Nadmiar obowiązków w pracy. Co dalej?

Gdy dopada Cię nadmiar obowiązków w pracy

Niezależnie od stanowiska, każdy pracownik otrzymuje określoną pulę obowiązków. Gdy jednak obowiązków jest za dużo, pojawia się problem – w jaki sposób sprostać zadaniom i nie spędzać w pracy weekendów? Jak uniknąć frustracji i zmęczenia pracą, która się nie kończy? Jest kilka sposobów, które mogą pomóc w ułożeniu zawodowych obowiązków i sprawią, że faktycznie zaczniesz się z wszystkim wyrabiać.

Organizacja zadań – wyznacz priotytety

Nie wszystkie zadania, jakie musisz wykonać, są na wczoraj. Zdecydowana większość pracowników ma jednak problem z określaniem priorytetów. Dobrze zatem na spokojnie zastanowić się, które zadania są najważniejsze. Powinno to pozwolić na zbudowanie listy zadań, na której znajdą się w pierwszej kolejności najpilniejsze rzeczy. To właśnie na tych pracownik powinien się skupić. Spójrz na swój dzień pracy.

Zdarza się, że codzienność w pracy faktycznie spędzamy na… plotkach. To wcale nie jest niemożliwe, wystarczy, że w pokoju pracuje więcej niż jedna osoba, by co chwilę się rozpraszać. Innym przykładem jest udzielanie pomocy wszystkim pracownikom, którzy o nią proszą. W takiej sytuacji zadania pracownika zostają nietknięte, a on sam jest zmuszony do robienia nadgodzin lub „zabierania” pracy do domu.

Za dużo obowiązków w pracy? Nie bierz na siebie wszystkiego

przepracowanie to moment, w którym pracownik nie ma ochoty na przyjście do firmy. Jeżeli czujesz, że jesteś przepracowany, to powinieneś pomyśleć o tym, by nie brać więcej zadań aż do momentu, gdy nie skończysz tych, nad którymi aktualnie pracujesz. Choć tu potrzebna jest odwaga – trzeba powiedzieć „nie” szefowi, to z całą pewnością robisz to wyłącznie dla swojego dobra. Niekiedy zresztą na dłuższą metę również dla pracodawcy okazuje się to korzystne: ciągłe przepracowanie może doprowadzić do wypalenia zawodowego, a wówczas skuteczność pracownika spada na dobre. Lepiej czasem wyraźnie sprzeciwić się nawałowi pracy, niż tak się wykańczasz, że w ostateczności jedynym rozwiązaniem będzie zmiana pracy. Więcej o wpływie długotrwałego stresu na człowieka i wypaleniu zawodowym w poniższej prezentacji:

Ponadto, jeśli pracujesz w zespole, który dzieli się zadaniami, być może przejmujesz zbyt wiele obowiązków. A może jesteś na stanowisku kierowniczym i tak angażujesz się w efekty pracy zespołu, że nie nadążasz za innymi zdaniami? Pamiętaj, że jako menedżer to właśnie Ty decydujesz, jak dokładnie rozdzielone są obowiązki. Jeśli zarządzanie i inne prace zajmują większość Twojego czasu, staraj się oddelegować te zadania, które spokojnie mogą wykonać inni. Przekonanie, że we wszystkim jest się niezastąpionym, może być pułapką prowadzącą do przytłoczenia nadmiarem pracy.

„Nie wyrabiam się w pracy…”, czyli szczera rozmowa z szefem

Jeżeli pracy jest za dużo i nie tylko ty, ale i inni członkowie zespołu się nie wyrabiają, to dobry moment, by porozmawiać z szefem. Warto, by miał on świadomość, że jego podwładni są u kresu wytrzymałości i wkrótce mogą mieć problem z obsługą np. bieżących zleceń. W takiej sytuacji utworzenie nowego miejsca pracy wydaje się najrozsądniejszym rozwiązaniem. Aby pracodawca mógł jasno zobaczyć, że pracy jest zbyt wiele jak na możliwości zespołu, powinieneś na rozmowę w tej sprawie odpowiednio się przygotować: zrobić podsumowanie zadań, w miarę możliwości podać w liczbach co się zmieniło, że obowiązków jest więcej, ile czasu zajmuje ich wykonanie. Wykaż, operując faktami, że w takim trybie nie sposób wyrabiać się z bieżącymi zadaniami.

Pomyśl o wakacjach

Nadmiar obowiązków prowadzi do zmęczenia. Urlop to dobre rozwiązanie nie tylko z uwagi na możliwość oderwania się od codziennej pracy. Dzięki wypoczynkowi do firmy możesz powrócić wypoczęty i inaczej spojrzeć na dotychczasowe obowiązki. Może się okazać, że tych jest znacznie mniej, niż sobie wyobrażałeś. Czasami nawet jeden dzień wolnego w środku tygodnia pozwoli Ci odetchnąć i złapać więcej dystansu. Gdy zrelaksujesz się i poświęcisz trochę czasu własnym potrzebom, będziesz w stanie z innej perspektywy spojrzeć na pracę i zastanowić się, z czym jest związany nadmiar pracy i jak możesz mu zaradzić, by dalej się nie przemęczać.

Bądź asertywny

Jeżeli zauważyłeś, że nadmiar obowiązków nie jest spowodowany Twoim niezorganizowaniem tylko tym, że jesteś wykorzystywany przez współpracowników, to nie wahaj się odmówić pomocy. Gdy nie chcesz stawiać koleżanki z pracy w niezręcznej sytuacji, powiedz, że chętnie pomożesz, ale oczekujesz, że ona pomoże Tobie. Jednak w sytuacjach, gdy po raz kolejny jesteś proszony o wykonanie zadań, które należą do stałych obowiązków współpracownika i nie ma wyraźnego powodu, byś go wyręczał, bądź też jego prośba nie wynika z braku umiejętności czy braku czasu, ale jest próbą zrzucenia z siebie mniej lubianych obowiązków, naucz się po prostu mówić "nie".

Jeśli masz problem z wyrażaniem sprzeciwu nawet wtedy, kiedy powinieneś, dowiedz się, jak być bardziej asertywnym, np. z poniższego materiału:

Gdy jesteś nową osobą w zespole, jest to oczywiście dużo trudniejsze, bo może zostać odebrane jako zachowanie niekoleżeńskie lub brak pokory. Jednak wiele zależy od Twojej oceny, czy prośba koleżanki/kolegi jest uzasadniona i czy masz czas i możliwość pomóc, oraz od sposobu, w jaki to zakomunikujesz. Możesz po prostu delikatnie odmówić, tłumacząc, że tym razem musisz się zająć swoimi obowiązkami i być może ktoś inny jest w stanie pomóc.

Po pracy bądź sobą

Zdarza się, że pracownik po wyjściu z pracy jest… dalej pracownikiem. Jeżeli zabierasz do domu pracę lub nieustannie myślisz o tym, co trzeba jeszcze zrobić, to z całą pewnością nie odpoczywasz. Dobrze, byś pomyślał o sobie, a na pracowniczych zadaniach koncentrował się tylko w godzinach pracy. To pozwala na wyciszenie się i odreagowanie całego dnia. Jeśli używasz telefonu służbowego, a charakter pracy nie wymaga stałego bycia pod telefonem, wyłączaj go po godzinach, bo nie masz wówczas obowiązku prowadzić służbowych rozmów. Nawet gdy w pracy jest bardzo intensywny okres i dzieje się mnóstwo rzeczy, nie warto myśleć o tym w wolnym czasie, jeśli nie jest to konieczne. Ucz się dystansu.

Z czego wynika nadmierna ilość obowiązków w pracy?

W krajach rozwijających się w tak szybkim tempie, jak np. Polska, nadmiar pracy staje się zjawiskiem poniekąd standardowym. Firmy otrzymują coraz więcej zleceń, mają większe przychody, przez co inwestują też w nowe dziedziny, które dotąd nie były zupełnie ruszane, jak np. marketing czy nowe urządzenia. A to wiąże się z koniecznością odbycia przez pracowników dodatkowych szkoleń i kursów czy wzięcia na siebie kolejnych zadań. Jeśli wydaje Ci się, że masz coraz więcej pracy, ale nie bardzo wiesz, dlaczego, zadaj sobie kilka pytań, które pomogą Ci w ocenie sytuacji.

Odpowiedź na te i inne pytania pozwoli Ci lepiej poznać przyczynę stanu rzeczy i odpowiednio przedstawić to w rozmowie z szefem. Nadmiar obowiązków pracownika wynika także stąd, że choć pracy przybywa, to często pracodawcy mają problem z rozszerzeniem załogi, czyli zatrudnieniem dodatkowych osób. Czasami jest to spowodowane niechęcią do ponoszenia większych wydatków, ponieważ dopiero od niedawna firma zaczęła dobrze zarabiać i przedsiębiorcy ciężko jest się zdecydować na dodatkowe koszty. Jednak w większości przypadków jest to spowodowane po prostu tym, że brakuje na rynku dobrych i rzetelnych pracowników, których można by ze spokojem zatrudnić. Zbyt duża ilość obowiązków w pracy może wiązać się również ze złą pracą kierowników. Osoby na wyższych stanowiskach w firmie nie zawsze potrafią dobrze rozdzielać obowiązki, aby poprawić efektywność pracy całego przedsiębiorstwa.

Nadmiar obowiązków w pracy może być też wynikiem spadku wydajności poszczególnych pracowników, którzy np. od pewnego czasu mają niską motywację lub dawno nie korzystali z urlopów, przez co są przemęczeni. Bardzo często zdarza się też tak, że firm ma źle określone procedury pracy, które zamiast usprawniać działanie całego przedsiębiorstwa, tylko je jeszcze bardziej spowalniają. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie kogoś z zewnątrz, kto będzie mógł przeprowadzić pewnego rodzaju audyt i spojrzeć świeżym okiem na sposób pracy przedsiębiorstwa, a w efekcie zaproponować rozwiązania, które wszystko usprawnią.

Nadmiar obowiązków w pracy może być związany także z występowaniem pewnych rozpraszaczy, które źle wpływają na wydajność pracowników. Warto przeanalizować pod tym względem warunki ich pracy.

Z czego wynika nadmiar obowiązków w pracy?

Poza życiem zawodowym każdy z pracowników ma swoje życie prywatne. To drugie, niestety, często cierpi kosztem tego pierwszego. Ma to miejsce zwłaszcza wówczas, gdy obowiązków w pracy systematycznie przybywa. Choć szef może chcieć w ten sposób wyróżnić pracownika, który się po prostu sprawdza, przeciążenie nadmiarem obowiązków – zwłaszcza w dłuższej perspektywie – może skończyć się zawodowym wypaleniem.

W jaki sposób poradzić sobie, gdy obowiązków z tygodnia na tydzień przybywa? Podstawą jest konieczność określenia przyczyn takiego stanu rzeczy. Czy firma w ostatnim czasie przeprowadziła optymalizację kosztów i postanowiła zwolnić kilku pracowników? Czy to kwestia braku organizacji w zakładzie pracy? A może szef zleca załatwienie najważniejszych spraw tylko jednemu pracownikowi, bo wie, że się na nim nie zawiedzie?

Nadmiar pracy gdy firmy nie stać na kolejnego pracownika 

Są firmy, które latami nie wykazują dochodu, bo wszystkie wypracowane środki przeznaczają na dynamiczny rozwój. Takie przedsiębiorstwa często tną koszty na wszystkich możliwych płaszczyznach, nierzadko ograniczając też zatrudnienie. W takim przypadku osoby zatrudnione często pracują ponad siły. Jeżeli firmy nie stać na zatrudnienie kolejnego pracownika warto, by zespół przemyślał przyjęcie stażystów lub praktykantów.

Dlaczego przyjęcie stażysty lub praktykanta może być dobrym rozwiązaniem? Korzyści osiągają obie strony: firma może zyskać na pewien czas pracownika, który będzie mógł wykonywać mniej skomplikowane zadania, a stażysta lub praktykant otrzyma szansę nabycia szeregu umiejętności. Warto też pamiętać, że przyjęcie do firmy stażysty nie wiąże się dla pracodawcy z większymi kosztami.

Nadmiar pracy wynikający ze złej organizacji

Zlokalizowanie przyczyn problemu z natłokiem zadań jest podstawą kwestią, bo pozwala na wdrożenie zmian. Gdy mowa o nadmiarze obowiązków, pracownik powinien przyjrzeć się nie tylko temu, w jaki sposób organizuje sobie pracę, lecz także zwrócić uwagę na przepływ informacji w firmie. Czy poszczególne działy mają ze sobą dobry kontakt? Czy pracownicy otrzymują wytyczne odpowiednio wcześniej, czy na przysłowiową ostatnią minutę? Odpowiedź na takie pytania jest kluczowa.

Jeżeli w firmie zawodzi przepływ informacji, to pracownicy powinni postarać się zmienić dotychczasowy model pracy. Warto pomyśleć o opracowaniu nowego, który sprawdzi się lepiej. Jeżeli sam pracownik ma problem z organizacją, to warto zastanowić się, co zawodzi. Czasem wystarczy po prostu wypisać na liście zadania, jakie muszą być zrealizowane w danym dniu. Takie rozwiązanie lub systematyczne prowadzenie kalendarza powinno też pomóc w ustaleniu priorytetów.

Nadmiar obowiązków w pracy? Porozmawiaj z szefem

Bywają szefowie, którzy obarczają wybranych pracowników większą ilością zadań do wykonania, bo wiedzą, że oni sobie z nimi poradzą. Jeżeli problemem jest to, że pracownik spędza coraz więcej godzin w pracy, to niezbędna jest szczera rozmowa z przełożonym. Zatrudniony powinien wskazać na nadmiar obowiązków jako powód tego, że nie jest on w stanie wykonać wszystkich zadań w wyznaczonym czasie i jednocześnie w sposób rzetelny.

Dobrym rozwiązaniem takiej sytuacji może być douczenie innego pracownika i przekazanie mu części obowiązków. Wówczas wystarczy tylko systematycznie kontrolować jego postępy i sprawdzać, czy daje on sobie radę, wykonując poszczególne zadania. Takie rozstrzygnięcie problemu jest też praktyczne – w razie choroby jednego z pracowników, drugi będzie mógł go zastąpić.

Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków w pracy?

Nadmierna ilość obowiązków w pracy to najprostsza droga do wypalenia zawodowego. Warto mieć tego świadomość i starać się ze wszystkich sił, aby móc w odpowiednim momencie wyłapać, że pracy mamy zbyt dużo. Co zrobić, gdy już zauważymy, że mamy zdecydowany nadmiar pracy?

Za dużo obowiązków w pracy przypadających na jednego pracownika nie jest dobrą sytuacją ani dla niego samego, ani dla pracodawcy. Jednak to pracownik powinien zgłosić, że odczuwa nadmiar obowiązków w pracy. Jednak zanim uda się z taką rozmową do przełożonego, to powinien najpierw sumiennie przemyśleć, czy sposób, w jaki pracuje jest dostatecznie efektywny.

Bardzo często pracownicy nie wyrabiają się w realizacji powierzonych im zadań ze względu na to, że źle zarządzają swoim czasem pracy. Podstawowym błędem jest marnowanie czasu na rozmowy ze współpracownikami, rozpoczynanie nowych zadań i ich nie kończenie, a potem wracanie do nich co powoduje stratę czasu na zapoznanie się z zadaniem po raz kolejny. Źle wpływa na efektywność pracy także nadmierne przejmowanie się obowiązkami i problemami innych pracowników, co niepotrzebnie zawiera nasz czas i zajmuje naszą głowę, choć w tym momencie moglibyśmy zająć się swoimi zadaniami. Dla wielu osób złe jest zbyt duże poświęcanie czasu na kwestie administracyjne i biurowe, dlatego dobrze jest się zastanowić, czy tych zadań nie można jakoś usprawnić, aby zabierały mniej czasu.

Przeciążenie obowiązkami może być także spowodowane nie samą pracą, a odpoczynkiem. A raczej tym, że wielu pracowników ma wciąż problem ze zdrowym odpoczywaniem. Zamiast całkowicie oderwać się od pracy, ciągle o niej myślą nawet w czasie wolnym lub podejmują takie aktywności, które w cale ich nie odprężają. Dobrze jest przyjąć się zasadę, że wypoczynek powinien być inny niż sposób pracy, czyli dla pracowników biurowych najlepszym relaksem będzie aktywność fizyczna (chociażby spacer na świeżym powietrzu), a nie np. siedzenie przed laptopem.