Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 934        SUBSKRYBUJE: 6988
Tematy, które interesują czytelników:  Obowiązki pracownika, Dokumentacja pracownicza, Płaca minimalna, Handlowiec, Zainteresowania w CV, Praca na macierzyńskim, Działalność gospodarcza

Gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych

Gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych

W praktyce często dochodzi do sytuacji, w której to pracownicy użytkują swój samochód w jazdach lokalnych w celach służbowych. Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie się pracodawcy z podwładnym? Czy konieczne jest podpisanie dodatkowej umowy?

Użytkowanie prywatnych pojazdów w służbowych celach nie jest sytuacją ani nową, ani tym bardziej mało popularną. Z punktu widzenia pracodawcy, to możliwość zaoszczędzenia środków finansowych, które należałoby wyłożyć na zakup pojazdu i jego utrzymanie. Aby jednak użytkowanie przez pracownika pojazdu prywatnego w celach służbowych było zgodne z prawem, niezbędne jest zawarcie stosownej umowy. Ponadto, niezbędne jest:

  • zamieszczenie odpowiedniej informacji w skierowaniu na badania profilaktyczne, mówiącej że pracownik będzie wykorzystywał prywatny pojazd w celach służbowych,
  • uwzględnienie tego faktu w ocenie ryzyka zawodowego,
  • dokonywanie przez pracodawcę zwrotu kosztów używania pojazdu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami należy wskazać, że użytkowanie samochodów do celów służbowych jest możliwe w ramach umów cywilnoprawnych ? zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym.

Na badania lekarskie

Wykorzystywanie przez pracownika do wykonania zadań służbowych swojego prywatnego pojazdu (gdy tak ustalił on z pracodawcą) jest równoznaczne z koniecznością skierowania podwładnego na badania lekarskie. Istotną kwestią jest przy tym umieszczenie tej informacji w skierowaniu na badania wstępne lub profilaktyczne, gdyż dzięki temu lekarz będzie miał możliwość zlecić ewentualnie dodatkowe badania. Mowa tu o badaniach przeprowadzanych przez okulistę (ten przeprowadza między innymi badanie zjawisk olśnienia i widzenia zmierzchowego). Trzeba przy tym podkreślić, że dodatkowe badania nie są uzależnione ani od tego, jaki samochód prowadzi pracownik, ani od częstotliwości jego użytkowania.

Zwrot kosztów

Użytkowanie przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych odbywa się za zwrotem kosztów jego użytkowania. Pracodawca może wypłacać środki w dwóch formach:

  • miesięcznego ryczałtu,
  • na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tak zwana kilometrówka).

Sposób wyboru metody wypłacania zwrotu kosztów użytkowania prywatnego pojazdu zależy wyłącznie od pracodawcy, choć powinien on w tej kwestii porozumieć się z pracownikiem. Warto też wiedzieć, na czym polegają główne różnice.

To Cię powinno też zainteresować: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o swoim wynagrodzeniu

Ryczałt ? Zwrot kosztów w tej formie jest uregulowany w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Pracodawca, który będzie chciał się w ten sposób rozliczać ze swoim pracownikiem, musi ustalić miesięczny limit kilometrów na jazdy służbowe. Jednocześnie trzeba wskazać, że limit ten nie może przekroczyć:

  • 300 km ? w miejscowościach do 100 tysięcy mieszkańców,
  • 500 km ? w miejscowościach od 100 do 500 tysięcy mieszkańców,
  • 700 km ? w miejscowościach powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

Ryczałt, który pracodawca jest zobowiązany wyliczyć co miesiąc jest równy iloczynowi stawki za 1 kilometr przebiegu użytkowanego pojazdu i miesięcznego limitu, jaki został ustalony. Jednocześnie ustawodawca przewidział maksymalne stawki, które obliczone zostały biorąc pod uwagę pojemność skokową silnika:

  • do 900cm3 ? 0,5214 zł,
  • powyżej 900cm3 ? 0,8358 zł.

Aby pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt, powinien on składać co miesiąc stosowne oświadczenia o korzystaniu z pojazdu prywatnego w służbowych celach.

Kilometrówka ? Poza ryczałtem strony mogą też rozliczać się na podstawie kilometrówki. W takim przypadku mowa o rozliczeniu na podstawie rzeczywistych kosztów używania pojazdu. Kilometrówka została także szczegółowo uregulowana w przepisach prawa ? w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Z całą pewnością rozliczenie to jest prostsze ? wysokość kilometrówki ustalana jest jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Maksymalne stawki wskazane zostały w wyżej wymienionej ustawie. Trzeba przy tym pamiętać, że pracodawca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której muszą znaleźć się między innymi takie dane, jak: imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby, która używa pojazd czy liczba faktycznie przejechanych kilometrów.

Zobacz inne porady dla pracowników

Komentarze do wpisu

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.