Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 1050        SUBSKRYBUJE: 7273
Tematy, które interesują czytelników:  Odpowiedzialność materialna pracowników, Likwidacja stanowiska pracy, Zdjęcie do CV, Obsługa komputera, Pytania na rozmowie

Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon

Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon
Poszukiwanie nowego członka do zespołu to skomplikowany i długotrwały proces. Konieczność przejrzeni...

Każdy, kto choć raz wysyłał dokumenty aplikacyjne z niecierpliwością oczekiwał na telefon od potencjalnego pracodawcy. Warto zauważyć, że najczęściej w CV (choć nie ma takiego obowiązku) pracownicy podają numer telefonu kontaktowego. Takie działanie pracowników ułatwia pracodawcy umówienie się na spotkanie z wytypowanymi kandydatami. Ponieważ jednak coraz częściej pracodawcy stawiają na czas, pojawiła się nowa forma sprawdzania potencjalnych pracowników jeszcze przed zaproszeniem ich na rozmowę w siedzibie firmy. Mowa o przeprowadzeniu wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon.

Nie zawsze przez agencję pracy

Nie każda firma korzysta z usług agencji pracy. Większość takich podmiotów, w ramach swojej działalności, zajmuje się też szeroko rozumianym doradztwem zawodowym. Pracodawca, który poszukuje pracownika do pracy może zgłosić zapotrzebowanie. Wówczas agencja zajmuje się wszelkimi formalnościami – wystawia ogłoszenia, zbiera dokumenty aplikacyjne i spośród spływających aplikacji wybiera potencjalnych pracowników, których sylwetki są przedstawiane pracodawcy. Faktycznie, przeprowadzanie rekrutacji w ten sposób jest niezwykle interesujące i przede wszystkim pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Optymalizacja kosztów dla wielu podmiotów działających na rynku jest niezwykle istotna. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy firma poszukuje kandydatów na stanowiska, na które potrzebne są konkretne umiejętności. W takiej sytuacji kluczowe może być przeprowadzenie testów sprawdzających wiedzę i doświadczenie poszczególnych kandydatów. Wówczas też najczęściej firma stara się przeprowadzić proces rekrutacji we własnym zakresie.

Telefonicznie – szybko i tanio

Przeprowadzanie rozmów telefonicznych przez właścicieli zainteresowanych zatrudnieniem kogoś w swojej firmie jest w ostatnich latach niezwykle popularne. Taka rozmowa najczęściej trwa od 20 do 30 minut i dostarcza rekrutującemu wielu cennych informacji o kandydacie. Rozmawiając z osobą zainteresowaną pracą może on sprawdzić, czy wie ona, czym zajmuje się firma, w której być może rozpocznie zatrudnienie i dopytać o podstawowe kwestie, w tym wykształcenie, doświadczenie czy dyspozycyjność. Warto przy tym zauważyć, że taka wstępna rozmowa kwalifikacyjna pozwala na ustalenie, czy opłacalne jest zapraszanie kandydata na kolejny etap. Dodatkowo ocenić można, w jaki sposób pracownik reaguje na stres, a przy niektórych stanowiskach może to być niezwykle ważne.

Elastycznie – z zapowiedzią lub bez

Istotną kwestią jest również to, że rozmowę przez telefon z potencjalnym pracownikiem można przeprowadzić w praktycznie każdym terminie. To elastyczne rozwiązanie, które umożliwia przygotowanie się do rozmowy każdej ze stron. Zdarza się również, że pracodawcy sięgają po bardziej nowoczesne narzędzia i zainteresowani są np. przeprowadzeniem wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej przez Skype. Ten popularny komunikator nie tylko pozwala dopytać o wszelkie niuanse, ale również sprawdzić, czy potencjalny pracownik przygotował się właściwie do rozmowy (choćby przez zadbanie o stosowny ubiór). Z punktu widzenia osób, które starają się o posadę, wideokonferencja pozwala na zaprezentowanie swojej osoby i przekazanie informacji również w sposób niewerbalny. Taka forma przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej aktualnie modna jest głównie w krajach Europy Zachodniej, choć specjaliści przewidują, że niedługo i w naszym kraju pracodawcy przekonają się do takiego modelu.

Zaprosić tylko wybranych

Telefoniczna rozmowa wstępna z potencjalnymi kandydatami pozwala osobie rekrutującej wybrać grono tych osób, które spełniają wymagania i mogą okazać się dobrymi pracownikami. Najczęściej drugi telefon w takim przypadku, to zaproszenie na rozmowę kwalifikacją w siedzibie firmy. Warto przy tym podkreślić, że dużo zależy od polityki prowadzonej przez przedsiębiorstwo. W przypadku przeprowadzania wideokonferencji to właśnie ona może być drugim i jednocześnie decydującym etapem rekrutacji. Coraz więcej pracodawców bowiem jest ukierunkowanych na porozumiewanie się z pracownikami za pomocą nowoczesnych środków komunikacji. Przeprowadzenie rekrutacji w taki sposób jest też najczęściej wykorzystywane w przypadku pracowników, którzy pracę świadczyć będą zdalnie.

Jak się przygotować do rozmowy telefonicznej?

Osoby, które przedtem nie miały do czynienia z rozmową kwalifikacyjną w takiej formie, mogą czuć się zaniepokojone. Podczas rozmowy telefonicznej najważniejszy jest głos – nie zagrają strojem, postawą, gestami itp. Dla jednych będzie to wygodne, dla innych – mniej. Nie mniej, trzeba się do tego odpowiednio przygotować.

Telefon czy Skype?

W zależności czy będziesz prowadził rozmowę przez telefon czy Skype, powinieneś zwrócić uwagę na różne kwestie. Kilka z nich jest jednak wspólnych.

Najważniejsze, to upewnić się, czy obie strony zrozumiały, w jaki sposób ma być przeprowadzona rozmowa. Połączenie na Skype może przecież np. odbyć się z wizją lub bez. Doprecyzujcie także godzinę, o której pracodawca będzie próbował się połączyć z kandydatem. Zorganizujcie tak swój dzień, by w tych godzinach być w domu lub biurze. Zarezerwujcie sobie jak najwięcej czasu – coś może sprawić, że połączenie będzie musiało odbyć się trochę wcześniej lub później, niż było to ustalone. Taka rozmowa z pewnością może także trochę potrwać, dlatego zadbajcie, by nic w niej nie przeszkodziło.

Znajdź odpowiednie miejsce

Pracodawca powinien dzwonić ze swojego biura lub specjalnej sali do telekonferencji. Z pewnością ma tam zapewnione odpowiednie warunki do rozmowy. Nie powinien tego dnia umawiać wielu spotkań ani rozmów, tak, aby poświęcić poszczególnym kandydatom odpowiednio dużo czasu.

Aplikant musi znaleźć spokojne miejsce. W swoim domu wybierz pokój, do którego nie dobiegają żadne hałasy zza okna itp. Jeśli rozmowa ma być przeprowadzona przez Skype z wizją, przygotuj odpowiedni strój. Ubierz się tak, jakbyś szedł na normalne spotkanie. Wybierz jasny pokój z dobrym oświetleniem. Usuń z otoczenia rozpraszające elementy – postaraj się także usiąść w miejsce, w którym będziesz widoczny na jasnym, gładkim tle, np. ścianie.

Umów się na rozmowę, kiedy będziesz sam. Jeśli nie jest to możliwe – uprzedź resztę domowników o swojej rozmowie i poproś o zachowanie ciszy. Dla przypomnienia możesz przykleić na drzwiach do pokoju dużą kartkę z napisem w stylu: „Nie przeszkadzać!”, z wyszczególnionym przedziałem czasowym. Przeorganizuj swój dzień – na planuj na niego zbyt dużo, tak, abyś nie musiał się spieszyć i stresować.

Technologia jest zawodna

Nawet najlepsze smartphone’y i laptopy bywają czasem zawodne. Obie strony rozmowy powinny więc zadbać o to, by zminimalizować ryzyko zakłóceń. Zarówno pracownik jak i aplikant, muszą znaleźć miejsce, w którym mają najlepszy zasięg – czy to telefoniczny, czy Wi-Fi. Jeśli rozmowa jest prowadzona za pomocą komputerów, najlepiej będzie korzystać z Internetu podłączonego przez kabel. Takie połączenie jest szybsze i stabilniejsze.

Oczywiście należy pamiętać także o tym, by wykorzystywany do rozmowy sprzęt uprzednio naładować lub podłączyć do prądu. Taka rozmowa może trwać długo, dlatego dobrze będzie wyeliminować ryzyko, że zostanie ona przerwana, ponieważ jednej ze stron rozładuje się telefon czy komputer.

Korzystając z komputerów, obie strony powinny sprawdzić, czy mają pobrane wszystkie aktualizacje i czy posiadają aktualną wersję potrzebnego programu. Jeśli ktoś dowiedziałby się o tym tuż przed rozmową – ta może się znacznie opóźnić. Pracodawca może poczuć się urażony, że kandydat się nie przygotował. W odwrotnej sytuacji, aplikant może poczuć się zlekceważony przez pracodawcę i pomyśleć, że jest nieprofesjonalny.

Przygotuj notatnik

Podczas rozmowy wymienione zostanie wiele informacji – ważnych zarówno dla rekrutera, jak i kandydata. Oboje powinni więc wcześniej przygotować sobie coś do pisania. Warto notować ważniejsze informacje, ponieważ część z nich może umknąć. Dodatkowym atutem będzie to, że jeśli spotkanie odbywa się z wizją i druga strona zauważy, że notujesz, pomyśli, że jesteś zaangażowany i faktycznie zainteresowany – niezależnie czy jesteś przyjmującym, czy przyjmowanym.

Mów wyraźnie

Rozmowy prowadzone z pomocą technologii mają to do siebie, że sprzyjają nieporozumieniom. Czasem trudno kogoś zrozumieć, ponieważ telefon lub komputer zawsze nieco zniekształcają głos. Dlatego niezwykle ważne jest, by mówić wyraźnie. Ciągłe proszenie o powtórzenie ostatniego zdania będzie irytujące dla obu stron i skutecznie będzie rozpraszać uwagę. Podczas takiej rozmowy mówi się o bardzo ważnych sprawach i podaje istotne informacje, dlatego nic nie może umknąć. Obie strony muszą więc starać mówić się powoli, spokojnie i wyraźnie. Jeśli głos ci drży lub się łamie – oddychaj spokojnie i postaraj się nad tym zapanować.

Gadatliwość i małomówność – znajdź złoty środek 

Ludzie różnie reagują na stresowe sytuacje – jedni nie są w stanie wykrztusić słowa, inni natomiast wpadają w słowotok. U niektórych to, ile mówią, zależne jest też po prostu od charakteru.

Skrajności nigdy nie są dobre. Jeśli jesteś małomówny – postaraj się być partnerem w tej rozmowie. Druga strona nie może od ciebie wyciągać informacji jak na przesłuchaniu. Aplikant wypadnie naprawdę niekorzystnie, jeśli będzie mało się odzywał – przecież od tego zależy, czy dostanie tę pracę. Rekruter wypadnie równie źle – zaprezentuje się jako lekceważący, nieprofesjonalny czy nawet bezczelny.

Jeśli twoim kłopotem jest jednak raczej mówienie zbyt często i zbyt dużo, postaraj się to opanować. Dopuszczaj drugą osobę do głosu, uważnie słuchaj, co ma do powiedzenia. Zaczynaj mówić dopiero, gdy wyraźnie usłyszysz, że rozmówca skończył wypowiedź. Unikaj długich monologów. Zarówno rekruter jak i kandydat chcą się czegoś dowiedzieć, dlatego powinni mieć zbliżoną ilość czasu na mówienie. Naturalnym jest, że przeważać powinien jednak aplikant, ale nie może on „zagadać” swojego rozmówcy.

Rozmowy telefoniczne i przez Skype dla wielu są nawet bardziej stresujące, niż te prowadzone osobiście. Odpowiednie przygotowanie pozwoli jednak zmniejszyć poziom stresu i zwiększyć szanse, że obie strony jak najbardziej na tym skorzystają. Taka forma jest bardzo wygodna i szybka, dlatego naprawdę warto z niej korzystać.

Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon
5
6 głosów

Zobacz inne porady dla pracodawców

Opinie

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.