Spis treści
Zobacz także artykuł: Jak przechowywać dokumenty związane z prowadzeniem firmy?
Dokumentacja transakcji powiązanych – czym jest i kiedy należy ją sporządzić?
Na polskim rynku działają setki tysięcy przedsiębiorstw, a każdego dnia dochodzi pomiędzy nimi do mnóstwa transakcji (warto w takich przypadkach korzystać z kalkulatora B2B). W wielu przypadkach jednak ustawodawca narzuca na firmy dodatkowe obowiązki, w tym przygotowanie stosownej dokumentacji związanej z dokonaną operacją finansową. Mowa tutaj np. o okolicznościach, w których stronami transakcji są osoby spokrewnione lub podmioty, które są w jakiś sposób powiązane. O czym dokładnie mowa? Sprawdźmy to!
Podmioty powiązane - co to takiego?
Rozpatrując kwestie związane z tzw. podmiotami powiązanymi trzeba sięgnąć do kilku podstawowych aktów prawnych takich jak choćby ustawa o CIT czy kodeks spółek handlowych. Ustawodawca nie podaje bowiem wprost definicji podmiotów powiązanych, ale wskazuje na szereg kryteriów, które trzeba wziąć pod uwagę, aby dane przedsiębiorstwo zakwalifikować do tej kategorii. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, przez podmioty powiązane należy rozumieć: 1) podmioty, z których jeden wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot; albo 2) podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ten same inny podmiot lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierające znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot; lub 3) spółkę niemającą osobowości prawnej i jej wspólników; lub 4) podatnika i jego zagraniczny zakład.
Dokumentacja transakcji powiązanych – czym jest?
Dokumentacja transakcji powiązanych to pojęcie bardzo szerokie i wiele zależy tutaj od konkretnego przypadku. Tym bardziej, że w prawie podatkowym na próżno szukać dokładnych regulacji związanych z takimi sytuacjami. Wskazane są wyłącznie reguły ogólne, których przestrzeganie powinno ochronić podmioty przed możliwymi negatywnymi konsekwencjami w przypadku kontroli skarbowej. Jeśli obowiązek sporządzenia dokumentacji występuje, musi ona obejmować przede wszystkim: informację o roli, jaką pełnią podmioty uczestniczące w transakcji; cenę przedmiotu, w tym metodę kalkulacji zysków; termin zapłaty; symulację kosztów; strategię gospodarczą, określenie celu przeprowadzenia operacji oraz innych istotnych czynników, które mają związek z transakcją. Warto zaznaczyć, że im więcej danych znajdzie się w dokumentacji, tym lepiej.
Kiedy należy sporządzić dokumentację transakcji powiązanych?
Kiedy sporządzić dokumentację transakcji powiązanych jest konieczna? Jak się okazuje, kluczowe znaczenie odgrywają tutaj przyjęte w prawie limity kwotowe. Obowiązek dokumentowania obejmuje bowiem sytuacji, w których całkowita kwota świadczeń wymagalnych w danym roku podatkowym (jej równowartość) albo suma w rzeczywistości uiszczona, ustalona na podstawie umowy, przekracza kwotę 30 000 euro (jeśli chodzi o świadczenie usług, sprzedaż lub udostępnienie wartości niematerialnych) albo 50 000 euro (pozostałe przypadki). Wartości wyrażone w euro należy każdorazowo przeliczać na walutę polską według kursu ogłaszanego przez NBP obowiązującego w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym transakcja została dokonana.
Fakturowanie własnej spółki – o czym należy wiedzieć?
Należy zaznaczyć, że transakcje powiązane wymagają przygotowania właściwej dokumentacji nie tylko w przypadku osiągnięcia wspomnianego limitu. Dokumentację taką trzeba sporządzić również wtedy, gdy transakcja została zawarta z podmiotami z tzw. rajów podatkowych. W tych okolicznościach nie ma znaczenia, czy istnieje powiązanie między przedsiębiorstwami, a łączna kwota (albo jej równowartość) przekracza 20 000 euro. Zdaniem ekspertów podstawą do konieczności sporządzenia dokumentacji jest także fakturowanie własnej spółki. Spółka z o.o. a faktura z działalności gospodarczej - w taki przypadkach dopełnienie wszelkich formalności w tej materii jest tym bardziej wskazane.
Ile sporządzenie dokumentacji transakcji powiązanych?
Wiemy już, jak zachować się, gdy celem transakcji staje się fakturowanie spółki, warto zastanowić się nad terminami poszczególnych działań. Co do zasady, nie ma obowiązku sporządzania dokumentacji od razu po przeprowadzeniu transakcji, ale oczywiście nic nie stoi temu na przeszkodzie. Można to jednak zrobić później, ponieważ zgodnie z przepisami podmiot musi przedstawić dokumentację w terminie 7 dni liczonych od chwili wystąpienia o nią. W sytuacji, gdy jako przedsiębiorcy przeprowadzamy wiele tego rodzaju transakcji, warto poprosić o wsparcie ze strony specjalizującej się w tym obszarze księgowej. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułach: Z jakim biurem rachunkowym nawiązać współpracę? oraz Jak zmienić biuro rachunkowe?
Konsekwencje za brak sporządzenia dokumentacji transakcji powiązanych w przypadku kontroli
Jeśli istnieje obowiązek sporządzenia dokumentacji, przedsiębiorca musi tego dokonać. W przeciwnym razie mogą zostać na niego nałożone sankcje podatkowe, karno-skarbowe, a nawet karne. Za niezłożenie w terminie właściwemu organowi wymaganej dokumentacji, jak i złożenie informacji nieprawdziwej grozi grzywna, która może wynieść maksymalnie 6,4 mln złotych. Jeśli z kolei podmiotem gospodarczym jest spółka, osoba, która zaniedbała swoich obowiązków związanych ze sprawami majątkowymi danego podmiotu, może zostać pociągnięta nawet do odpowiedzialności karnej.