Urząd Pracy, ZUS, PIP i Urząd Skarbowy

Dokumentacja transakcji powiązanych - czym jest i kiedy należy ją sporządzić?

4 lutego 2022

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 11 głosów

11 głosów

14 komentarzy
Dokumentacja transakcji powiązanych - czym jest i kiedy należy ją sporządzić?
Rozpatrując kwestie podatkowe należy ustalić m.in. to, czy przedsiębiorstwa nie są tak zwanymi podmiotami powiązanymi. Konieczność taka zachodzi w szczególności wtedy, gdy podmioty gospodarcze są zobligowane do składania Jednolitego Pliku Kontrolnego. W przypadku tego rodzaju firm mamy bowiem do czynienia ze specyficznymi regulacjami dotyczącymi np. sporządzania dokumentacji związanej z przeprowadzonymi transakcjami.

Zobacz także artykuł: Jak przechowywać dokumenty związane z prowadzeniem firmy?

Dokumentacja transakcji powiązanych – czym jest i kiedy należy ją sporządzić?

Na polskim rynku działają setki tysięcy przedsiębiorstw, a każdego dnia dochodzi pomiędzy nimi do mnóstwa transakcji (warto w takich przypadkach korzystać z kalkulatora B2B). W wielu przypadkach jednak ustawodawca narzuca na firmy dodatkowe obowiązki, w tym przygotowanie stosownej dokumentacji związanej z dokonaną operacją finansową. Mowa tutaj np. o okolicznościach, w których stronami transakcji są osoby spokrewnione lub podmioty, które są w jakiś sposób powiązane. O czym dokładnie mowa? Sprawdźmy to!

Podmioty powiązane - co to takiego?

Rozpatrując kwestie związane z tzw. podmiotami powiązanymi trzeba sięgnąć do kilku podstawowych aktów prawnych takich jak choćby ustawa o CIT czy kodeks spółek handlowych. Ustawodawca nie podaje bowiem wprost definicji podmiotów powiązanych, ale wskazuje na szereg kryteriów, które trzeba wziąć pod uwagę, aby dane przedsiębiorstwo zakwalifikować do tej kategorii. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, przez podmioty powiązane należy rozumieć: 1) podmioty, z których jeden wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot; albo 2) podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ten same inny podmiot lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierające znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot; lub 3) spółkę niemającą osobowości prawnej i jej wspólników; lub 4) podatnika i jego zagraniczny zakład.

Video

Szukasz pracy?

Kasjer/Sprzedawca - WROCŁAW Ul. Sielska

Golden Serwis Sp. z o. o.

  • 29-29 zł brutto / h
  • Wrocław
Dodana

Operator maszyn

SGP APT Sp. z o.o.

  • 4 700-5 000 zł brutto / mc
  • Lublin
Dodana

PRACOWNIK LADY MIĘSNEJ - PĘGÓW UL. Główna

Golden Serwis Sp. z o. o.

  • 28 zł brutto / h
  • Pęgów
Dodana
Dodana

PRACOWNIK LADY MIĘSNEJ - Wrocław Ul. SIELSKA

Golden Serwis Sp. z o. o.

  • 29-29 zł brutto / h
  • Wrocław
Dodana

Dokumentacja transakcji powiązanych – czym jest?

Dokumentacja transakcji powiązanych to pojęcie bardzo szerokie i wiele zależy tutaj od konkretnego przypadku. Tym bardziej, że w prawie podatkowym na próżno szukać dokładnych regulacji związanych z takimi sytuacjami. Wskazane są wyłącznie reguły ogólne, których przestrzeganie powinno ochronić podmioty przed możliwymi negatywnymi konsekwencjami w przypadku kontroli skarbowej. Jeśli obowiązek sporządzenia dokumentacji występuje, musi ona obejmować przede wszystkim: informację o roli, jaką pełnią podmioty uczestniczące w transakcji; cenę przedmiotu, w tym metodę kalkulacji zysków; termin zapłaty; symulację kosztów; strategię gospodarczą, określenie celu przeprowadzenia operacji oraz innych istotnych czynników, które mają związek z transakcją. Warto zaznaczyć, że im więcej danych znajdzie się w dokumentacji, tym lepiej. 

Kiedy należy sporządzić dokumentację transakcji powiązanych?

Kiedy sporządzić dokumentację transakcji powiązanych jest konieczna? Jak się okazuje, kluczowe znaczenie odgrywają tutaj przyjęte w prawie limity kwotowe. Obowiązek dokumentowania obejmuje bowiem sytuacji, w których całkowita kwota świadczeń wymagalnych w danym roku podatkowym (jej równowartość) albo suma w rzeczywistości uiszczona, ustalona na podstawie umowy, przekracza kwotę 30 000 euro (jeśli chodzi o świadczenie usług, sprzedaż lub udostępnienie wartości niematerialnych) albo 50 000 euro (pozostałe przypadki). Wartości wyrażone w euro należy każdorazowo przeliczać na walutę polską według kursu ogłaszanego przez NBP obowiązującego w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym transakcja została dokonana. 

Fakturowanie własnej spółki – o czym należy wiedzieć?

Należy zaznaczyć, że transakcje powiązane wymagają przygotowania właściwej dokumentacji nie tylko w przypadku osiągnięcia wspomnianego limitu. Dokumentację taką trzeba sporządzić również wtedy, gdy transakcja została zawarta z podmiotami z tzw. rajów podatkowych. W tych okolicznościach nie ma znaczenia, czy istnieje powiązanie między przedsiębiorstwami, a łączna kwota (albo jej równowartość) przekracza 20 000 euro. Zdaniem ekspertów podstawą do konieczności sporządzenia dokumentacji jest także fakturowanie własnej spółki. Spółka z o.o. a faktura z działalności gospodarczej - w taki przypadkach dopełnienie wszelkich formalności w tej materii jest tym bardziej wskazane. 

Ile sporządzenie dokumentacji transakcji powiązanych?

Wiemy już, jak zachować się, gdy celem transakcji staje się fakturowanie spółki, warto zastanowić się nad terminami poszczególnych działań. Co do zasady, nie ma obowiązku sporządzania dokumentacji od razu po przeprowadzeniu transakcji, ale oczywiście nic nie stoi temu na przeszkodzie. Można to jednak zrobić później, ponieważ zgodnie z przepisami podmiot musi przedstawić dokumentację w terminie 7 dni liczonych od chwili wystąpienia o nią. W sytuacji, gdy jako przedsiębiorcy przeprowadzamy wiele tego rodzaju transakcji, warto poprosić o wsparcie ze strony specjalizującej się w tym obszarze księgowej. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z artykułach: Z jakim biurem rachunkowym nawiązać współpracę? oraz Jak zmienić biuro rachunkowe?

Konsekwencje za brak sporządzenia dokumentacji transakcji powiązanych w przypadku kontroli

Jeśli istnieje obowiązek sporządzenia dokumentacji, przedsiębiorca musi tego dokonać. W przeciwnym razie mogą zostać na niego nałożone sankcje podatkowe, karno-skarbowe, a nawet karne. Za niezłożenie w terminie właściwemu organowi wymaganej dokumentacji, jak i złożenie informacji nieprawdziwej grozi grzywna, która może wynieść maksymalnie 6,4 mln złotych. Jeśli z kolei podmiotem gospodarczym jest spółka, osoba, która zaniedbała swoich obowiązków związanych ze sprawami majątkowymi danego podmiotu, może zostać pociągnięta nawet do odpowiedzialności karnej. 

Podsumowanie:
  • Przedsiębiorstwa muszą zwracać uwagę na dodatkowe obowiązki w zakresie dokumentacji transakcji finansowych z podmiotami powiązanymi, czyli takimi, gdzie jeden wywiera znaczący wpływ na drugi.
  • Dokładna definicja podmiotów powiązanych nie jest określona wprost w ustawodawstwie, ale zastosowanie mają tu kryteria określone w ustawie o CIT czy kodeksie spółek handlowych.
  • Dokumentacja transakcji powiązanych musi zawierać wiele informacji, takich jak np. ceny, termin zapłaty, symulację kosztów i strategię gospodarczą.
  • Obowiązek sporządzenia dokumentacji transakcji powiązanych obejmuje przypadki, gdy całkowita kwota świadczeń przewyższa określone limity.

Najczęściej zadawane pytania

Dokumentacja transakcji powiązanych - kiedy trzeba przygotować?

Obowiązek dokumentowania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi zachodzi w sytuacji, gdy kwota całkowita świadczeń wymagalnych w danym roku podatkowym (lub jej równowartość) albo suma w rzeczywistości wpłacona, którą ustalono w umowie, przekracza 30 000 euro (jeśli chodzi o świadczenie usług, sprzedaż lub udostępnienie wartości niematerialnych) albo 50 000 euro (pozostałe przypadki).

Jakie kary za brak dokumentacji transakcji powiązanych?

Wiele zależy od okoliczności, formy prawnej podmiotu gospodarczego, a także zakresu naruszeń obowiązującego prawa. Brak dokumentacji w przypadku transakcji powiązanych wiąże się jednak najczęściej z wysoką karą grzywny.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

14 komentarzy

Jadzia

Jadzia

Bardzo przydatny artykuł dla każdego, kto zamierza założyć własną firmę. Dzięki niemu znamy nie tylko przepisy związane z dokumentacją transakcji powiązanych, ale także różne sytuacje, w których ta dokumentacja jest wymagana.
Renata

Renata

Niestety, dokumentacja transakcji powiązanych jest tematem, którego większość przedsiębiorców nie lubi podejmować. Artykuł pokazuje, jak ważna jest ta kwestia i jakie elementy trzeba uwzględnić w dokumencie. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych kosztów, które wynikają z nieprzestrzegania prawa.
Macho

Macho

Ciekawy i wartościowy artykuł, który obrazuje, jakie istnieją obowiązki związane z dokumentacją transakcji powiązanych. Dzięki temu wiemy, na co należy zwrócić uwagę, aby działać w zgodzie z prawem i chronić swoje interesy w biznesie.
Magda

Magda

Artykuł pokazuje, że prawidłowe prowadzenie dokumentacji transakcji powiązanych to nie tylko obowiązek przedsiębiorców, ale także ich sposób na zabezpieczenie swojej firmy przed konsekwencjami podatkowymi. Dla pracowników to ważna informacja o tym, jakie warunki musi spełniać ich pracodawca.
Gosia

Gosia

Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jak ważna jest dokumentacja transakcji powiązanych. Dlatego artykuł jest bardzo przydatny i edukacyjny. Dla osoby bez doświadczenia w biznesie jest to cenny wskazówka na przyszłość.
Praca hybrydowa

Praca hybrydowa

Dokumentacja transakcji powiązanych nie jest tematem, który cieszy się dużą popularnością wśród przedsiębiorców. Dlatego artykuł jest bardzo potrzebny, aby przypomnieć firmom o tym, co trzeba robić, aby działać zgodnie z prawem i chronić swoje interesy.
Solo

Solo

Każdy przedsiębiorca powinien znać swoje obowiązki i być przygotowany na ewentualne kontrole skarbowe. Wiedza zawarta w tym artykule jest bardzo przydatna dla każdej osoby, która planuje rozpocząć działalność gospodarczą.
Adonis

Adonis

Bardzo interesujący artykuł, który powinien zwrócić uwagę nie tylko pracowników, ale również pracodawców. Takie informacje jak wymienione w artykule pomogą w przestrzeganie prawa i uniknięciu niepotrzebnych kosztów.
Czecho

Czecho

Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jak ważna jest dokumentacja transakcji powiązanych. Dlatego artykuł jest bardzo przydatny i edukacyjny. Dla osoby bez doświadczenia w biznesie jest to cenny wskazówka na przyszłość.
Góra

Góra

Dokumentacja transakcji powiązanych to naprawdę uciążliwe zadanie dla każdej firmy. Artykuł pokazuje, jakie elementy są istotne do zawarcia w dokumentacji, ale nie jest to wcale takie proste, jak mogłoby się wydawać.
synthpop

synthpop

Często słyszymy o firmach, które nie dotrzymują prawa, a przesto pojawiają się na rynku. Dlatego bardzo cenię sobie artykuły, które pokazują, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy. Mam nadzieję, że wiedza ta pozwoli na lepsze zabezpieczenie swoich interesów przez pracowników.
Pracująca

Pracująca

Bardzo przydatny artykuł dla każdego z nas, ponieważ świadczy o tym, jakie obowiązki muszą spełnić przedsiębiorcy. Wiedza ta może pomóc w lepszym wyborze pracodawcy i ochronie swoich praw w świecie biznesu.
ania

ania

Takie artykuły powinny być czytane nie tylko przez osoby zamierzające rozpocząć działalność gospodarczą, ale również przez przedsiębiorców, którzy już ją prowadzą. Spora ilość firm ma problem z prawidłowym wypełnianiem obowiązków związanych z dokumentacją transakcji powiązanych, dlatego dobrze, że ten artykuł przypomina o ich istnieniu.
grzesiek

grzesiek

Ciekawy i przydatny artykuł dla każdego, kto chce posiadać wiedzę na temat dokumentacji transakcji powiązanych. Niestety, nadal jest wiele pracodawców, którzy omijają te obowiązki i nie chronią się w ten sposób przed kosztownymi konsekwencjami w przypadku kontroli podatkowej.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.