Nadgodziny - trzeba je udokumentować!

Nadgodziny - trzeba je udokumentować!
Praca w nadgodzinach jest dozwolona, ale pracodawca musi pamiętać o jej udokumentowaniu. Jest to ważne m.in. z uwagi na konieczność realizacji praw pracowniczych. Kiedy pracownik może wykonywać pracę w nadgodzinach?

Praca w nadgodzinach

Pracownik nie zawsze może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z przepisami, jest to możliwe tylko w niektórych sytuacjach. Przez pracę w nadgodzinach uważa się „pracę wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także pracę wykonywaną ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy” (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Kiedy praca w nadgodzinach jest dopuszczalna?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca w nadgodzinach jest dopuszczalna tylko w dwóch sytuacjach.

Mowa o:

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
  • szczególnych potrzebach pracodawcy.

Ponieważ pierwszy typ sytuacji zdarza się stosunkowo rzadko i dotyczy głównie osób wykonujących zawód lekarza, strażaka czy policjanta, pracodawcy najczęściej powołują się na drugą z wymienionych przesłanek, czyli swoje szczególne potrzeby. Te wiązać mogą się z koniecznością wykonania np. dużego zlecenia w krótkim czasie.

Kodeks pracy a nadgodziny

Ogólne sformułowanie, jakie znajduje się w Kodeksie pracy, powoduje, że możliwe jest jego różnorodne interpretowanie. W gruncie rzeczy zwrot „szczególne potrzeby pracodawcy” ma służyć właśnie jemu, ale niekiedy prawo do ustanawiania nadgodzin jest przez pracodawców nadużywane. Podmiot zatrudniający może wymagać od swoich podwładnych pozostania w zakładzie pracy po godzinach, ale żądanie to powinno mieścić się w granicach rozsądku.

Jeżeli pracodawca stwierdza, że wykonywanie przez pracowników pracy w nadgodzinach jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy, musi on – zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy – wypłacić swoim podwładnym dodatkową zapłatę. Warto zauważyć, że zasady zapisane w Kodeksie pracy mogą być uszczegółowione w tym zakresie przez podmiot zatrudniający.

To Cię powinno też zainteresować: Wymiar czasu pracy - wszystko co warto o nim wiedzieć

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe - ile zapłacić za pracę w nadgodzinach?

Podstawą do obliczania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach jest wypłata pracownika. Obliczeń dodatkowego wynagrodzenia dokonuje się w oparciu o stawkę godzinową lub miesięczną. To, ile pracownik otrzyma, zależy również od tego, w jakie dni świadczy on dodatkową pracę.

W Kodeksie pracy znaleźć można następujące rozróżnienie:

  • za pracę w nocy, niedzielę i święta, w dniu wolnym – podstawa wynosi 100%,
  • za pracę w każdy inny dzień – podstawa wynosi 50%.

Dopuszczalne jest przy tym, by pracownik – zamiast wynagrodzenia – otrzymał dzień lub dni wolne od pracy. Przykładowo za 4 dodatkowe godziny pracy pracownikowi będzie przysługiwało 8 godzin wolnego. To, czy strony zdecydują się na takie rozwiązanie, zależy wyłącznie od poczynionych przez nie ustaleń.

Wynagrodzenie za nadgodziny 2021

Powyższy podział dotyczy ogólnych zasad, jednak każdy przypadek zawsze należy rozpatrywać indywidualnie i szczegółowo. Poniższa tabela wyczerpuje wszelkie możliwości, jakie mogą powstać przy okazji określania wysokości dodatków za nadgodziny.

Źródło: https://serwiskadrowego.pl/2020/11/jak-w-2021-r-obliczac-wynagrodzenie-za-godziny-nadliczbowe-kalkulator/

Ewidencjonowanie nadgodzin jest koniecznością

Pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy swoich podwładnych. Jeżeli pracownik zostaje w pracy po godzinach, to konieczne jest umieszczenie stosownej wzmianki o tym w jego dokumentach. Ten wpis jest też podstawą do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia lub udzielenia podwładnemu dnia, lub dni wolnych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy prawidłowe prowadzenie akt pracowniczych jest niezwykle ważne, gdyż od tego zależy, czy w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy nie zostanie ukarany grzywną. Jeżeli pracodawca nie dopełni swojego obowiązku w zakresie formalności – brak odpowiednich informacji w aktach pracownika – i nie wypłaci zatrudnionemu dodatkowych pieniędzy, pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.

Ekwiwalent za nadgodziny

Szczegółowe ewidencjonowanie godzin pracy w tym nadgodzin może się okazać przydatne nie tylko w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale również w momencie rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.

Ekwiwalent zwykle kojarzy się z wypłaceniem należności za niewykorzystany urlop. Jednak przepracowane nadgodziny również należy wynagrodzić w momencie pożegnania się z pracownikiem. W chwili ustania stosunku pracy niemożliwe jest wykorzystanie przez pracownika dnia wolnego w zamian za przepracowane nadliczbowe godziny.

Należy mu zatem wypłacić wynagrodzenie w wysokości:

  • 100 % wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
  1.  w nocy,
  2.  w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,  
  3. w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
  •  50 % wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.
  •  za wszystkie przepracowane w okresie rozliczeniowym nadgodziny, za które pracownik nie dostał jeszcze dodatkowego wynagrodzenia, ani nie będzie mógł odebrać dnia wolnego.

Jak obliczyć nadgodziny?

Praca w nadgodzinach musi być ewidencjonowana. Nadgodziny powinny być każdorazowo odnotowywane, np. w specjalnych systemach kadrowych lub po prostu przechowywane w plikach na komputerze. Mając dokładny spis czasu przepracowanego przez danego pracownika, można bardzo prosto obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny. Wyliczenia te warto przechowywać na wypadek kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe jest wyższe od podstawowego. Praca w nocy, niedziele i święta wiąże się z dodatkiem w wysokości 100% stawki godzinowej z podstawy. Za pracę na nadgodzinach w każdy inny dzień przysługuje 50% dodatek. Tak duże dodatki finansowe zostały ustalone przez prawo z tego względu, że praca w godzinach nadliczbowych jest dodatkowym wysiłkiem dla pracownika i najczęściej ma charakter nieplanowany. To główny powód tak wysokich dodatków. Drugim, ale nie mniej ważnym powodem, było to, aby pracodawcy chcieli zastanowić się, zanim zlecą pracownikowi pozostanie na nadgodzinach. Mogą po prostu lepiej zorganizować pracę w firmie, aby wszystkie obowiązki były wykonywane w ciągu standardowego, ośmiogodzinnego, dnia pracy. Dodatkowo w firmach, w których istnieje regularna potrzeba nadgodzin, lepszym ekonomiczne rozwiązaniem może okazać się zatrudnienie dodatkowych pracowników, co też przekłada się na zmniejszenie bezrobocia w kraju.

Największe trudności w obliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny mają przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w systemach akordowych lub prowizyjnych. Na szczęście obecnie można korzystać z wielu programów do obliczania płac, które bardzo upraszczają to zadanie.

Kalkulator nadgodzin

Finalne określenie stawki za nadgodziny oraz obliczenie liczby przepracowanych nadgodzin jest kluczowe, aby poprawnie wyliczyć wynagrodzenie należne pracownikowi. Aby się do tego zabrać, należy przede wszystkim określić normalne wynagrodzenie oraz dodatki za nadgodziny wskazane w Kodeksie Pracy.

Obliczanie normalnego wynagrodzenia za nadgodziny

Pensja ze stawką godzinową

Wyliczenie normalnego wynagrodzenia dla pracowników ze stawką godzinową jest bardzo łatwe. Wystarczy przemnożyć stawkę godzinową danego pracownika przez liczbę nadgodzin.

Stała miesięczna pensja

Dla pracowników ze stałą miesięczną płacą należy wykonać obliczenia według poniższego schematu.

Najpierw należy wyznaczyć podstawę obliczeniową. Wymaga to zsumowania stałych i regularnie wypłacanych zatrudnionemu pracownikowi składników pensji.

Gdy znamy już podstawę obliczeniową, to należy podzielić ją przez liczbę godzin formalnie do przepracowania w danym miesiącu. Należy przy tym wziąć pod uwagę wymiar etatu pracownika. Co ważne, dzielnikiem nie będzie tutaj ilość roboczogodzin wynikających z grafiku danego pracownika, ale nominalny czas pracy we wskazanym miesiącu.

W ostatnim etapie należy pomnożyć otrzymaną stawkę przez ilość godzin nadliczbowych.

Kolejny krok do wypłacenia pracownikowi odpowiedniej wypłaty to prawidłowe wskazanie i obliczenie dodatków za przepracowane nadgodziny.

Obliczanie dodatków za nadgodziny

Pensja ze stawką godzinową

Podobnie jak przy obliczaniu normalnego wynagrodzenia za nadgodziny tak i w tym przypadku obliczenie jest niezwykle proste. Aby otrzymać prawidłową wysokość dodatku za nadgodziny dla pracowników ze stawką godzinową, należy przemnożyć stawkę godzinową przez ilość nadgodzin i stawkę procentową dodatku.

Stała miesięczna pensja

Tutaj obliczenia są nieco bardziej czasochłonne. Należy bowiem:

Podzielić pensję zasadniczą wraz z ewentualnym dodatkiem funkcyjnym przez liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu lub w ostatnim miesiącu danego okresu rozliczeniowego. Bierze się pod uwagę tę drugą ewentualność wówczas, gdy okres ten jest dłuższy niż 1 miesiąc i gdy chodzi o rozliczanie dodatków za nadgodziny, których wystąpienie stwierdza się na koniec okresu rozliczeniowego, czyli np. przy tzw. przekroczeniach średniotygodniowych.

Następnie należy pomnożyć otrzymaną stawkę przez liczbę przepracowanych nadgodzin i procentową stawkę dodatku.

Wynagrodzenie zmienne (prowizyjne lub akordowe)

W tym przypadku obliczenia są o wiele bardziej skomplikowane, jednak trzymając się poniższego schematu, można sobie z tym sprawnie poradzić.

Na początku należy wyznaczyć 60% podstawy wymiaru dodatku za okres ostatnich trzech miesięcy lub maksymalnie dwunastu miesięcy (jeśli występują znaczne wahania wysokości składników płacy) poprzedzających miesiąc, w których była wykonywana praca w godzinach nadliczbowych.

Następnie, uzyskaną podstawę należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, który został przyjęty do ustalenia tej podstawy - czyli 3 lub 12 miesięcy.

Ostatni krok polega na pomnożeniu uzyskanej stawki godzinowej przez stawkę procentową dodatku za nadgodziny i liczbę przepracowanych nadgodzin.

Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach przy obliczaniu pensji za nadgodziny, jako wyjściowej kwoty do obliczeń nie będzie się brało samego podstawowego wynagrodzenia pracownika. Jeśli on na przykład otrzymuje comiesięczne, regularne premie lub inne dodatki, to włączenie ich do kwoty podstawowej, do której dodaje się dodatki za nadgodziny, może okazać się niezbędne.

Najczęściej zadawane pytania

Czy trzeba ewidencjonować nadgodziny?

Ewidencja nadgodzin jest jednym z obowiązków pracodawcy.

Jak rozliczać nadgodziny pracowników?

Zgodnie z przepisami, pracownik może otrzymać 50% lub 100% dodatek do godzin przepracowanych ponad standardowy czas pracy.
Oceń ten wpis
Nadgodziny - trzeba je udokumentować!
Ocena: 0, liczba głosów: 0

Opinie

Zosia
2019-12-11, 14:21
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca w nadgodzinach jest dopuszczalna tylko w dwóch sytuacjach. Wiadomo każdemu kto ją wykonuje, ze musi być ona udokumentowana. Kiedyś nam płacono za nadgodziny, ale w ostatnim roku już ni płacą. Za to mamy dni do wybrania...
Lola
2019-05-20, 11:58
Za pracę w nocy, niedzielę i święta – podstawa wynosi 100%,, za pracę w każdy inny dzień – podstawa wynosi 50%. Fajnie by było, gdyby tak rzeczywiście było. Może w jakiś zakładach tak jest. Pracuję w firmie włoskiej. Nasz dział nieraz musi zostać w soboty i niedziele, jak 1 dzień miesiąca wypadnie w poniedziałek. Pracujemy zazwyczaj w sobotę wtedy z 14 godzin a w niedzielę z 10 godzin. Za to nam nikt nic nie płaci od 3 lat. Za te dni i ponad wymiarowe godziny, mamy sobie wybrać w miesiącu dni wolne.
Menka
2019-05-08, 12:32
U nas jest to regulowane normalnie. Szef wyznacza nadgodziny, zgadzamy się i jest to regulowane na konkretnych zasadach. Pracodawca musi znać te zasady w praktyce.
Ewa
2016-02-03, 12:25
Ja również polecam! Używamy od lat. Z programu jesteśmy bardzo zadowoleni. Dostęp do systemu mam nawet w komórce. W każdej chwili mogę sprawdzić harmonogram pracy oraz wypracowane nadgodziny.
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.