Pracodawca - prawa i obowiązki

Jak profesjonalnie odmówić? Savoir-vivre w procesie rekrutacji

7 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 17 głosów

17 głosów

5 komentarzy
Jak profesjonalnie odmówić? Savoir-vivre w procesie rekrutacji
Odkryj, jak odmówić kandydatom, z zachowaniem szacunku i w sposób profesjonalny. Dowiedz się, jak docenić ich czas i wysiłek - nawet jeśli nie dostali pracy.

Wiele pisze się o rozmowie kwalifikacyjnej z punktu widzenia kandydatów. To oni mają pamiętać o nienagannym stroju, punktualnym przybyciu pod wskazany adres czy przygotowaniu listy pytań, które mogliby zadać pracodawcy. Jako pracodawca z pewnością docenisz trud osoby, która postąpi właśnie w taki sposób.

Chcesz, aby nawet te osoby, które nie otrzymały u ciebie zatrudnienia, miały o tobie bardzo dobre zdanie? Musisz zatem zadbać o to, aby poinformować wszystkich kandydatów o wynikach przeprowadzonej rekrutacji. Dowiedz się, jak zrobić to.

Gdy przygotowujesz ogłoszenie o pracę

Przygotowując ogłoszenie o pracę, z pewnością rozplanowałeś, jak będzie wyglądał proces rekrutacji. Zaznacz zatem, w jakim terminie będziesz kontaktował się z osobami, których kandydatury cię zainteresują. W ten sposób unikną one niepewnością – będą wiedziały, kiedy telefon na pewno już nie zadzwoni, co pozwoli im skoncentrować się na poszukiwaniu zatrudnienia w innych firmach.

Każde ogłoszenie opublikowane na portalu ogłoszeniowym jest aktywne przez kilkanaście dni, np. 2 tygodnie. Nie będziesz miał zatem problemu ze wskazaniem, kiedy będziesz kontaktował się z osobami, których kandydatury cię zainteresowały.

Spersonalizowana wiadomość do kandydata

Spersonalizowana wiadomość do kandydata jest nie tylko wyrazem szacunku, ale także konkretnym przejawem profesjonalizmu ze strony pracodawcy. Wystrzegaj się powszechnie stosowanych, standardowych formułek, które nie wnoszą nic konkretnego, a często mogą nawet budzić wrażenie rutyny i braku autentycznej uwagi dla kandydata. Zamiast tego, staraj się skupić na tym, co naprawdę zrobiło na Tobie wrażenie podczas procesu rekrutacji - może to być wyjątkowa umiejętność kandydata, specyficzne doświadczenie zawodowe, które przekroczyło Twoje oczekiwania, czy też szczególnie przemyślana odpowiedź na jedno z zadanych pytań. Taki spersonalizowany komentarz może zdziałać cuda, pokazując, że naprawdę doceniasz wysiłek kandydata i czas, który poświęcił na aplikację. Przykładowo, może to zwiększyć szanse na to, że nawet jeśli kandydat nie dostanie tej pracy, będzie chciał ubiegać się o kolejne stanowiska w Twojej firmie, pamiętając o pozytywnych aspektach procesu rekrutacyjnego.

Szukasz pracy?

Manager ds. windykacji

PROFI CREDIT Polska S.A.

  • Kraków
Dodana

Specjalista/tka ds. e-Commerce

M&Z SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

  • Gdynia
Dodana

Praca przy drzewkach ozdobnych w Holandii!

GRUPA CONTRAIN

  • Holandia
  • 8 000-11 000 zł / mc
Dodana

Pracownik magazynowy

Timing Sp. z o.o.

  • Opole
Dodana

Kierowca kat. B lub C

Farutex Sp. z o.o.

  • Łódź
Dodana

Autoresponder w rekrutacji

Przygotowując ogłoszenie o pracę, możesz wskazać adres mailowy specjalnie utworzony z myślą o przeprowadzeniu procesu rekrutacji. W takiej sytuacji dobrym pomysłem jest ustawienie autorespondera, czyli automatycznej wiadomości, która będzie wysyłana do każdej osoby, która prześle wiadomość, w tym wypadku odpowie na ogłoszenie o pracę. Ustalanie autorespondera jest dość proste i zazwyczaj składa się z kilku kroków, które różnią się w zależności od używanej usługi poczty e-mail.

Treść takiej wiadomości powinna być uprzednio dobrze przemyślana. Możesz na przykład podziękować za zainteresowanie, wskazując jednocześnie, że z zainteresowanymi kandydatami skontaktujesz się do np. 19 września. Taka wiadomość to pierwszy kontakt, jaki kandydat ma z Twoją firmą po wysłaniu CV, więc powinna być profesjonalna i uprzejma. Zadbaj o to, aby przestrzegać zasad etykiety e-mailowej, pisząc w sposób uprzejmy i profesjonalny, używając jasnego i zrozumiałego języka.

Niektóre usługi poczty e-mail oferują opcje personalizacji dla autoresponderów. Dzięki temu możesz ustawić, aby autoresponder zawierał imię i nazwisko odbiorcy, co może pomóc w zbudowaniu bardziej osobistego kontaktu. Ponadto, regularnie aktualizuj treść swojego autorespondera, aby odzwierciedlał aktualny stan procesu rekrutacji.

Niestety, powyższe rozwiązanie jest bardzo rzadko stosowane przez pracodawców. W związku z powyższym osoby poszukujące pracy rozsyłają wiele aplikacji – nigdy nie mają pewności, czy dany pracodawca zadzwoni, czy też nie. Dlatego choć autoresponder jest przydatnym narzędziem, nie zastępuje on osobistego kontaktu i indywidualnej komunikacji, które są kluczowe dla skutecznego procesu rekrutacji.

Rozmowa kwalifikacyjna – podziękuj również tym, którzy nie zostaną zatrudnieni

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej więcej o sobie mają dowiedzieć się zarówno potencjalny pracodawca, jak i pracownik. Jest to idealna okazja do wzajemnej wymiany informacji i ustalenia, czy istnieje potencjał do nawiązania długotrwałej współpracy. Przyjęło się jednak, że to ten pierwszy kontaktuje się z osobą aplikującą, informując ją o wynikach rozmowy. Osoby, które uczestniczyły w rozmowach o pracę często podkreślają, że nie otrzymały żadnej odpowiedzi zwrotnej – pracodawca nie zadzwonił, aby powiedzieć, że nie jest zainteresowany nawiązaniem współpracy, co jest zrozumiałe źródłem frustracji.

Jeżeli chcesz się wyróżnić jako pracodawca, powinieneś pamiętać o tej zasadzie. Nie tylko podziękuj osobom, które nie spełniły twoich oczekiwań za poświęcony tobie czas, lecz także uzasadnij swój wybór. W ten sposób zaoszczędzisz kandydatom oczekiwania na odpowiedź, pomożesz również, wskazując popełnione błędy lub informując o powodach, dla których nie zdecydowałeś się ich zatrudnić. Ta prosta, ale ważna praktyka, może przynieść ogromne korzyści w budowaniu wizerunku firmy.

Pamiętając o powyższych zasadach, będziesz pracodawcą szanowanym, mającym bardzo dobrą opinię wśród pracowników i osób poszukujących pracy. Dziś, gdy zainteresowani mogą wymieniać się informacjami na temat poszczególnych pracodawców szybciej i łatwiej niż kiedykolwiek, jest to bardzo wskazane. Świat cyfrowy dostarcza platform do dzielenia się doświadczeniami, a Twoja reputacja jako pracodawca jest tylko kilka kliknięć od opinii potencjalnych pracowników.

Podziękowanie za złożenie oferty i odmowa to nieunikniony element procesu rekrutacji. Pamiętaj, aby zawsze podchodzić do tego zadania profesjonalnie i z szacunkiem do kandydata, wyrażając wdzięczność za ich zaangażowanie.
 

Jak wyrazić wdzięczność za złożenie oferty

Zawsze pamiętaj, że za każdym CV stoi człowiek, który poświęcił swój czas, energię i często także emocje na ubieganie się o pracę w Twojej firmie. To ważne, aby docenić ten wysiłek, zarówno dla budowania pozytywnego wizerunku firmy, jak i dla podtrzymania motywacji kandydata. Dlatego podkreślenie tego faktu w wiadomości zwrotnej jest zawsze dobrym pomysłem, a jednocześnie stanowi element dobrej praktyki biznesowej. Możesz to zrobić, pisząc coś w stylu: "Doceniamy Państwa wysiłek i zaangażowanie w złożenie oferty na stanowisko...". Tego typu uznania, wyraz empatii oraz podziękowania za złożenie oferty i przesłanie CV z pewnością zostaną dobrze odebrane przez kandydata. Może to również wpłynąć na pozytywne postrzeganie Twojej firmy, niezależnie od wyniku procesu rekrutacyjnego.

Najczęściej zadawane pytania

Jak grzecznie odmówić kandydatowi na stanowisko?

Najlepiej to zrobić poprzez spersonalizowaną wiadomość, która wyraża wdzięczność za ich czas i wysiłek, a także podkreśla pozytywne aspekty ich aplikacji.

Czy powinienem podziękować wszystkim kandydatom, nawet jeśli nie zostali wybrani?

Tak, jest to znak profesjonalizmu i szacunku dla czasu i wysiłku włożonego przez kandydatów w proces aplikacji.

Jak mogę ulepszyć mój proces rekrutacji?

Możesz to zrobić na wiele sposobów, np. poprzez użycie autorespondera dla wiadomości aplikacyjnych czy też personalizację wiadomości odmownych.

Czy warto poświęcać czas na personalizację wiadomości odmownych?

Tak, to nie tylko pokazuje szacunek, ale także może zwiększyć szanse na to, że kandydat zdecyduje się ponownie aplikować w przyszłości.

Jakie są korzyści z podziękowania kandydatom za ich aplikacje?

Pokazuje to profesjonalizm firmy, szacunek dla kandydatów, a także może zwiększyć szanse na to, że dobrzy kandydaci zdecydują się ponownie aplikować na inne stanowiska.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Robert Ćwiertnia

Student

Cześć! Jestem Robert i  jestem copywriterem dla  serwisu Aplikuj.pl. Od kilku lat moją pracą jest pisanie artykułów,
Pasjonuję się  prawem pracy i wszystkimi powiązanymi z nimi tematami.

5 komentarzy

AGa

AGa

Tylko nie odpowiadaj na zasadzie kopiuj-wklej. Napisz chociaż jedno zdanie, ale tak, żeby kandydat czuł, że piszesz do niego. Proste zwróć się Pani, Pan, może po imieniu, albo zdanie, które utwierdzi odbiorcę, że wiesz do kogo pisałeś, np. Pani zdobyte doświadczenie w poprzedniej firmie ... jest, praca Pana w poprzedniej firmie o innym profilu niż nasz zdecydował, żę ... . Przekona to adresata, że wiesz do kogo piszesz
Poradca

Poradca

Podziękuj za poświęcony czas, czyli savoir-vivre rekrutacji. Zdarza się, że ktoś nie przyjdzie na rozmowę kwalifikacyjną, albo przyjdzie i po rozmowie kwalifikacyjnej należy mu powiedzieć, że niestety nie zostanie przyjęty. Warto podziękować takiej osobie, że uczestniczyła w procesie rekrutacji.
Karol

Karol

Wpis bardzo przydatny w tym artykule. Trudne, ale przydatne informacje
rekrut

rekrut

Dobre zasady i profesjonalizm w każdej sytuacji nie zaszkodzą i także budują markę. Według mnie na co dzień gdyby więcej było realizowania takich zasad wszystko byłoby lepsze.
Badach

Badach

Mało który pracodawca takie coś robi, znaczy zdarza się ale przeważnie to jest brak odpowiedzi, nawet brak telefonu o tym czy zostało się przyjętym. To niestety negatywna rzecz.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka