Biuro rachunkowe to podmiot świadczący usługi na rzecz firm i osób fizycznych w zakresie rachunkowości. Zdecydowana większość funkcjonujących na rynku biur działa dzięki współpracy z innymi podmiotami gospodarczymi i to właśnie do nich oferuje swoją ofertę. Osoby fizyczne z usług biur korzystają jedynie sporadycznie, najczęściej wówczas, gdy mają problem z samodzielnym rozliczeniem PIT-u.
To, czy współpraca z biurem rachunkowym będzie układała się pomyślnie, zależy od wielu czynników. Przedsiębiorca stojący przed wyborem, powinien wiedzieć, czym kierować się przy porównywaniu ofert. Gdy jednak pracownicy biura, mimo skrupulatnego porównania ofert i oferowanych warunków, nie spełniają jego oczekiwań, bo np. rozliczania są wykonywane z opóźnieniem, a dokumentacja pracowników niepełna, lepiej znaleźć inny podmiot świadczący tego typu usługi. Ponieważ konkurencja na rynku jest spora, nie będzie z tym problemu.
Co znajduje się w umowie?
Pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z zapisami widniejącymi w umowie z dotychczasowym biurem rachunkowym. Zdarza się, że przedsiębiorca zadeklarował skorzystanie z okresu wypowiedzenia trwającego np. 3 miesiące. Jest to możliwe, bo strony mają dużą dowolność przy konstruowaniu umów o współpracy.
Zapisy znajdujące się w umowie są o tyle istotne, że mogą określać również sposób wydania dokumentacji firmy. Na rynku działają biura rachunkowe pomagające swoim potencjalnym klientom w procesie przeniesienia dokumentacji, ale zdarza się, że o ten aspekt musi zadbać sam zainteresowany, czyli właściciel firmy.
Przekazanie dokumentacji – sprawdź, czy wszystko jest
Biuro rachunkowe, z którego usług rezygnuje przedsiębiorca, ma obowiązek oddać wszystkie dokumenty, jakie otrzymało od swojego byłego już klienta (np. potwierdzenia zapłaty, faktury czy wyciągi bankowe) i dokumenty, które przygotowało (np. deklaracje składane do ZUS, księgi podatkowe czy deklaracje podatkowe).
Poza odbiorem dokumentacji z jednego biura, konieczne jest zadbanie o to, by wybrane potwierdziło ich odbiór. Rozwiązanie to eliminuje sytuacje, w których pracownicy biura twierdzą, że nie otrzymali części dokumentów, a przedsiębiorca jest pewien, że dostarczył im wszystkie dokumenty, jakie otrzymał od poprzedniego biura rachunkowego. Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest trudny do przygotowania i leży w interesie każdej ze stron.
Formalności, czyli zmiana danych
Przedsiębiorca, który nie prowadzi samodzielnie dokumentów księgowych swojej firmy, jest zobowiązany zgłosić ten fakt. Najprostszym sposobem jest dokonanie aktualizacji wpisu znajdującego się w CEIDG. Aktualizacji może dokonać zarówno zainteresowany, czyli przedsiębiorca, może również w jego imieniu nowe biuro rachunkowe. Drugie rozwiązanie eliminuje konieczność samodzielnego poszukiwania odpowiedniego formularza (w tym przypadku CEIDG-1) i wypełniania go. Aby jednak nie doszło do nieporozumień na tej płaszczyźnie, dobrze, by zainteresowane strony uzgodniły, kto dokona aktualizacji.
Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie będą wypełniać wspomniany formularze CEIDG-1, powinni skorzystać ze wskazówek. Publikowane są one na rządowych stronach, których treść została opracowana z myślą o przedsiębiorcach.
To może Cię również zainteresować
Biuro rachunkowe - dlaczego warto powierzyć swoje finanse profesjonalistom?
