Pytanie o możliwość rozszerzenia pracownikowi zakresu obowiązków, pojawia się najczęściej w czasie światowego kryzysu. Wówczas przedsiębiorcy zmuszeni do redukcji etatów, zastanawiają się, w jaki sposób rozłożyć obowiązki nieobecnych pracowników. Ponieważ rozszerzenie zakresu obowiązków osób zatrudnionych jest możliwe, warto wiedzieć, w jaki sposób zrobić to prawidłowo.
Pracodawca powinien pamiętać przede wszystkim o tym, że zatrudniając pracownika jest zobowiązany przedstawić mu zakres jego obowiązków. To jedno z podstawowych zadań każdego pracodawcy. W praktyce zatem określenie rodzaju pracy, jaki wykonuje pracownik znajduje się w podpisanej przez niego umowie.
Od ogółu do szczegółu
Nie zawsze w umowie musi się znaleźć dokładne wyszczególnienie obowiązków, jakie pracodawca powierza podwładnemu. W takiej sytuacji pracodawca faktycznie ma możliwość uszczegółowienia zakresu obowiązków swojego podwładnego. Inaczej mówiąc, nowe obowiązki – jeżeli wynikają z rodzaju pracy określonej w umowie o pracę – nie muszą zostać uregulowane dodatkowymi dokumentami. Pracodawca nie będzie miał zatem obowiązku dokonania wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 Kodeksu pracy).
Jeżeli jednak w treści podpisanej przez strony umowy o pracę znalazły się dokładne szczegóły dotyczące pracy, jaką będzie wykonywać pracownik, konieczne będzie przygotowanie przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego. Wyjątkiem od tej zasady będzie sytuacja, w której zmiany warunków pracy będą mieściły się w zakresie uprawnień, np. osób zarządzających firmą.
Wypowiedzenie zmieniające
Z wypowiedzenia zmieniającego pracodawca może skorzystać w każdej chwili. Takie wypowiedzenie uważa się za dokonane, jeżeli osoba zatrudniająca przedstawiła je w formie pisemnej. Pracownik może je przyjąć, ale może również odmówić przyjęcia zaproponowanych mu warunków pracy. Przyjmuje się, że pracownik, który nie złożył oświadczenia o odmowie przyjęcia warunków, wyraził na nie zgodę.
Co w sytuacji, gdy pracownik zdecydował, że zaproponowane mu przez pracodawcę obowiązki nie spełniają jego oczekiwań? Wówczas, zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Kluczowe jest przy tym zamieszczenie pouczenia w tej kwestii w dokumencie wręczanym pracownikowi.
Przygotowanie wypowiedzenia zmieniającego będzie też konieczne w sytuacji, gdy zakres obowiązków pracownika ulegnie istotnej zmianie. Warto o tym pamiętać, ponieważ zgodnie ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Sąd Najwyższy, istotne zmiany zakresu obowiązków nie mogą zostać uznane za polecenie służbowe (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 czerwca 2002 r., sygn. akt II UK 282/11).
Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające?
Nie zawsze pracodawca będzie musiał rozwiązać kwestię powierzenia obowiązków jednego pracownika drugiemu, przez korzystanie z wypowiedzenia zmieniającego. Wystarczające może być porozumienie zmieniające. To, co prawda, jest uregulowane w Kodeksie cywilnym, ale wystarcza, jeżeli strony zgodnie zgadzają się w kwestii obowiązków pracownika. W praktyce zatem, by możliwe było zastosowanie porozumienia zmieniającego, konieczna jest zgoda obu stron umowy o pracę.
Tryb wypowiedzenia zmieniającego jest uregulowany w art. 42 Kodeksu pracy. Wypowiedzenie uważa się za prawomocne, jeżeli pracownikowi zostały przestawione na piśmie nowe warunki i obowiązki. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków, umowa o pracę zostanie rozwiązana z upływem okresu wypowiedzenia. Jeśli pracownik nie złoży pisemnego oświadczenia o odmowie przed upływem połowy czasu wypowiedzenia, uznaje się, że wyraził zgodę na nowe warunki i je przyjmuje. Pismo wręczone przez pracodawcę powinno koniecznie zawierać informację o tym procesie. Jeśli pracodawca takiej informacji nie zamieścił, pracownik ma czas na złożenie oświadczenia o odmowie do końca okresu wypowiedzenia.
Zakres obowiązków pracownika
Zakres obowiązków wykonywanych przez pracownika ściśle zależy od wykonywanego stanowiska pracy i jest sprawą bardzo indywidualną. Aplikując na dane stanowisko, a później podpisując umowę, rodzaj wykonywanej pracy i zakres obowiązków powinny zostać przedstawione do wiadomości przyszłego pracownika. W umowach najczęściej znajduje się odpowiednia sekcja opisująca szczegółowo przyszłe obowiązki i czynności, jakie mają być wykonywane przez osobę podpisującą umowę. Nakładane obowiązki powinny być adekwatne do stanowiska i charakteru pracy. Pracodawca musi później przestrzegać tego, co wymienił – nie może przekraczać wyznaczonych przez siebie ram, więc nie może bez konsekwencji dodawać kolejne obowiązki czy zadania. Jeśli coś ewidentnie nie należy do wymienionych obowiązków, pracownik może odmówić wykonania danego zadania.
Zgodnie z prawem, pracodawca może określić i przekazać pracownikowi zakres jego obowiązków w formie ustnej. To od pracodawcy zależy, czy woli przedstawić je w formie pisemnej, czy jednie opowie pracownikowi o jego obowiązkach. Mimo wszystko, warto jednak zdecydować się na formę pisemną, by uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych konfliktów. Wykaz czynności nie musi stanowić integralnej części umowy o pracę, więc może zostać przedstawiony jako osobny dokument. Wtedy łatwiej będzie go zmienić. Jeśli zakres jest wpisany w umowę o pracę, konieczne jest zmienienie umowy lub wręczenie wypowiedzenia zmieniającego, co sprawia więcej zachodu.
Rozszerzenie obowiązków pracownika
Pracodawcy często redukują liczbę stanowisk w swoich przedsiębiorstwach, zmuszeni do tego przez niewypłacalność lub po prostu chcąc zaoszczędzić. Wtedy osoby pozostające w firmie często muszą przejąć obowiązki osób, które zostały zwolnione. Co w takim przypadku? Czy takie osoby muszą podpisać wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę? Jeśli zakres obowiązków przedstawiony był ustnie lub jako osobny dokument, nie ma takiej potrzeby. Co jednak w innych sytuacjach?
Rozszerzenie zakresu obowiązków pracownika nie będzie wymagało spisania wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego, również w sytuacji, gdy dodatkowe zadania i obowiązki mogą zostać uznane za mieszczące się w ramach rodzaju wykonywanej pracy, stanowiska czy zawodu, tak jak zostało to określone w treści umowy o pracę.
Jeśli zakres obowiązków został przedstawiony ustnie lub w formie pisemnej jako osobny dokument, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianie ich obowiązków w takiej samej formie, podając przy tym datę wejścia zmian w życie.
Jeżeli jednak w umowie o pracę wypisane zostały szczegółowe obowiązki i zadania dla danego stanowiska i rodzaju pracy, wymagana jest zgoda pracownika i wypowiedzenie zmieniające. Może być też tak, że drobne zmiany warunków pracy, lub takie, które mieszczą się w zakresie uprawnień kierowniczych (czyli są poleceniem służbowym), nie będą wymagały podejmowania takich kroków.
Zmiana zakresu obowiązków pracownika
Czasem zdarza się, że zakres obowiązków pracownika musi ulec pewnym zmianom. Taka operacja nie musi się jednak wiązać ze zmianą treści umowy o pracę. Jeśli nie były ustalone w formie pisemnej, albo stanowiły osobny dokument do umowy o pracę, nie jest konieczna zmiana umowy.
Jeśli natomiast dodane mają być czynności, które wykraczają poza granicę ustalonego rodzaju pracy, stanowiska lub zawodu, zmianę zakresu obowiązków pracownika należy wprowadzić w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego do umowy o pracę. Pracodawca powinien jednak unikać takich kryptozmian stanowisk. W takich przypadkach zmianie powinno ulec stanowisko, a nie zakres obowiązków.
Co jeśli pracownik nie wyrazi zgody na zmianę obowiązków? Wypowiedzenie warunków umowy o pracę następuje w momencie, gdy pracownikowi przedstawia się propozycje zmian w formie pisemnej, a on nie wyrazi zgody na ich przyjęcie. Wtedy umowa o pracę z pracownikiem, który do połowy okresu wypowiedzenia złoży pracodawcy oświadczenie o nieprzyjęciu proponowanych warunków, ulegnie rozwiązaniu wraz z upływem okresu wypowiedzenia. Jeśli natomiast pracownik wyrazi zgodę przyjęcie nowych warunków pracy, wchodzą one w życie po upływie okresu wypowiedzenia, czyli po czasie rozwiązania poprzedniej umowy.
Zmiana zakresu obowiązków może być bardziej lub mniej skomplikowanym procesem, ale zawsze powinna przebiegać w atmosferze wzajemnego szacunku i szczerości. Należy unikać wszelkich nieporozumień, niedomówień i nieścisłości, co przełoży się na korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
