Spis treści
Czym jest umowa NDA i czym różni się od klauzuli poufności?
NDA (Non-disclosure agreement) to umowa, zgodnie z którą jej jedna bądź dwie strony zobowiązują się do zachowania restrykcyjnej poufności danych, które są przekazywane w przedmiocie umowy lub w trakcie wykonywanej pracy. NDA dodatkowo zawiera inne istotne informacje, które chronią tajemnicę, i z założenia nie mogą wyjść poza obręb stron wtajemniczonych. Jakie to informacje? Między innymi zakres danych, które są objęte umową, regulacje związane z przekazywaniem ich oraz procedurą w przypadku wycieku danych poufnych, a także kary, które obowiązują w przypadku złamania postanowień umowy NDA. Na pierwszy rzut oka NDA niczym nie różni się od popularnej klauzuli poufności.
Umowa NDA - kiedy warto z niej skorzystać?
Istnieje kilka konkretnych sytuacji, dla których zawarcie umowy NDA będzie jak najbardziej zasadne. Jakie to sytuacje? Przede wszystkim potrzeba przekazywania danych jeszcze przed zawarciem współpracy regulowanej umową. W takiej sytuacji umowa NDA jest najlepszym rozwiązaniem.
Innym powodem skorzystania z umowy NDA będzie współpraca, która prawdopodobnie wykroczy poza standardowy zakres uregulowany w umowie. To sprawi, że zasada poufności będzie obowiązywać bez względu na to, jak w przyszłości będzie kształtować się partnerstwo stronami. Tak naprawdę wybór pomiędzy NDA a klauzulą poufności leży w gestii osoby chcącej zachować poufność danych, jednak gdy zachodzi prawdopodobieństwo przekazywania różnych, czasem trudnych do identyfikacji informacji poufnych, umowa o zachowaniu poufności będzie lepszym wyjściem.
NDA - co to jest i dlaczego spółka winna taka umowę podpisać?
Jak wspomniano, umowa o zachowaniu poufności chroni spółkę przed niepowołanym wyciekiem poufnych danych zainicjowanym przez strony trzecie. Jest to umowa, która każdorazowo powinna być podpisywana przez każdą stronę, która współpracuje z przedsiębiorstwem w czynnościach związanych z przekazywaniem różnych, często wrażliwych danych.
Dlaczego spółki i wszystkie inne przedsiębiorstwa powinny każdorazowo zadbać o stworzenie i podpisanie umowy NDA? By chronić się przed ujawnieniem kluczowych danych innym, trzecim podmiotom co może skutkować zmniejszeniem konkurencyjności firmy na rynku. Umowa NDA z góry reguluje, czy i w jakiej formie, a także komu druga strona umowy może przekazywać dane. Często umowa pozwala na przekazywanie takich wrażliwych informacji pracownikom firmy czy innym organom doradczym.
Umowa poufności – podstawowe informacje
Umowa poufności nie posiada regulowanego prawem szablonu, który ogólnie obowiązuje w naszym kraju. Jest to spowodowane specyficznym charakterem danej umowy. Każdorazowo takie porozumienie musi być ściśle dostosowane do charakteru współpracy pomiędzy stronami umowy, relacji występujących pomiędzy nimi, a także przedmiotu poufności.
Choć umowa powinna być w każdym przypadku tworzona od podstaw, istnieją pewne istotne informacje, które każdorazowo powinny znajdować się w umowie NDA. Mowa tu o zdefiniowaniu informacji, które podlegają poufności oraz powodu, dla którego informacje zostaną ujawnione drugiej stronie umowy. Dodatkowo warto zawrzeć wszystkie informacje o środkach bezpieczeństwa ochrony danych oraz zasadach ich przekazywania. W przypadku niewywiązania się z umowy poufności obowiązują kary umowne, które również należy uregulować w dokumencie.
W jakich sytuacjach zawierana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA)
Czas na konkrety. W jakich sytuacjach najczęściej przedsiębiorstwo decyduje się na zainicjowanie umowy o zachowaniu poufności? Jest kilka podstawowych sytuacji, w których pożądane jest zabezpieczenie poufnych danych firmy.
- W momencie, gdy firma jest poddawana audytowi finansowemu, podczas którego firma audytowa ma dostęp do poufnych informacji finansowych, faktur oraz ze względu na specyfikę audytu zna wynik finansowy firmy jeszcze przed jego opublikowaniem.
- W momencie, gdy duży pakiet akcji jest zbywany na konto innego podmiotu.
- W sytuacjach przejmowania przedsiębiorstwa, realizowania procesu fuzji spółek lub sprzedaży aktywów o wysokiej wartości.
Cel zawarcia umowy o zachowaniu o poufności (NDA)
Jak powszechnie wiadomo, dostęp do informacji i danych jest obecnie jedną z najbardziej wartościowych walut, jakimi obraca się w biznesie. Każde przedsiębiorstwo pragnie chronić dane o swoich produktach, usługach, wszelkiego rodzaju tajemnice handlowe i know-how, które zapewnia mu przewagę konkurencyjną. Dzięki zastosowaniu umowy NDA wszystkie informacje poufne są zabezpieczone przed odkryciem niepowołanych stron trzecich.
By jednak nadać prawdziwy sens umowie o zachowaniu poufności, w jej treści musi znaleźć się wiedza na temat danych, które podlegają restrykcyjnej ochronie. Coraz rzadziej organizacje decydują się na nadmierną ufność w stosunku do swoich partnerów, co jest zrozumiałe. Niejednokrotnie byliśmy świadkami przypadkowego lub celowego publikowania danych poufnych firmy, co znacznie zmniejszało jej wartość na rynku. Celem NDA jest zapobieganie takim krytycznym dla biznesu sytuacjom.
Czas trwania obowiązku zachowania poufności
Czas trwania postanowień umowy o poufności nie jest w żaden sposób regulowany przez prawo Polskie. Przyjmuje się, że strony zawierające umowę o poufności samodzielnie dostosowują okres ważności umowy do specyfiki przedmiotu umowy. Przeważnie jednak ustala się czas trwania obowiązku zachowania poufności od kilku miesięcy do nawet kilkunastu lat.
Ważne jest, by czas trwania obowiązku zachowania poufności ustalić na takiej zasadzie, by zminimalizować jakiekolwiek ryzyko nieautoryzowanego wycieku danych.
Skutki naruszenia zobowiązania do poufności
Jak wcześniej wspomniano, informacja o karach umownych powinny być bardzo precyzyjnie opisane w samej umowie NDA. Co więcej, zapisy w samej umowie są uprawomocnione przez ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która umożliwia roszczenie praw do odszkodowania w przypadku zarówno ujawnienia, pozyskania, jak i wykorzystania danych, które dla innej firmy stanowiły tajemnicę.
Kary umowne regulowane w NDA mogą przybrać różne formy. Od kary finansowej, przez natychmiastowe zerwanie współpracy aż po dociekanie swoich praw przed ławą sądu. Podpisując umowę NDA, musimy mieć świadomość, że złamanie jej postanowień ustawi nas w bardzo negatywnym świetle. Taka opinia skutecznie zniechęci innych kontrahentów do podejmowania współpracy z firmą ujawniającą dane wrażliwe.
Forma umowy o zachowaniu poufności (NDA) - tradycyjnie czy pisemnej
Istnieje kilka możliwości zawarcia umowy o zachowaniu poufności. Mamy możliwość zawarcia jej w formie pisemnej, dokumentowej ale też elektronicznej. Kodeks cywilny w swoich artykułach umożliwia zastosowanie każdej z tych trzech form.
Forma pisemna, inaczej zwana formą tradycyjną jest wszystkim doskonale znana i nie wymaga głębszej analizy. Forma dokumentowa to oświadczenie woli, którego jedynym wymogiem jest możliwość identyfikacji osoby, która złożyła takie oświadczenie. W przypadku formy dokumentowej, nie istnieje wymóg złożenia podpisu. Forma elektroniczna umowy NDA wymaga natomiast potwierdzenia jej podpisem elektronicznym. Wykorzystując jedno z dostępnych narzędzi umożliwiających składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych, stawiamy taki dokument na tym samym poziome ważności, co dokument pisemny.
Czas trwania obowiązku zachowania poufności dowolnie ustalony przez strony umowy
Jak wcześniej nadmieniono, nie istnieje żaden ogólnie regulowany okres, w jakim strony umowy NDA są zobowiązane do utrzymania tajemnicy. Poufność danych to specyficzna dziedzina, którą każda organizacja powinna rozpatrywać jednostkowo. Przyjmuje się, że strony najczęściej decydują się na utrzymanie warunków umowy NDA przez kilka miesięcy do kilku lat.
