Urząd Pracy, ZUS, PIP i Urząd Skarbowy

Kontrola pracowników ZUS-u w Twojej firmie. Co musisz wiedzieć?

28 kwietnia 2020

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 16 głosów

16 głosów

8 komentarzy
Kontrola pracowników ZUS-u w Twojej firmie. Co musisz wiedzieć?
Z informacji zgromadzonych m.in. przez GUS wynika, że w Polsce codziennie powstaje ok. 1 200 nowych firm. Część z nich to przyszli pracodawcy. Gdy firma będzie się rozwijać, jej właściciel zdecyduje się zatrudnić pierwszych, a potem kolejnych pracowników.

Z momentem przyjęcia do pracy pierwszego podwładnego na pracodawcę spadają jednak konkretne obowiązki. O czym mowa?

Zatrudniając w oparciu o umowę o pracę, to właśnie ty – jako pracodawca – masz obowiązek m.in. przeszkolić swojego podwładnego w zakresie zasad BHP i odprowadzać za niego składki do ZUS-u. Jeżeli chodzi o tę drugą kwestię, to możesz spodziewać się kontroli ze strony pracowników ZUS-u. To właśnie oni zajmują się kontrolowaniem m.in. zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych.

Dlaczego pracownicy ZUS kontrolują pracodawców?

Jeżeli chodzi o kontrole przeprowadzane przez pracowników ZUS-u, to należy wskazać, że mają one związek z faktem, że pracodawcy muszą odprowadzać składki za osoby ubezpieczone. Co więcej, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany opłacać obowiązkowe składki również za siebie. Poza dokonywaniem regularnych opłat właściciel firmy musi pamiętać o wypełnieniu stosownych formularzy. Jeżeli korzysta z usług biura rachunkowego, to obowiązki te realizują za niego specjaliści. Gdy jednak prowadzi księgowość firmy samodzielnie, to jest zobowiązany sam zadbać o dopełnienie tych formalności.

Odprowadzanie składek przez pracodawcę ma kluczowe znaczenie, jeżeli chodzi o dostęp do publicznej służby zdrowia czy nabycie prawa do późniejszego świadczenia emerytalnego. Z tego też względu pracownicy ZUS-u przeprowadzają kontrole, by dopilnować realizacji obowiązujących przepisów.

Szukasz pracy?

Tapicer

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Mroczeń
Dodana

Operator maszyn (dobra lokalizacja BB)

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Elektromechanik

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Poznań
Dodana

Mechanik pojazdów szynowych

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Poznań
Dodana

Video

Co sprawdzają inspektorzy ZUS-u?

Kontrole z ZUS-u są wcześniej zapowiadane, dlatego przedsiębiorca może się do nich odpowiednio przygotować.

Jeżeli chodzi o zakres kontroli przeprowadzanej przez inspektorów ZUS-u, to pracownicy ci sprawdzają m.in.:

  • czy wysokość poszczególnych składek została przez pracodawcę wyliczona w sposób prawidłowy,
  • terminowość składania poszczególnych formularzy,
  • prawidłowość wystawionych przez pracodawcę zaświadczeń, które pracownicy przedstawiają, starając się o różne świadczenia.

Z powyższego wynika, że zakres kontroli bywa dość szeroki, a pracodawca musi liczyć się z tym, że będzie zobowiązany udostępnić całą zgromadzoną dokumentację. Podczas kontroli inspektorzy najczęściej sprawdzają dokumentację maksymalnie z okresu 5 lat.

Kontrola przeprowadzana przez ZUS kontra kontrola z US

Pracodawca może spodziewać się kontroli z różnych urzędów. Jeżeli chodzi o urząd skarbowy, to urzędnicy mogą dokonywać niezapowiedzianych wizyt, zaś inspektorzy ZUS muszą o takiej pracodawcę odpowiednio wcześniej poinformować. Oznacza to, że ma on czas, aby przygotować się do kontroli, w tym uporządkować dokumenty. Jeżeli chodzi o częstotliwość kontroli dokonywanych przez pracowników ZUS-u, to pracodawcy najczęściej są sprawdzani w odstępach pięcioletnich.

W odróżnieniu od kontroli przeprowadzanych przez przedstawicieli fiskusa, inspektorzy ZUS-u najczęściej nie nakładają na pracodawców kar pieniężnych za błędy. Oczywiście wiele zależy od stanu dokumentacji i tego, czy przedsiębiorca prowadzi ją rzetelnie. Drobne błędy są po prostu korygowane. Zdarza się także, że pracodawca jest zobowiązany dokonać dodatkowej opłaty – gdy np. źle wyliczył wysokość składki. Z tego powodu właściciele firm nie powinni się obawiać takiej kontroli, ale traktować ją jako okazję do sprawdzenia, czy dokumentacja faktycznie jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Każda firma prędzej czy później będzie skontrolowana przez inspektorów ZUS-u. Jeżeli działamy zgodnie z obowiązującym prawem, to nie należy bać się takiej kontroli. Nawet jeśli wykaże ona jakieś nieprawidłowości, np. w obliczeniach składek, to po prostu będziemy musieli je uregulować. Kar za to mogą obawiać się osoby, które działają na granicy prawa.

Najczęściej zadawane pytania

Co kontrolują inspektorzy z ZUS-u?

Zakres kontroli z ZUS-u może być bardzo szeroki, jednak najczęściej sprawdzane są: prawidłowe obliczanie i odprowadzanie składek, terminowość składania różnych formularzy i wniosków.

Czy trzeba się bać kontroli z ZUS-u?

Przedsiębiorcy działający zgodnie z literą prawa nie mają się czego obawiać, nawet jeśli wkradnie się jakiś drobny błąd w obliczeniach, czy w terminach opłacania składek.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Patrycja Kosek

Dziennikarz

Marketing specialist w WhitePress. Copywriter w Aplikuj.pl Dziennikarz w bielsko.biala.pl. Ponad 10 lat doświadczeń.
Moja praca kręci się wokół treści. Tworzę, przerabiam, sprawdzam, poprawiam, zlecam i weryfikuję. Planowanie i budowanie contentu sprawia mi przyjemność, tak samo jak poznawanie rozmaitych metod komunikacji i efektywne ich wykorzystanie. 

8 komentarzy

Pablo

Pablo

Kontrole ZUS są czasem uciążliwe, ale trzeba je traktować jako coś normalnego i ważnego. Dobrze wiedzieć, że przy drobnych błędach nie nakładają od razu kar.
Zuzanna

Zuzanna

To dobrze, że pracodawca odprowadza za nas składki, ale też warto pamiętać o własnym ubezpieczeniu i odprowadzaniu składek, jeśli prowadzimy własną działalność.
Turysta

Turysta

Kontrole ZUS-u to ważna sprawa, ponieważ dzięki nim pracodawcy nie są w stanie ukryć nieprawidłowości i oszukać pracowników.
Ksenia

Ksenia

Dobra informacja dla pracowników, którzy powinni wiedzieć, że ich pracodawcy muszą regularnie odprowadzać składki do ZUS-u i mieć dokumentację w porządku.
ciocia

ciocia

Artykuł na pewno bardzo przydatny. Mnie on nie dotyczy. Nie wiedziałem, że taka masa firm powstaje w naszym kraju każdego dnia.
Ignacy

Ignacy

Każdy pracodawca jak zatrudnia pracowników to na pewno wie, co mogą sprawdzać jak jest kontrola pracowników ZUS. Kontrole tego typu są bardzo pożyteczne.
Zig Muno

Zig Muno

Dobrze chociaż , że zazwyczaj taka kontrola w małych firmach inaczej jest realizowana, że nie jest tak, że nagle człowiek się budzi a tu kontrola wpada na mieszkanie :))))
Aga

Aga

Dobrze, że są kontrole jak jest wiele nieprawidłowości. Jeżeli to przynosi skutek i chroni w jaki.s sposób pracownika to z pewnością jest to dobre. U nas niedawno była taka zus kontrola.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.