Spis treści
W Polsce przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych przez pracodawców jest często spotykaną praktyką. Takie spotkanie pozwala nie tylko lepiej poznać przyszłego pracownika, ale także opowiedzieć mu o sposobie działania firmy i oczekiwaniach wobec pracowników. Jest to szczególnie istotne, bo przyjęcie nowego pracownika wiąże się z konkretnymi kosztami. Do tych zaliczyć należy konieczność przeszkolenia pracownika czy przygotowania go do wykonywania pracy na danym stanowisku. Jeżeli zrezygnuje on po kilku tygodniach zatrudnienia, to firma odnotuje stratę. By zredukować ryzyko strat, większość przedsiębiorców decyduje się na przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej.
Chcąc odpowiedzieć na pytanie, jak wygląda rozmowa kwalifikacyjna, należy przyjrzeć się kilku istotnym aspektom, na które składa się jej cały proces: czas, pytania, jakie mogą paść ze strony rekrutera oraz formy jej przeprowadzenia.
Efektywna rozmowa kwalifikacyjna
Nie istnieje jeden utarty schemat na przeprowadzanie rozmowy kwalifikacyjnej, a sposobów jest tyle, ile branż na rynku pracy. Bardzo często proces rekrutacji przebiega w firmach wieloetapowo i może trwać kilka dni lub zamknąć się na kilku rozmowach. Trudno o uniwersalną receptę na idealną rozmowę o pracę, ale z pewnością da się wyróżnić kilka esencjalnych zasad, których przestrzeganie będzie miało znaczący wpływ na jakość tego swoistego spotkania.
Przede wszystkim niezwykle ważne są dobra organizacja całego przedsięwzięcia i solidne przygotowanie. I dotyczy to zarówno kandydata, jak i osoby rekrutującej! Podczas takiej rozmowy z najlepszej strony powinien zaprezentować się nie tylko kandydat na pracownika, ale także i firma przyjmująca jego aplikację. Minęły czasy, kiedy cały wysiłek dotyczący dobrego przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej był wyłącznie po stronie pracownika. Współczesny rynek pracy nierzadko staje się batalią różnych firm, pracodawców o dobrego pracownika. Firmy konkurują ze sobą w tworzeniu elastycznych, korzystnych warunków pracy po to, by w swojej firmie zatrudniać osoby kreatywne o jak najlepszych kwalifikacjach, które będą budowały markę swojego przyszłego pracodawcy.
Jak powinna wyglądać rozmowa kwalifikacyjna? Profesjonalne przygotowanie i zaplanowanie rozmowy osób rekrutujących z całą pewnością wpłynie na przebieg spotkania. Niezwykle ważne są także dbałość o pozytywną atmosferę, kultura osobista i wzajemny szacunek. Rozmowa kwalifikacyjna nie musi być stresującą, do bólu formalną sytuacją opartą wyłącznie na suchej wymianie informacji. Otwartość i dobre nastawienie obu stron będą sprzyjać szczerej rozmowie rekrutacyjnej weryfikującej ostatecznie: czy takiego pracownika oczekuje pracodawca i czy faktycznie stanowisko, o które się ubiega kandydat, jest dla niego.
Poznaj 3 ważne wskazówki, jak dobrze poradzić sobie z rozmową rekrutacyjną:
Najczęstsze pytania na rozmowie kwalifikacyjnej
Jak się przygotować do rozmowy kwalifikacyjnej? Z pewnością dobrym pomysłem będzie szczegółowe zapoznanie się z informacjami na temat działalności firmy, do której się aplikuje. Rekruterzy mogą sprawdzać poziom tej wiedzy u kandydata – pracodawcy może zależeć, by przyszły pracownik miał pełną świadomość tego, do jakiej firmy i dlaczego właśnie w niej chce się zatrudnić. Bardzo częstym pytaniem, które komisja rekrutacyjna może zadać, będzie więc pytanie o to, dlaczego aplikuje się na to stanowisko i do tej firmy.
Pracownik przyjmowania dostaw i wykładania towaru w drogerii Modlniczka
Work&Profit sp. z o.o.
- Modlniczka
Kasjer/merchandiser w sklepie kosmetycznym/drogerii Kraków
Work&Profit sp. z o.o.
- Kraków
Interpreter with English and Czech
Grafton Sp. Z o.o.
- Warszawa
Pracownik hali w markecie budowalnym Bielsko-Biała
Work&Profit sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Jakich pytań można się spodziewać?
Popularne w ostatnim czasie stały się także pytania otwarte, tzn. takie, na których odpowiedź może być bardzo dowolna i w pełni zależy od poglądów, fantazji, kompetencji czy charakteru starającego się o pracę. Pracodawcy często zastanawiają się jakie pytania zadać na rozmowie kwalifikacyjnej kandydatowi bowiem odpowiednio sformułowane, pozwalają na bliższe poznanie osoby przyszłego pracownika. Im bardziej niestandardowe, tym lepiej. To zwiększy szansę na poznanie faktycznych kompetencji przyszłego pracownika i zminimalizuje ryzyko, że ten tylko wyrecytuje przygotowane wcześniej, wyuczone przemowy.
Często rekrutujący zadają także pytania problemowe – kandydat, odpowiadając na nie, ma udowodnić, że nadaje się na stanowisko, na które aplikuje. Podczas rozmowy można więc zostać zapytanym o rozwiązanie hipotetycznej sytuacji, jakie kroki by się podjęło itp. Dzięki temu przyszły pracodawca sprawdzi, czy kandydat ma wiedzę praktyczną. Klasyczne pytania dotyczą: wymienienia słabych i mocnych stron, opowiedzenia czegoś o sobie, oraz sprecyzowania oczekiwań co do przyszłej pracy. Z pozoru proste pytania wymagają jednak głębszego przemyślenia, dlatego warto się zastanowić, zanim pojawimy się vis a vis HR-owca. Pamiętaj, by stawiać się zawsze w pozytywnym świetle.
Co wziąć na rozmowę o pracę?
Gdy wybierasz się na rozmowę kwalifikacyjną, warto zabrać ze sobą referencje od poprzedniego pracodawcy, odpowiedni, klasyczny strój także będzie istotnym atutem wspomagającym nas na rozmowie z przyszłym pracodawcą. Ponadto, jeśli przed spotkaniem zostaniesz poproszony o wykonanie jakiegoś konkretnego zadania, należy je przygotować w takiej formie, w jakiej wymaga tego od nas rekruter.
- dokumenty aplikacyjne (CV, ewentualnie portfolio),
- referencje,
- notatnik i długopis,
- zapiski z pytaniami do rekrutera.
Czas trwania rozmowy o pracę
Ile trwa rozmowa kwalifikacyjna? Nie ma określonego, standardowego czasu trwania takiej rozmowy. Wszystko zależy od tego, na jakie stanowisko się aplikuje i do jakiego przedsiębiorstwa. Za optymalny czas można uznać godzinę zegarową, czyli 60 minut. W takim czasie można przeprowadzić spokojną, pogłębioną rozmowę.
Rozmowy kwalifikacyjne w przypadku specjalistycznych stanowisk, trwające krócej niż 45 min., mogą wzbudzać wątpliwości – kandydat mógł okazać się ewidentnie nieodpowiedni. Podejrzane są też te, w których bardzo szybko zapada decyzja o przyjęciu kandydata do pracy. Żadna poważna firma nie przyjmie osoby, o której ma jedynie podstawowe informacje. Nawet jeśli starający się o pracę spełnia wszystkie wymagania, ma idealne kwalifikacje i niezbędne doświadczenie, przyjęcie go do pracy po kilkunastu minutach byłoby nierozsądne. Rozmowa kwalifikacyjna służy przede wszystkim sprawdzeniu, czy to, co dana osoba napisała w CV, jest prawdą.
Jeśli więc czeka cię rozmowa kwalifikacyjna, najlepiej zarezerwuj dla siebie kilka godzin i odwołaj inne plany na ten dzień. Podejdziesz do wszystkiego z większym spokojem i unikniesz ryzyka, że dłuższa rozmowa zakłóci Twój plan dnia. Najkrótsze rozmowy kwalifikacyjne trwają około 20 minut. To czas wystarczający dla doświadczonej osoby, by poznać kandydata, który będzie pracował w większym zespole. Krótka rozmowa kwalifikacyjna najczęściej odbywa się wówczas, gdy do obsadzenia są stanowiska, które nie wymagają on kandydatów specjalnej wiedzy czy umiejętności.
Inaczej jest w sytuacji, gdy właściciel firmy spotyka się z kandydatami, by np. wyłonić dyrektora oddziału. Wówczas nawet godzinna rozmowa to za mało, by poznać bliżej kandydata i porozmawiać z nim o prowadzeniu biznesu. W takiej sytuacji właściciel firmy najczęściej jest zainteresowany wnikliwym zapoznaniem się ze ścieżką kariery potencjalnego pracownika czy jego planami na przyszłość. Często też w rozmowie udział bierze więcej osób a i pytań jest znacznie więcej.
Dłużej trwają także rekrutacje do firm poszukujących wyspecjalizowanych pracowników o konkretnych umiejętnościach. Takie spotkania mogą odbywać się nawet kilka dni z rzędu, zwłaszcza jeżeli firma zdecyduje się na testowanie praktycznych umiejętności kandydatów. Wówczas powinni być oni uprzedzeni o tym, że będą musieli poświęcić znacznie więcej czasu na przebiegający pod okiem pracodawcy proces rekrutacyjny.
Rozmowa kwalifikacyjna online
Rozwój nowoczesnych technologii w XXI wieku, w którym korzystanie z różnorodnych platform komunikacyjnych stało się, normą nie ominął także, prężnie rozrastającej się sfery HR-u. Oprócz tradycyjnej formy spotkań pracodawcy zaczęli sięgać po zdalne formy rekrutacji kandydatów. Dzięki nim rozmowa kwalifikacyjna może odbyć się np. przez Skype’a czy WhatsAppa. Taka rekrutacja jest mniej czasochłonna i bardziej komfortowa zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Rozmowa może trwać krócej, choć i tu dużo zależy m.in. od stanowiska, na jakie aplikuje zainteresowany. Zmianie nie ulega oczywiście sposób przygotowania się do takiej rozmowy, co należy uczynić w taki sam sposób, jak na klasyczne spotkanie w cztery oczy. Jeśli będzie to rozmowa z kamerą, należy zadbać o odpowiedni, formalny strój. Warto też znaleźć spokojne otoczenie z dala od zgiełku i hałasu i nierozpraszające tło.
Niezależnie od tego, czy pracodawca decyduje się na przeprowadzenie tradycyjnej rozmowy w siedzibie swojej firmy, czy też jest zwolennikiem wideokonferencji, powinien pamiętać o tym, by pod uwagę wziąć nie tylko pytania zadawane przez siebie, lecz także uwzględnić czas na pytania osoby zainteresowanej i chcącej rozpocząć dla niego pracę. Takie rozplanowanie poszczególnych rozmów kwalifikacyjnych powinno pozwolić na ich przeprowadzanie bez nerwowego spoglądania na zegarek.
Reasumując, rozmowa kwalifikacyjna to jeden z najważniejszych etapów procesu rekrutacji. Zaangażowanie w jego pozytywny przebieg to praca, jaką wykonać muszą dwie strony: pracodawca i przyszły pracownik firmy. Przeprowadzona ze spokojem, w przyjaznej, ale profesjonalnej atmosferze, będzie ważnym doświadczeniem i drogą pozyskania istotnych informacji zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Poszukiwanie odpłatnego zajęcia nie jest zadanie łatwy. Przeciwnie, każdy, kto choć raz próbował znaleźć dobrze płatną pracę na podstawie umowy o pracę doskonale wie, że niezbędne jest uzbrojenie się w cierpliwość. Choć ofert na portalach związanych z pracą można znaleźć wiele, to coraz więcej firm decyduje się na przeprowadzenie kilkustopniowego procesu rekrutacyjnego. W efekcie osoby zainteresowane muszą tygodniami czekać, by uzyskać informację, czy otrzymają posadę. Jednym z etapów takich procesów rekrutacyjnych jest rozmowa kwalifikacyjna.
Po co przeprowadza się rozmowę kwalifikacyjną?
Rozmowa kwalifikacyjna to moment, gdy naprzeciwko siebie stają pracodawca i pracownik. Przyjęło się, że to ten pierwszy chce uzyskać konkretne informacje o osobie poszukującej pracy. Trzeba jednak pamiętać, że osobiste spotkanie zainteresowanych stron to również moment, w którym pracownik może zdecydować, czy pracodawca zrobił na nim dobre wrażenie i jest zainteresowany nawiązaniem współpracy. Zdarza się, że po rozmowie kwalifikacyjnej to nie pracodawca rezygnuje z kandydata, lecz właśnie kandydat z pracodawcy.
Głównym celem rozmowy kwalifikacyjnej jest poznanie się stron zainteresowanych nawiązaniem współpracy. Na podstawie dokumentów aplikacyjnych pracodawca może wytypować tych kandydatów, którzy wydają się być potencjalnie dobrymi pracownikami. By jednak sprawdzić, który najlepiej sprawdzi się w pracy, wielu pracodawców decyduje się na przeprowadzenie np. testów czy rozmów ze specjalistami. Nie bez znaczenia jest też to, by potencjalnego pracownika poznały osoby zarządzające poszczególnymi działami.
Bo zbieżność interesów jest ważna
Gdy mowa o rozmowie kwalifikacyjnej, to trzeba pamiętać, że przeprowadzenie takiej ma odpowiedzieć na pytanie, czy między spotykającymi się stronami istnieje zbieżność interesów. Zdarza się, że pracodawca nie tylko chce sprawdzić, czy potencjalny pracownik posiada kompetencje wskazane w CV czy liście motywacyjnym – czasem zależy mu również na tym, by kandydat przekonał go, że ma wizję rozwoju firmy i ta pokrywa się z jego.
Zbieżność interesów jest szczególnie ważna, by przedsiębiorstwo rozwijało się w danym kierunku. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie spełnić oczekiwania kandydata, to najprawdopodobniej współpraca nie będzie się układać pomyślnie. Z punktu widzenia firmy oznacza to konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych i czasowych – zorganizowanie profesjonalnej rekrutacji nie tylko kosztuje, lecz także trwa.
By wzajemnie się poznać
Zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy, rozmowa kwalifikacyjna to również moment, w którym zainteresowane strony mogą się lepiej poznać. Poza oczekiwaniami mowa również o kulturze organizacyjnej pracy czy obowiązkach potencjalnego pracownika. Jeżeli osoba wyłoniona w trakcie rekrutacji ma wspierać konkretny dział, to ważne jest również to, by poznała ona na niej swojego bezpośredniego przełożonego.
Rozmowa kwalifikacyjna to również moment, w którym strony mogą sprawdzić, jakie korzyści osiągną w przypadku nawiązania współpracy. Pracodawca może ocenić, czy kandydat wniesie do jego firmy nowe spojrzenie na konkretne sprawy lub wesprze jej działanie swoim doświadczeniem, a osoba zainteresowana zatrudnieniem może stwierdzić, czy będzie odpowiednio wynagradzana i będzie miała pole do rozwoju.
Doskonałym źródłem informacji na temat rekrutacji zarówno dla kandydatów, jak i dla rekruterów, może być raport z badania procesów rekrutacji. Można wyciągnąć z niego wiele cennych informacji, istotnych na każdym etapie starania się o pracę, czy o pracownika.
Przede wszystkim przygotuj się do rozmowy pod względem merytorycznym. Dzięki temu lepiej podczas niej wypadniesz i będziesz czuł się pewniej. Zbierz informacje o firmie, w której starasz się o pracę, zastanów o co możesz zostać zapytany i przygotuj odpowiedzi na te pytania. Przejrzyj także informacje, które zawarłeś w dokumentach aplikacyjnych, bowiem pracodawca będzie mógł chcieć je zweryfikować.
Przygotuj się do rozmowy kwalifikacyjnej
Starając się o nową pracę pamiętaj również, aby jeszcze raz dokładnie przeczytać ogłoszenie, w odpowiedzi na które wysłałeś swoje dokumenty aplikacyjne. Zastanów się, jakie cechy charakteru mogą być przydatne na tym stanowisku pracy oraz które z Twoich umiejętności mogą być mocnym atutem w trakcie rozmowy.
Przygotowując się do spotkania z potencjalnym pracodawcą warto zastanowić się także, jakie byłyby nasze oczekiwania względem zarobków, gdybyśmy dostali tę pracę. Pytanie o kwestie wynagrodzenia obecnie pada w trakcie rozmowy bardzo często, a kandydatom sprawia ono wiele trudności. Podana suma nie może być ani zbyt niska, ani zbyt wysoka, dlatego najlepiej podać taką, którą można czymś uzasadnić i poprzeć np. wysokością wcześniejszych zarobków.
Dobrym pomysłem jest także przećwiczenie takiej rozmowy. Poproś kogoś bliskiego, żeby wcielił się w rolę szefa danej firmy czy pracownika zajmującego się rekrutacją i zadał Tobie kilka pytań. Potraktuj to jednak poważnie! Dzięki temu będziesz mógł sprawdzić, czy odpowiedzi udzielasz w sposób pewny i bez jąkania się. Dodatkowo osoba, która będzie z Tobą taką rozmowę ćwiczyć, może podzielić się z Tobą swoimi spostrzeżeniami co do tych elementów, których sam nie jesteś w stanie zauważyć, a które należałoby poprawić.
Przygotuj dokumenty
Na dzień przed rozmową przygotuj dokumenty o których przedstawienie możesz zostać poproszony w trakcie spotkania. Dzięki temu unikniesz nerwowego poszukiwania poszczególnych dokumentów w dniu rozmowy. Wydrukuj także swoje CV oraz list motywacyjny, jakie przesłałeś w odpowiedzi na dane ogłoszenie.
Najlepiej także już dzień wcześniej naszykować sobie odpowiedni strój. Nie bez powodu mówi się przecież, że często to pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Ubranie warto naszykować sobie trochę wcześniej, tak aby było ono przemyślane. Poza tym pozwoli to uniknąć ewentualnych wpadek np. kiedy okaże się, że wybrana bluzka ma plamę, to będzie jeszcze szansa na znalezienie alternatywnej koszuli. Rano, w dniu spotkania, zazwyczaj wszystko robimy w pośpiechu i zwyczajnie nie ma czasu na tego typu problemy. Taka zapobiegawczość pozwoli nam też zaoszczędzić ewentualnego, dodatkowego stresu.
Rozmowa kwalifikacyjna niewątpliwie może być stresująca, tym bardziej, że to ogromna szansa na zdobycie ciekawej i dobrze płatnej pracy. Jeśli jednak dobrze się do takiej rozmowy przygotujemy i zastosujemy do kilku prostych zasad, to na pewno stres będzie mniejszy, a my lepiej wypadniemy w trakcie takiego spotkania. W końcu rozmowa kwalifikacyjna to możliwość zabłyśnięcia i pokazania siebie.
Pamiętaj, aby podczas rozmowy kwalifikacyjnej zwrócić uwagę na mowę swojego ciała: Komunikacja niewerbalna w procesie rekrutacji.
