Twoje wsparcie w rekrutacji

Oferta handlowa. Jak przygotować taką, która zainteresuje klienta?

Oferta handlowa. Jak przygotować taką, która zainteresuje klienta?
Poszukiwanie kontrahentów czy klientów to żmudna praca. Trudności na tym polu czekają głównie na nowe firmy, dopiero rozpoczynające działalność w branży. Jak przygotować ofertę, która zainteresuje potencjalnych klientów?

Oferta handlowa – co to?

Oferta handlowa to, najprościej mówiąc, dokument zawierający informacje o usługach aktualnie realizowanych przez firmę lub towarach przez nią oferowanych. Większość ofert handlowych zawiera również zachętę do współpracy. Przygotowanie oferty handlowej nie jest czasochłonne, ale by okazała się ona rzeczywiście skuteczna, niezbędne jest stworzenie takiej treści, która będzie oddziaływać na potencjalnego klienta.

Od czego zacząć tworzenie oferty handlowej?

Kto lepiej zna firmę niż jej właściciel? Jeżeli on sam przystąpi do tworzenia oferty handlowej, to nie musi na swoje potrzeby wyczerpująco rozpisywać oferowanych towarów czy usług. Gdy jednak zleca wykonanie oferty handlowej firmie zewnętrznej (specjalizującej się w przygotowywaniu takich materiałów), podstawowym krokiem jest przekazanie jej szczegółowych informacji, na podstawie której oferta ma zostać przygotowana.

Jakie informacje uwzględnić w przygotowywanej ofercie? Oto te najważniejsze:

  • Dane firmy – w zależności od objętości oferty handlowej, dane firmy mogą zostać zawarte na pierwszej stronie, mogą również zostać umieszczone w stopce na każdej stronie. Drugie rozwiązanie jest o tyle korzystne, że nie jest konieczne przeznaczanie całej strony tylko na to, by umieścić na niej podstawowe informacje kontaktowe;
  • Produkty/usługi – w zależności tego, co konkretnie oferuje firma, dobrze, by w treści dokumentu zostały uwzględnione podstawowe informacje o oferowanych produktach czy usługach. Istotne są ceny, czas dostawy czy wykonania. Dobrze również, by potencjalni klienci lub kontrahenci mogli produkty zobaczyć – zamieszczenie fotografii jest bardzo dobrym rozwiązaniem;
  • Opis korzyści wynikający z podjęcia współpracy – w ofercie powinny znaleźć się informacje o tym, jakie korzyści klient osiągnie, decydując się na współpracę. Korzyści można wypunktować na jednej stronie – dzięki temu osoba czytająca ofertę nie zniechęci się na widok ściany tekstu;
  • Referencje – ta część oferty jest równie ważna, jak ta, w której przedstawione zostają produkty czy usługi. Warto wymienić firmy, z którymi się dotychczas współpracowało lub zapoznać potencjalnych klientów z opiniami dotychczasowych kontrahentów.

Powyższe elementy nie są wszystkimi mogącymi znaleźć się w ofercie. Wiele zależy od kreatywności osoby ją tworzącej i tego, jakie informacje uzna ona za istotne dla przekonania potencjalnego klienta do nawiązania współpracy.

Jak przygotować ofertę handlową? Zwięźle!

…Wyobraź sobie, że jesteś w firmie osobą decyzyjną, odpowiedzialną za wybór najlepszych ofert handlowych. Na Twoje biurko codziennie spływa kilka ofert w formie papierowej, kolejnych kilka znajdujesz w skrzynce elektronicznej. Czy rzeczywiście każdą z nich będziesz skrupulatnie przeglądać? Zapewne nie. Właśnie dlatego, tworząc profesjonalną ofertę handlową, warto wczuć się w rolę potencjalnego odbiorcy. On musi otrzymać najważniejsze informacje w kilka sekund, by móc zainteresować się całym dokumentem. W przeciwnym wypadku jest wysoce prawdopodobne, że oferta zostanie zupełnie zignorowana. 

Decydując, jak napisać ofertę, pamiętaj o odbiorcy i specyfice branży. Język powinien być przede wszystkim stosowny, a to, na ile kreatywnie i oryginalnie możesz przedstawić swoje produkty lub usługi, zależy od ich charakteru, czasem bowiem skuteczniejsza będzie klasyka i prostota. Dobrze jest czerpać od najlepszych – inspiruj się ofertami, które trafiają w Twoje ręce i wzbudzają naturalne zainteresowanie.

RODO a oferta handlowa

Od zaostrzenia przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych w 2018 r. musimy stosować się do nowych zasad. Oznacza to, że nie mamy prawa przesyłania ofert handlowych osobom, które nie wyraziły na to zgody, ponieważ wówczas byłoby to nielegalne przetwarzanie danych osobowych. Firmy, których bazy kontaktów zbudowane są na podstawie już udzielonych zgodach odbiorców, mogą przesyłać swoje materiały promocyjne na sposoby określone w klauzuli, na którą zgody zostały już udzielone. 

Jednak gdy chcemy rozprzestrzenić ofertę wśród zupełnie nowej grupy odbiorców, najpierw powinniśmy wystosować do nich prośbę o możliwość przesłania oferty handlowej, korzystając z kontaktów udostępnionych do informacji publicznej przez te podmioty. Bez zastosowania do nałożonych przez prawo procedur w kwestii RODO ryzykujemy otrzymaniem wysokiej grzywny.

Jak sporządzić zapytanie o zgodę na przesłanie oferty handlowej?

Infografika - jak powinno wyglądać zapytanie o zgodę na ofertę handlową

Infografika - przykład prośby o zgodę na przesłanie oferty

Źródło infografik: https://force.org.pl/jak-powinno-wygladac-zapytanie-o-zgode-na-przeslanie-informacji-handlowej-infografika/

Oferta handlowa – dostarczana elektronicznie czy tradycyjnie?

Sposób, w jaki oferta handlowa zostanie rozesłana, nie ma większego znaczenia. W przypadku skorzystania z wersji papierowej przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością wykorzystania dobrego papieru. Jeżeli jednak kartek jest więcej, to uwzględnić trzeba koszty bindowania lub zakupu folderów reklamowych. Pod tym względem zapewne tańszym rozwiązaniem będzie wysyłka maila, jednak i ta forma ma swoje minusy. 

Maile ofertowe niestety często trafiają do spamu, zwłaszcza gdy zawierają typowe słowa kojarzone przez filtry antyspamowe z reklamami i nachalnym marketingiem. Najlepiej więc unikać mocno promocyjnych sformułowań oraz zadbać o to, by oferta była wysłana bezpośrednio do osoby decyzyjnej w firmie – ogólne skrzynki biurowe są zasypywane tego rodzaju mailami, więc Twoja wiadomość łatwo może zostać przeoczona. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o mailowych działaniach marketingowych, warto zapoznać się z raportem sporządzonym przez portal redlink.pl E-mail marketing w Polsce.

Diagram - na co zwracają uwagę odbiorcy mailingów

Źródło: https://www.redlink.pl/raport/

Tworzenie oferty handlowej – o czym jeszcze należy pamiętać?

Oferta handlowa jest najważniejszym elementem pozwalającym zaprezentować zakres działań przedsiębiorstwa. Odpowiednio napisana jest w stanie przyczynić się do pozyskania wielu nowych klientów. Każdy przedsiębiorca dbający o wzrost dochodów swojej firmy powinien zastanowić się, jak zrobić ofertę handlową, aby była możliwie najbardziej skuteczna.

Wzór oferty handlowej można znaleźć w Internecie. Jednak jeśli chcemy, aby nasza propozycja wyróżniała się na tle konkurencji, to takimi gotowymi wzorami warto się tylko inspirować, a cały kształt oferty oraz to, co znajduje się w jej środku, napisać całkowicie samodzielnie.

Podsumujmy więc, jak dobrze przygotować ofertę handlową? Przede wszystkim należy skupić się na zaletach naszej firmy, jak i samej propozycji oraz na tym, co wyróżnia ją na tle konkurencji. Oferta powinna być też napisana ciekawym, jasnym językiem i mieć w sobie elementy, które nie tylko w pierwszym momencie zwrócą na nią uwagę odbiorcy, ale przede wszystkim spowodują, że nasz przekaz zapadnie mu w pamięci. Dobrze napisana oferta handlowa pełni nie tylko rolę wizytówki, ale jest też silnym narzędziem marketingowym.

Zapamiętaj!Oprócz treści należy zadbać o odpowiedni format oferty – to podstawa, ale nie każdy w pełni zdaje sobie z tego sprawę.

Oferta handlowa w PDF to powszechne i najlepsze rozwiązanie w przekazie elektronicznym. Jeśli prezentujesz ofertę tradycyjnie, przygotuj estetyczny folder na dobrej jakości papierze i postaraj się o odpowiednie nasycenie kolorów.

Miej na uwadze, że każda oferta handlowa powinna być swego rodzaju zaproszeniem do współpracy, dodatkowo zawierającym katalog produktów lub usług, które oferuje nasze przedsiębiorstwo. Ważne jest też, aby zawierała przynajmniej przybliżony cennik oraz sporo ilustracji obrazujących najlepsze dotychczasowe realizacje lub produkty. W ofercie można też znaleźć opinie zadowolonych klientów i ciekawostki o firmie, które pozwolą odbiorcy zapamiętać naszą markę.

Oferta musi też być napisana w sposób najbardziej zbliżony do wymagań naszego potencjalnego klienta, np. pod względem językowym. Inaczej będzie wyglądała oferta kierowana do dyrektorów dużych przedsiębiorstw, a inaczej np. do klientów indywidualnych. Podejmując decyzję o języku przekazu, warto brać pod uwagę także wiek i płeć potencjalnego klienta.

Oceń ten wpis
Oferta handlowa. Jak przygotować taką, która zainteresuje klienta?
Ocena: 4.6, liczba głosów: 10

Opinie

Balon
2019-12-06, 14:23
Eksperci ogólnie zgadzają się, że firmy rozpoczynające działalność często ponoszą porażkę, ponieważ zbyt szybko brakuje im pieniędzy przed osiągnięciem zysku. W ten sposób liczy się wszystko co związane z konkretną ofertą.
Klient
2019-05-25, 12:12
Ofert handlowych na naszym rynku jest mnóstwo. Muszą one być tak skonstruowane, aby przyciągały klientów. Należy pamiętać, ab ona spełniała właściwie swoją funkcję, to powinna być skonstruowana zgodnie z prawem.
Ona
2019-05-03, 13:18
Dobrze skorzystać z rad by oferta była profesjonalna i wyróżniała się na tle innym czymś pozytywnym co zaciekawi czytającego taką ofertę i spowoduje dalsze działania.
Diora
2019-04-18, 19:22
Twoim zadaniem jest napisać piękną i atrakcyjną reklamę dla świadczenia swoich usług. Im bardziej oryginalny podejdziesz, tym większe prawdopodobieństwo, że zostaniesz zauważony.
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.