Spis treści
Czy firma musi posiadać rachunek bankowy?
Wprawdzie posiadanie rachunku bankowego przez firmę nie wynika jako obowiązek z przepisów, jednakże na pytanie o konieczność posiadania firmowego rachunku bankowego należy odpowiedzieć twierdząco. Z dwóch choćby powodów. Już prawne zapisy dotyczące przedsiębiorców i zeznań podatkowych nakazują prowadzić działalność gospodarczą w ten sposób, aby kontrahenci mogli wykonywać płatności na rachunek bankowy, a gdy transakcja przekracza 15 000 złotych, wtedy firma musi posiadać rachunek bankowy. Drugi powód jest znacznie bardziej prozaiczny. Rachunek bankowy dla firmy to po prostu wygoda, prostota i - często - lepsze zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Co więcej, na firmy nałożony jest obowiązek rozliczeń z US i ZUS, które przecież nie zostaną przeprowadzone w gotówce.
Wyjątkiem są firmy najmniejsze, czyli takie, które nie zatrudniają więcej niż 10 pracowników i nie osiągają przychodu powyżej pewnego pułapu. Tutaj może wystarczyć prywatne konto. Poza tym rachunek bankowy firma zakłada już w momencie składania wniosków o prowadzenie działalności.
Rachunek prywatny, a podzielona płatność split payment
A więc bezwzględny obowiązek zakładania bankowego rachunku dla firmy nie występuje. Możemy używać rachunku prywatnego, który obsłuży także naszą małą firmę. Tylko od nas zależy, czy zechcemy używać płatności podzielnych (split payment). Przedsiębiorcy, którzy wybierają to rozwiązanie muszą jednak porozumieć się ze swoimi partnerami handlowymi, ponieważ to do nich należy rozstrzygnięcie metody płatności. Przy dobrej woli obu stron możliwe jest używanie prywatnego rachunku do obsługi transakcji firmowych. W praktyce mechanizm działa tak, że opłaty za nasze usługi lub sprzedane towary trafiają na wydzielony rachunek, który posłuży do regulacji rozliczeń podatkowych VAT. My zaś będziemy mogli wnioskować o przelew środków na zwykły, prywatny rachunek. Choć takie rozwiązanie jest możliwe i praktykowane, to przyznają Państwo, że nie jest ono zbyt wygodne, ponieważ Urząd Skarbowy ma aż 60 dni na wydanie decyzji o prawomocności dla takiej operacji.
Pamiętajmy również, że split payment dotyczy wyłącznie sytuacji, w której przepływy pieniężne odbywają się miedzy dwoma podmiotami gospodarczymi. Gdy nasz partner biznesowy dokona wpłaty na nasz rachunek prywatny (taki rachunek, który nie ma bankowego subkonta VAT), wtedy operacja okaże się nieskuteczna - cała kwota powróci na konto firmy dokonującej wpłaty. Rodzi to dodatkowe trudności formalne, gdyż opłacenie usług i towarów trzeba będzie wykonać jeszcze raz, poza tym “ręczne” śledzenie transakcji i informowanie o ich nieskuteczności naszych kontrahentów jest naprawdę startą czasu. Split payment nie działa więc u tych przedsiębiorców, którzy posiadają wyłącznie prywatny rachunek. W ten sposób nie opłacimy też faktur. Konieczne będzie zatem założenie standardowego rachunku bankowego dla firmy.
Konto prywatne czy firmowe – które wybrać dla JDG
Jednoosobowa działalność gospodarcza, samozatrudnienie, pozwala nam wybierać pomiędzy firmowym rachunkiem bankowym i rachunkiem prywatnym. Trudno powiedzieć, które z tych rozwiązań jest częściej stosowane przez samozatrudnionych. W każdym razie jakoś musimy rozliczać się z US i ZUS, a wyraźne oddzielenie finansów firmy od naszych prywatnych - wydaje się naturalną metodą postępowania. Z tego względu konto firmowe wprowadzi większą przejrzystość w naszych finansach. Zresztą banki, które przecież służą nam kredytami, również lepiej patrzą na samozatrudnionych posiadających konta firmowe i chętniej udzielają im kredytów. Jaki więc rachunek bankowy dla firmy? Czy trwanie przy rachunku prywatnym jest opłacalne? Czy firma jednoosobowa musi posiadać firmowy rachunek bankowy? Nawet jeśli nie musi, to jest to wskazane. Firmowy rachunek jest w istocie tak samo łatwy w prowadzeniu jak prywatny, a daje znacznie więcej możliwości.
Plusy i minusy korzystania z prywatnego konta do działalności gospodarczej
Jesteśmy więc zdania, że na pytanie: jaki rachunek bankowy dla firmy wybrać? - najwłaściwszą odpowiedzią jest wybór rachunku dedykowanego firmie. Wielu przedsiębiorców przekonuje się wcześniej lub później, że poprzestanie na korzystaniu z rachunku prywatnego, nawet jeśli jest to możliwe, ma więcej wad niż zalet. Rachunek prywatny jest tylko pozornym uproszczeniem. A o tym jaki rachunek bankowy dla firmy wybrać decyduje już aktualna sytuacja na rynku usług finansowych - oferty poszczególnych banków, wśród których możemy natknąć się na bardzo korzystne warunki prowadzenia konta bankowego dla naszej firmy (nawet, jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą).
Do jakiej wysokości przedsiębiorcy mogą rozliczać się gotówką?
Oczywiście gotówka także jest prawnym środkiem rozliczeń dla przedsiębiorców. Na rozliczenia gotówkowe są nałożone jednak pewne limity i warunki. Z tego prawa korzystają główne mali przedsiębiorcy. Rozliczenia gotówkowe do tej pory były możliwe, jeśli w grę nie wchodziła kwota wyższa niż 15 000 złotych. Ten limit obowiązywał dla rozliczeń między firmami. Dla transakcji między firmą i osobą fizyczną powyższy limit nie miał zastosowania. Wraz z początkiem roku 2022 sytuacja uległa lekkiej zmianie w związku z tzw. Polskim Ładem. Od tego momentu gotówkowe rozliczenia między firmami (jednorazowe) nie mogą przekraczać 8 000 złotych, a między firmą i osobą prywatną - 20 000 złotych. Mówimy tu o kwotach brutto. Nowe przepisy mogą okazać się niekiedy trudne do spełnienia, jeśli transakcje rozpoczęły się w poprzednim roku, czyli przed 1 stycznia 2022 i każdy mikroprzedsiębiorca preferujący gotówkę powinien mieć to na uwadze.
Rachunek prywatny, a podatek VAT
Jeśli pozostajemy przy rachunku prywatnym do obsługi naszej małej firmy, wtedy bank nie utworzy “z automatu” subkonta VAT. Uwaga: w takim przypadku urzędnicy kontrolujący naszą działalność gospodarczą (zgodnie z ustawą o podatku VAT), będą mieli wgląd we wszystkie nasze prywatne transakcje. Dla przelewu z rachunku VAT na nasz prywatny rachunek bankowy konieczne będzie złożenie wniosku. Lepiej zatem posłużyć się płatnościami split payment. Wtedy VAT zostanie nam zwrócony znacznie szybciej, szybciej uwolnimy nasze zamrożone pieniądze, nie będą też czekać na nas ewentualne kary za nieprawidłowe rozliczenie VAT. Biała lista podatników VAT nie zawiera rachunków prywatnych, jedynie firmowe. To w pewien sposób wymusza, także na osobach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, założenie rachunku bankowego z przeznaczeniem wyłącznie dla firmy.