Kwestie podróży służbowej są uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przepisy, które znajdują się w tym rozporządzeniu ? jak sama nazwa wskazuje ? dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Oznacza to, że pozostali pracodawcy mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania swoim podwładnym należności z tytułu podróży służbowej zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Najczęściej takie zapisy znaleźć można w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy.
Jak podróżuje pracownik?
Wyjazd służbowy wiąże się zawsze z koniecznością skorzystania przez oddelegowanego pracownika ze środków transportu. Taki powinien przy tym określić pracodawca. Na wniosek pracownika strony mogą ustalić, że zatrudniony będzie podróżował prywatnym środkiem transportu ? samochodem, motorem czy motorowerem. Jednocześnie jednak pracodawca nie może narzucić osobie zatrudnionej wykorzystania jego prywatnego samochodu. Co więcej, ustalenie, że pracownik będzie wykorzystywał swój własny środek transportu jest równoznaczne z przyznaniem mu środków na pokrycie choćby kosztów benzyny.
Co z kosztami?
Każdemu pracownikowi, który wybiera się na służbowy wyjazd przysługują określone świadczenia pieniężne. Mowa tu przede wszystkim o:
-
diecie (środki niezbędne na pokrycie kosztów żywności),
-
zwrocie kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejskiej, noclegi i inne udokumentowane wydatki.
Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest, że zwrot kosztów, jaki przysługuje jego podwładnemu powinien być udokumentowany. Oznacza to, że pracownik jest zobowiązany okazać bilety lub faktury. Zwrot kosztów należy się mu przy tym nie tylko za podróż środkiem transportu, ale również za inne wydatki, które są bezpośrednio związane z podróżą. Dodatkowo, pracodawca będzie zobowiązany przyznać zwrot kosztów za przejazd w dniu wolnym od pracy środkiem transportu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (ale tylko wówczas, gdy mowa o podróży krajowej, która trwała co najmniej 10 dni).
Jak rozliczyć delegację?
Każdy z pracowników ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży służbowej. Warto wskazać, że od chwili jej zakończenia ma na to 14 dni. Aby pracodawca wiedział, ile powinien pracownikowi wypłacić, podwładny jest zobowiązany do załączenia rachunków, faktur czy biletów. Nie ma zaś obowiązku przedstawiania rachunków za posiłki. Dzieje się tak dlatego, że punkt ten nie dotyczy wydatków objętych ryczałtami.
Warto przy tym pamiętać, że nieco inaczej postępuje pracownik, który w czasie podróży służbowej korzystał z prywatnego samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru. W takim przypadku zwrot kosztów następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca.
Co z noclegiem?
Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów za nocleg. Przy podróży służbowej kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 złotych. Oddelegowany pracownik rozlicza się w podobny sposób, jak wyżej ? przedstawia niezbędne dokumenty (rachunki), które potwierdzają, że korzystał on z noclegu. Trzeba przy tym wskazać, że w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, ten zaś nie przedstawi rachunku za nocleg, może liczyć wyłącznie na ryczałt za każdy nocleg i to w wysokości 150% diety (45 złotych). Dodatkowo ryczałt ten dotyczy tylko noclegów, które trwały minimum 6 godzin w godzinach od 21 do 7.
To może Cię również zainteresować
