Spis treści
Nie da się ukryć, że ochrona danych osobowych jest w dzisiejszych czasach niezwykle ważna. Wiedzieliśmy to już bez RODO, ale teraz należy poświęcić jeszcze większą uwagę tej kwestii. W jaki sposób zadbać o ochronę danych w przypadku procesu rekrutacji, skoro polega on właśnie na gromadzeniu danych? Wystarczy skorzystać z systemu ATS, który ma wpisane w siebie wszystkie zasady dotyczące RODO. Software pozwoli na automatyczną weryfikację wszystkich aplikacji i gwarantuje prowadzenie naboru pracowników w zgodzie ze wszystkimi przepisami prawa.
Rekrutacja zgodna z RODO – o czym musisz pamiętać?
Pracodawcy oraz kandydaci powinni mieć świadomość tego, jakich danych może wymagać Pracodawca na etapie rekrutacji. Zgodnie z postanowieniami RODO przedsiębiorstwo szukające pracowników ma prawo zażądać podania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji o zatrudnieniu danej osoby. Kandydaci muszą podać dane odnośnie tożsamości, miejsca zamieszkania oraz wykształcenia i ścieżki kariery. Pracodawca nie ma prawa wymagać informacji o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach lub orientacji seksualnej. Natomiast w przypadku niektórych zawodów może wymagać zaświadczenia o niekaralności.
Samo złożenie aplikacji nie jest równoznaczne z tym, że pracodawca może skorzystać z CV. Konieczne jest umieszczenie w CV stosownej klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych. Również pracodawca ma obowiązek podania stosownych informacji dotyczących między innymi celu gromadzenia danych oraz czasu ich przetwarzania. Co więcej, kandydat, który chce, aby jego aplikacja była brana pod uwagę w kolejnych rekrutacjach, musi również umieścić stosowną klauzulę w dokumentach.
Jak widać, obowiązków odnośnie ochrony danych osobowych jest sporo w przypadku rekrutacji pracowników. Pominięcie choć jednego z wymogów może mieć fatalne skutki prawne, więc warto wspomóc się profesjonalnym systemem, który zadba o zgodność z RODO za pracodawcę.
System ATS – wygoda i bezpieczeństwo pod względem RODO
"Technologie są po to, aby wspierać firmy w ich codziennych wyzwaniach, dlatego dbałość o kwestie RODO stanowi dla nas jeden z priorytetów." – mówi Piotr Zawisza, szef sprzedaży systemu wspierającego efektywną rekrutację HRlink.
Dzięki systemowi rekrutacyjnemu HRlink w łatwy i prosty sposób można zarządzać nie tylko klauzulami, ale też całą komunikacją rekrutacyjną, mając de facto „w tle” pełną zgodność z aktualnymi przepisami.
Wykorzystanie systemów ATS sprawia, że de facto użytkownicy oprogramowania nie muszą znać perfekcyjnie wszystkich niuansów przepisów, ponieważ kluczowe procesy mogą zostać zautomatyzowane. System pozwoli na zdefiniowanie klauzul informacyjnych, które będą dodawane automatycznie do ofert pracy.
Wszystkie dane kandydatów znajdujące się w systemie będą monitorowane między innymi pod kątem udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych. Rekruterzy będą mieli jasny przegląd statusu aplikacji oraz czasu, jaki mają na przetworzenie danego zgłoszenia. Sam system będzie weryfikował wszystkie zgłoszenia pod względem udzielonych zgód. Oprogramowanie takie jak HRlink sprawdzi, czy rekruter może skorzystać z danego CV, a po rekrutacji czy może je przechować i wykorzystać w kolejnym procesie naboru pracowników.
W końcu oprogramowanie ATS posiada odpowiednie zabezpieczenia chroniące bazę danych przed wyciekiem informacji. Systemy są ciągle rozwijane, a ich dostawcy dbają, aby je chronić przed ewentualnymi cyberatakami. W ten sposób pracodawca nie musi sam ponosić kosztów budowy bezpiecznej bazy danych. Zapewnienie ochrony spoczywa bowiem na barkach twórców software'u.
Anonimizacja, przetwarzanie, rejestracja klauzul – spełnij obowiązki RODO dzięki systemom ATS
Pracodawca w czasie procesu rekrutacji jest zobowiązany do przestrzegania postanowień RODO, a co za tym idzie, musi dbać o poprawne przetwarzanie danych, przechowywanie ich, rejestrację klauzul oraz anonimizację po zakończeniu okresu retencji. Dzięki systemom ATS sporą część procesów można zautomatyzować, dzięki czemu to software zadba o dopełnienie wszystkich zobowiązań.
Już na etapie składania ofert pracy zostaną one uzupełnione o stosowne informacje dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych. Następnie system uporządkuje wszystkie aplikacje kandydatów w bazie danych i zweryfikuje udzielone zgody. Dzięki monitorowaniu statusu kandydatów rekruter będzie miał kontrolę nad czasem, jaki ma do przetworzenia nadesłanych zgłoszeń.
Niezwykle ważne jest ustalenie okresu retencji, czyli czasu, jaki jest przeznaczony na przetwarzanie danych. Po jego upływie należy skasować zebrane informacje lub dokonać ich anonimizacji. Ta polega na wymazaniu kluczowych danych dotyczących tożsamości.
System ATS zadba o powyższe czynności i zautomatyzuje ich wykonanie. To zapewni wygodę pracy działu HR, a także zadba o przestrzeganie wszystkich przepisów RODO.