak karmią pracodawcy? Posiłki profilaktyczne nie dla każdego
Rozliczenie wydatków w firmie poniesionych na posiłki
Wielu przedsiębiorców decyduje się na uruchomienie jadalni w zakładzie pracy. Zapewnienie pracownikom śniadania czy obiadu niesie jednak za sobą określone konsekwencje podatkowe. Warto wiedzieć, że ci pracodawcy, którzy zadbają o pracowników poprzez zapewnienie im posiłków, również na tym skorzystają. Pracownicy staną się lepiej zmotywowani do pracy, a co za tym idzie - efektywność firmy wzrośnie.
Nie muszą także sami zastanawiać się, co jadać w pracy, ponieważ posiłki są zapewnione przez pracodawcę. Wielu właścicieli firm ma jednak pewne wątpliwości co do sposobu rozliczania wydatków na zakup posiłków pracowniczych. Co mówią na ten temat polskie przepisy?
Artykuł 22 ustęp 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że do grona kosztów uzyskania przychodu zalicza się wszystkie koszty, które poniesiono w celu uzyskania przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wskazanych w artykule 23. Tym samym zakup żywności dla pracowników nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.
Jednocześnie polskie prawo rozróżnia wydatki na posiłki dla pracowników, kategorię tzw. wydatków reprezentacyjnych oraz poczęstunek. Artykuł 23 ustęp 1 punkt 23 wskazanego wcześniej aktu prawnego mówi, że koszty reprezentacyjne są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Na jakiej podstawie kwalifikować koszty poniesione w ramach reprezentacji?
Udzielenie odpowiedzi na to pytanie jest dość trudne i wielu przedsiębiorców ma z tym poważne problemy. Co gorsze, żaden polski akt prawny nie wskazuje, co dokładnie można zaliczyć do tej kategorii wydatków. Przyjęło się, że do wydatków reprezentacyjnych zalicza się m.in. koszt zakupu żywności na spotkania biznesowe z kontrahentami.
Pracownik sektora obsługi klienta w markecie budowlanym Nowy Targ
Work&Profit sp. z o.o.
- Nowy Targ
Operator maszyn (inspekcja wzrokowa)
Hirschvogel Components Poland Sp. z o.o.
- Gliwice
Specjalista ds. Utrzymania Ruchu (Mechatronik)
Hirschvogel Components Poland Sp. z o.o.
- Gliwice
Monter pojazdów samochodowych
JELCZ Sp. z o.o.
- Jelcz-Laskowice
Pracownik biurowy z językiem angielskim
Intersilesia McBride
- Strzelce Opolskie
Czym jest poczęstunek? Są to skromne przekąski, np. chipsy, paluszki słone, kanapki, owoce czy napoje. Wydatki na poczęstunek nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Doświadczenia właścicieli firm pokazują, że zdecydowana większość z nich wydatki na jedzenie dla pracowników odlicza jako koszt uzyskania przychodu. Jednocześnie ci przedsiębiorcy, którzy odliczają koszty zakupu jedzenia od dochodu, są zobowiązani, aby udowodnić, że przyczyniło się to do poprawy wizerunku firmy oraz wzrostu motywacji u zatrudnionych.
Posiłki dla pracowników
Czy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia posiłków pracownikom? Taki obowiązek istnieje, jednak tylko wtedy, gdy pracownicy pracują w warunkach szczególnie uciążliwych. W takim przypadku posiłki są całkowicie zwolnione z podatku oraz składek ZUS.
Z kolei w przypadku, gdy pracodawca nie ma obowiązku zapewniania posiłków, wtedy powstaje przychód podlegający opodatkowaniu. W momencie, gdy wartość przychodu będzie wyższa niż 190 złotych miesięcznie, od nadwyżek od wskazanej kwoty przedsiębiorca będzie musiał naliczać składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne.
Wyżywienie pracowników w trakcie delegacji
Zdarza się, że pracownicy są wysyłani przez pracodawcę w delegacje, czyli podróże służbowe. Wiąże się to z wieloma kosztami, m.in. z zakupem żywności. Jak wygląda kwestia kosztów wyżywienia pracowników w podróży służbowej?
Pracownikom przebywającym w delegacji przysługują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. podróży służbowych. Jednocześnie pracodawca może także zdecydować, iż zamiast wypłacania diety będzie zwracał pracownikowi koszty wyżywienia po przekazaniu przez zatrudnionego paragonów.
W tej chwili dzienna stawka diety krajowej wynosi 30 złotych. Prawo do pobierania diety uzależnione jest także od czasu trwania delegacji. Jeżeli podróż jest krótsza niż 24 godziny i wynosi odpowiednio:
- mniej niż 8 godzin - prawo do diety nie przysługuje,
- 8 - 12 godzin - dieta przysługuje w wysokości 50% (obecnie 15 złotych),
- więcej niż 12 godzin - dieta przysługuje w standardowej wysokości (30 złotych).
Jeżeli na mocy ustaleń pracodawcy z pracownikiem kwota rekompensaty za wydatki związane z zakupem żywności będzie wyższa, będzie to rodziło określone konsekwencje podatkowe. Nadwyżki przekazane pracownikowi ponad ustawową dietę będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Faktura za obiad w restauracji - ujęcie w kosztach firmy
Tak jak wspomnieliśmy powyżej, do grona wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu zalicza się koszty reprezentacyjne. Zatem czy obiad w restauracji z kontrahentem można zaliczyć do kosztów firmy?
Ministerstwo Finansów 25 listopada 2013 roku wydało interpretację ogólną nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Czytamy w niej, że obiady w kontrahentami mogą być odliczane od kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak spełnić warunek polegający na tym, iż spotkanie nie miało na celu poprawy wizerunku firmy, tylko omówienie zasad współpracy.
Wydatki na posiłki, których nie można uwzględnić w kosztach firmy
W myśl aktualnych przepisów do kosztów firmy nie można zaliczyć wydatków reprezentacyjnych. Zawsze, gdy celem danego wydatku jest poprawa wizerunku przedsiębiorstwa, jego odliczenie w kosztach firmy jest zabronione.
Należy jednak zaznaczyć, że jeżeli wydatki poniesiono "w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów", wówczas odliczenie kosztów uzyskania przychodu jak najbardziej jest możliwe.
- Koszty zakupu żywności dla pracowników nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, jednak wydatki reprezentacyjne oraz poczęstunek są wyłączone z tych kosztów
- Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia posiłków pracownikom tylko w przypadku, gdy pracownicy pracują w warunkach szczególnie uciążliwych
- Pracownicy w delegacji mają prawo do diety, a pracodawca może zdecydować o zwrocie kosztów wyżywienia po przekazaniu paragonów
- Obiad w restauracji z kontrahentem może być ujęty w kosztach firmy, zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów z listopada 2013 roku
