Spis treści
Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułu: "Zwrot kosztów dojazdu do pracy".
Z poniższego artykułu dowiesz się m.in o:
- korzyściach, jakie daje karta paliwowa
- zasadach działania karty paliwowej
- fakturowaniu wydatków w firmie za pomocą karty
- różnych wariantach kart oraz wybieraniu najciekawszych ofert
- miejscach, gdzie można płacić kartą
Czym jest i jakie daje korzyści karta paliwowa?
Karta paliwowa pod pewnymi względami przypomina zwykłą kartę płatniczą i kredytową. Transakcje bezgotówkowe dotyczą jednak głównie usług związanych ze stacjami paliwowymi. Karty są przypisywane do danego samochodu, gdzie podaje się jego numer rejestracyjny. Do ich uzyskania jest potrzebny także REGON danej firmy. Z pomocą kart przedsiębiorstwo może bezproblemowo zarządzać flotą swoich pojazdów. Jest to rodzaj instrumentu płatniczego, gdzie wydatki dotyczą wyłącznie samochodów albo ciężarówek.
Karty można zamówić w danym koncernie paliwowym. Nie wszystkie z nich oferują te same bonusy, dlatego trzeba się zastanowić nad wyborem. Niektóre pozwalają skorzystać np. z myjni lub produktów sklepowych. Karta paliwowa dla osoby prywatnej trochę różni się od firmowej. Najczęściej zdobywa się na niej punkty, które potem można wymienić na nagrody. Nie daje ona aż takich korzyści jak wersja dla przedsiębiorców, ale z pewnością warto ją posiadać.
Jak działa karta paliwowa?
Karty paliwowe działają na tej samej zasadzie jak zwykłe karty płatnicze. Używanie ich jest bardzo proste. Wystarczy zatankować i podejść do kasy na stacji paliw. Następnie trzeba podać swój numer PIN i zatwierdzić płatność bezgotówkową. Wszystkie informacje są zapisywane na karcie. Firma ma dostęp do wszystkich danych, które można uzyskać również poprzez Internet. Może ona wprowadzać limity miesięczne (lub roczne), gdzie pracownik może wydać maksymalnie np. 1000 złotych. Da się również ustawić konkretną porę (np. godziny pracy) albo obszar tankowania.
Kartę paliwową może używać wyłącznie osoba do tego uprawniona. Jest ona wystawiana na numer rejestracyjny pojazdu lub okaziciela. Karta paliwowa jest najczęściej używana przez pracownika, który używa samochodu do celów służbowych. Właściciel ma możliwość monitorowania swoich wydatków, gdzie w razie potrzeby można zablokować kartę. To przydatna opcja w przypadku, gdyby karta dostała się w niepowołane ręce.
Dlaczego warto korzystać z karty paliwowej?
Karta paliwowa to przede wszystkim wygoda, jeśli chodzi o zarządzanie rachunkami. Kierowcy nie muszą zbierać faktur lub paragonów, które mogą łatwo zgubić w natłoku obowiązków. Wygodniej jest także samym firmom, ponieważ wszystkie dane na temat płatności zbierają się w jednym miejscu. Rozliczanie kilkuset faktur w jednym miesiącu może być problematyczne i łatwo o pomyłki w obliczeniach. Dochodzą do tego rachunki za inne usługi, parkingi, myjnie lub korzystanie z autostrady. To przede wszystkim brak marnowania czasu pracowników, którzy mogą spożytkować pracę na inne rzeczy.
Karty paliwowe to też spora oszczędność pieniędzy. Koncerny paliwowe udostępniają firmom różne rabaty. Dla przykładu karta paliwowa prepaid pozwala zaoszczędzić nawet 10 groszy na litrze paliwa. Dodatkowo udostępniane są różne promocje na oleje, płyny lub mycie samochodu. Rozliczenie może odbywać się na różne sposoby. Można zapłacić na zasadzie prepaid albo z odroczonym terminem - w zależności od tego, jak pasuje to firmie. Z kart paliwowych można korzystać w wielu przypadkach również za granicą.
Karta paliwowa a fakturowanie wydatków w firmie
Karta paliwowa mocno wspomaga fakturowanie, co jest przydatne przy posiadaniu dużej floty samochodów. Właściciel otrzymuje tu dwie zbiorcze faktury w ciągu całego miesiąca. Firmy, które nie korzystają z kart, mogą ich uzbierać nawet kilkaset. Rozliczanie się bywa wtedy bardzo uciążliwe. Osobne rachunki za benzynę, myjnię oraz autostradę to masa pracy i nieporządek. Dzięki programowaniu związanym z kartami paliwowymi, można też kontrolować zakupy, aby pracownik ograniczał wydatki jedynie do potrzebnych rzeczy. Wszystkie informacje są zapisywane wtedy w systemie elektronicznym.
Czym się kierować przy wyborze karty paliwowej?
Praktycznie wszystkie koncerny paliwowe udostępniają karty za darmo. Wystarczy jedynie złożyć wniosek i podać dane właściciela i samochodu. Nie wszystkie karty udostępniają jednak te same zniżki, rabaty lub aplikacje do zarządzania płatnościami. Warto zwracać uwagę na miesięczny limit tankowania. Jeśli firma posiada dużą flotę samochodów - nie może mieć dużych ograniczeń w tym zakresie. Warto sprawdzić, czy można ustalać limity dla poszczególnych pracowników, którzy nie mogą przekraczać danej sumy w ciągu miesiąca.
Przy wyborze karty trzeba zasugerować się ilością stacji danego koncernu w Polsce i Europie. Dużo łatwiej mają firmy, które nie działają na arenie międzynarodowej. Dla przykładu karta paliwowa Orlen umożliwia tankowanie w 1700 miejscach w całej Polsce. Dodatkowo jest możliwość odwiedzenia stacji w Niemczech, Czechach albo na Litwie. Orlen udostępniają 4 warianty karty do wyboru oraz aplikację mobilną, która ułatwia zarządzanie wydatkami. Przy okazji uzyskuje się rabaty na paliwo oraz akcesoria samochodowe w sklepie.
W przypadku samochodów, które podróżują po całej Polsce - warto zwrócić uwagę na bezgotówkowe opłaty za autostrady. Karta paliwowa BP umożliwia jeżdżenie po drogach szybkiego ruchu za darmo. Dzięki niej łatwiej również zarządzać opłatami parkingowymi. Przy wyjeździe za granicę trzeba pamiętać o płatnościach za winiety. Wiele kart pomaga rozliczyć płatności międzynarodowe, co związane jest ze zwrotem podatku VAT albo akcyzami. Nie można zapominać o rozliczeniach za promy, tunele albo mosty - przy dobrej ofercie wszystkie te usługi mogą być darmowe.
Gdzie można płacić kartą paliwową?
Z kart paliwowych korzysta się najczęściej na stacjach danego koncernu. Trzeba więc pamiętać, że nie można nimi płacić wszędzie, co wiąże się z dokładniejszym planowaniem drogi. Kartami płaci się również na trasie np. w punktach poboru opłat na autostradzie, przed mostami albo tunelami. Wiele zależy od oferty danego koncernu, które mogą nie obejmować niektórych miejsc. Warto zwrócić uwagę na zasięg działania karty i czy obejmuje ona płatności zagraniczne, co najprostsze jest w przypadku krajów Unii Europejskiej.