Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów związanych z prowadzeniem firmy jest niezwykle istotne. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecydował się na zatrudnienie pracowników. Wówczas, poza fakturami czy rachunkami, dochodzi również dokumentacja pracownicza. A ta, jak wiadomo, jest niezbędna do późniejszego wyliczenia wysokości świadczenia rentowego czy emerytalnego, jakie przysługuje pracownikowi.
Wśród dokumentów pojawiających się w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej wskazać można m.in. na dokumenty podatkowe, potwierdzające odprowadzenie składek do ZUS czy faktury. Większość z wymienionych dokumentów przedsiębiorca musi archiwizować przez określony czas. W zależności od ilości papierów, można je przechowywać w siedzibie firmy lub zdecydować się na współpracę z firmą zewnętrzną.
Przechowywanie dokumentów w firmie
Zdecydowana większość firm decyduje się na samodzielne przechowywanie zgromadzonych dokumentów. Dzięki temu ich właściciele mają do nich bieżący dostęp – nie jest konieczne ich sprowadzanie z siedzib podmiotów zewnętrznych. Każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na takie rozwiązanie, musi być jednak świadomy tego, by we właściwy sposób zabezpieczyć posiadaną dokumentację.
Firmowe papiery powinny być przechowywane w pomieszczeniu, do którego dostępu nie będą miały osoby niepowołane. Ważne też, by dokumenty były chronione przed ewentualnym zalaniem czy pożarem. Jeżeli firma, by prowadzić swoją działalność, musiała występować o koncesje, jej właściciel powinien pomyśleć o specjalnym ubezpieczeniu. Takie gwarantuje pokrycie konieczności wystąpienia o duplikat dokumentów wówczas, gdy te ulegną zniszczeniu.
A może zewnętrzne archiwum?
Alternatywnym rozwiązaniem dla samodzielnego przechowywania dokumentów jest rozpoczęcie przez przedsiębiorcę współpracy z wyspecjalizowanym archiwum. W takim przypadku osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna pamiętać nie tylko o podpisaniu umowy, lecz także konieczności ponoszenia opłat za ich przechowywanie. Warto też pamiętać, że przedsiębiorca ma możliwość wglądu we wszystkie dokumenty, choć może to wiązać się np. z koniecznością złożenia wniosku.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy zainteresowanego usługami przechowywania dokumentów ważne jest to, że nie każdy podmiot może prowadzić taką działalność. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami przechowywaniem dokumentacji zajmować może się wyłącznie przedsiębiorca, który jest osobą prawną lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że usługi przechowywanie dokumentów nie może oferować jednoosobowy przedsiębiorca.
Gdy przedsiębiorca kończy prowadzić działalność…
Kwestia przechowywania dokumentów pojawia się również wówczas, gdy przedsiębiorca kończy prowadzenie działalności gospodarczej. Zamknięcie firmy nie powoduje, że nie ma on obowiązku przechowywania dokumentacji. Zgodnie z przepisami powinien on wskazać podmiot, który będzie w dalszym ciągu przechowywał dokumentację. Jest to szczególnie istotne wówczas, gdy przedsiębiorca zatrudniał pracowników.
Ile czasu dokumentację powinien przechowywać pracodawca, który skończył prowadzić firmę, a który to zatrudniał pracowników? W przepisach mowa o 50-letnim okresie przechowywania dokumentacji i – co ważne – może być on liczony od zakończenia pracy u danego pracodawcy (gdy mowa o dokumentacji osobowej) lub jej wytworzenia (w przypadku dokumentacji płacowej).
To może Cię również zainteresować
