Twoje wsparcie w rekrutacji

Gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych

Gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych
W praktyce często dochodzi do sytuacji, w której to pracownicy użytkują swój samochód w jazdach lokalnych w celach służbowych. Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie się pracodawcy z podwładnym? Czy konieczne jest podpisanie dodatkowej umowy?

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Użytkowanie prywatnych pojazdów w służbowych celach nie jest sytuacją ani nową, ani tym bardziej mało popularną. Z punktu widzenia pracodawcy, to możliwość zaoszczędzenia środków finansowych, które należałoby wyłożyć na zakup pojazdu i jego utrzymanie, nawet biorąc pod uwagę stawkę za kilometr przejechany prywatnym autem w celach służbowych. Aby jednak użytkowanie przez pracownika pojazdu prywatnego w celach służbowych było zgodne z prawem, niezbędne jest zawarcie stosownej umowy.

Warto wiedziećOprócz zawarcia umowy o korzystanie przez pracownika z prywatnego samochodu do wykonywania pracy, na pracodawcy spoczywają poniższe obowiązki:
  • zamieszczenie odpowiedniej informacji w skierowaniu na badania profilaktyczne, mówiącej, że pracownik będzie wykorzystywał prywatny pojazd w celach służbowych,
  • uwzględnienie tego faktu w ocenie ryzyka zawodowego,
  • dokonywanie przez pracodawcę zwrotu kosztów używania pojazdu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami należy wskazać, że użytkowanie samochodów do celów służbowych jest możliwe w ramach umów cywilnoprawnych – zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym. W związku z nim obowiązuje tzw. ryczałt za samochód jako forma rozliczania kosztów przeznaczonych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Na badania lekarskie

Wykorzystywanie przez pracownika do wykonania zadań służbowych prywatnego pojazdu (gdy tak ustalił on z pracodawcą) jest równoznaczne z koniecznością skierowania podwładnego na badania lekarskie, chyba że odbył je wcześniej i jego zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań jest ważne. Obowiązują w tej kwestii takie same zasady, jak wówczas, gdy pracownik ma prowadzić samochód firmowy.

Istotną kwestią jest przy tym umieszczenie informacji o tym w skierowaniu na badania wstępne lub profilaktyczne, gdyż dzięki temu lekarz będzie miał możliwość zlecić ewentualnie dodatkowe badania. Mowa tu o badaniach przeprowadzanych przez okulistę (ten przeprowadza między innymi badanie zjawisk olśnienia i widzenia zmierzchowego). Trzeba przy tym podkreślić, że dodatkowe badania nie są uzależnione ani od tego, jaki samochód prowadzi pracownik, ani od częstotliwości jego użytkowania.

Czy wiesz, że...Konieczność przeprowadzenia badań lekarskich nie obejmuje podróży służbowych, a jedynie regularne poruszanie się samochodem przy wykonywaniu codziennych obowiązków pracowniczych. Oznacza to, że jeśli pracownik sporadycznie wyjeżdża służbowo własnym autem, pracodawca nie ma obowiązku zlecania badań.

Rozliczanie samochodu prywatnego do celów prywatnych przedsiębiorca – zmiany po 1 stycznia 2019 r.

Do 2019 roku użytkowanie przez przedsiębiorcę prywatnego pojazdu do celów służbowych odbywało się za zwrotem kosztów jego użytkowania. Pracodawca może wypłacać środki w dwóch formach rozliczenia: miesięcznego ryczałtu za samochód lub na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tak zwana kilometrówka).

To Cię powinno też zainteresować: Wynagrodzenie - wszystko co powinieneś o nim wiedzieć

Jednak po zmianach prawa w 2019 roku nie funkcjonuje już rozliczenie na podstawie stawki za kilometr i ewidencji przebiegu użytkowanego auta prywatnego w celach służbowych, chyba że samochód zalicza się do środków trwałych i odliczane jest 100% kosztów. Przedsiębiorcy nadal mogą odliczyć od kosztów podatkowych korzystanie z prywatnego samochodu w działalności, ale w każdym wypadku w wysokości do 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Ta wartość dotyczy:

  • wydatków związanych z samym użytkowaniem samochodów prywatnych na cele służbowe,
  • składek na ubezpieczenie tych samochodów.

Wprowadzenie ryczałtu miesięcznego zwalnia pracodawcę z liczenia przejechanych kilometrów i rozliczania na podstawie takiej ewidencji. To, w jaki sposób będzie wypłacany zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu przez pracownika, zależy od pracodawcy i wzajemnych ustaleń.

Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Zwrot kosztów w tej formie jest uregulowany w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Rozliczenie w formie tzw. kilometrówki nadal obowiązuje, ale tylko w przypadku, gdy używają osobowych aut firmowych wliczających się do kosztów stałych firmy (mogą wówczas odliczać 100% tych kosztów). Pracodawca rozliczający korzystanie z własnego prywatnego auta w celach służbowych może obecnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu maksymalnie 75% kosztów eksploatacji pojazdów służbowych.

Kilometrówka 2019 – pracownicy

Jeżeli pracownicy wykorzystują do wykonywania zadań pracowniczych prywatne pojazdy, wówczas pracodawca może refundować im koszty eksploatacji tych pojazdów, poprzez rozliczenie z faktycznie przejechanych kilometrów. Należy wtedy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Pracodawca jest więc zobligowany do zwrócenia pracownikowi sumy wynikającej mnożenia liczby przejechanych kilometrów przez wysokość stawki za 1 kilometr. Inaczej wyglądać to będzie w sytuacji rozliczenia ryczałtowego.

Pracodawca, który będzie chciał się w ten sposób rozliczać się ryczałtowo ze swoim pracownikiem, musi ustalić miesięczny limit kilometrów na jazdy służbowe. Ustalony limit kilometrów należy wskazać w umowie między pracodawcą a pracownikiem. Aby wyliczyć wysokość ryczałtu miesięcznego, należy pomnożyć tę wartość przez stawkę za kilometr, podaną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Stawka za kilometr w roku 2020 rok w zależności od pojazdu odpowiednio:

  • samochód osobowy o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Limit kilometrów jest ustalany w zależności od liczby ludności miasta lub gminy i wynosi:

  • 300 km – w miejscowościach do 100 tysięcy mieszkańców,
  • 500 km – w miejscowościach od 100 do 500 tysięcy mieszkańców,
  • 700 km – w miejscowościach powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

Kwota ryczałtu za samochód prywatny użytkowany do celów służbowych, którą wówczas będzie należało wypłacić, stanowi więc iloczyn kilometrów przyznanych w limicie przez stawkę za kilometr. 

Aby pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt, powinien on składać co miesiąc stosowne oświadczenia o korzystaniu z pojazdu prywatnego w celach służbowych. Takie oświadczenie powinno być składane na piśmie – wzór dokumentu można znaleźć w sieci.

Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu samochodu przed 2019 r.

Jeszcze kilka lat temu poza ryczałtem można było rozliczać się na podstawie kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. W takim przypadku mowa o rozliczeniu na podstawie rzeczywistych kosztów używania pojazdu. Z całą pewnością rozliczenie to było prostsze – wysokość kilometrówki ustalana była przez iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Maksymalne stawki wskazane były w wyżej wymienionej ustawie.

Pracodawca miał przy tym obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której musiały się znajdować m.in. takie dane, jak: imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby, która używa pojazd czy liczba faktycznie przejechanych kilometrów.

Umowa o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych

Jednym ze sposobów na odzyskanie przez pracownika kosztów poniesionych w wyniku eksploatacji własnego samochodu na cele służbowe jest umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych powinien być ujęty jako załącznik do umowy o pracę. Pracodawca sam decyduje o przyznawanym limicie kilometrów pokonywanych miesięcznie w celach służbowych i ustala go w porozumieniu z pracownikiem.

W umowie musi znaleźć się także zapis, który zobowiązuje pracodawcę, do refundacji poniesionych przez pracownika wydatków, związanych z eksploatacją pojazdu do celów służbowych. Wydatki te pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z działalności.

W umowie należy precyzyjnie określić, jaki pojazd będzie wykorzystywany przez pracownika. Kwota za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych zależy od ustalonej stawki za 1 km przebiegu. Konieczne jest zapisanie pojemności skokowej silnika oraz określenie miesięcznego limitu jazd lokalnych. Wysokość tego limitu nie może przekroczyć wartości, które znajdują się w § 1 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku dotyczącego warunków i sposobu dokonywanie zwrotu wydatków za używanie prywatnych samochodów osobowych, motocykli czy motorowerów do celów służbowych.

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych musi też zawierać datę i miejsce jej zawarcia oraz zapisy dotyczące rozwiązania umowy. Na dokumencie podpisują się obie strony umowy. W przypadku jazd lokalnych zawierana jest umowa o charakterze cywilnoprawnym. Jeśli pracownik zamierza pojechać prywatnym autem w podróż służbową, to musi złożyć odpowiedni wniosek, a pracodawca może, ale nie musi się zgodzić na takie rozwiązanie. Wówczas numer rejestracyjny pojazdu jest wpisywany na poleceniu wyjazdu służbowego.

Oceń ten wpis
Gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych
Ocena: 0, liczba głosów: 0

Opinie

Izolda
2019-12-11, 16:21
Jakieś zasady są zawsze określone. Musi być to sprecyzowane. Wiele się przecież słyszy, że ludzie jeżdżą całymi rodzinami nawet na wczasy swoim samochodem. Ja się pytam jak to jest?
oddelegowany
2019-05-22, 11:22
Używam samochodu swojego do celów służbowych. Pracodawca mi płaci za benzynę. Wie ile km zajmie mi wyjazd służbowy. mam płacone 50 gr brutto za 1 km. Ja na tym nie tracę, bo jeżdżę na gazie, a gaz jest dużo tańszy niż benzyna. Szkoda tylko, że pracodawca nie płaci za amortyzację, bo przecież auto się zużywa.
Donatan
2019-05-08, 10:35
W wielu miejscach to powszechna praktyka, samochody służbowe to podstawa do realizacji wielu działań na rzecz firmy czyli jest to narzędzie do pracy. Tak jest prawda.
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.