Własna firma

Pieczęć prewencyjna. Czy jest potrzebna?

18 października 2023

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 5 głosów

5 głosów

6 komentarzy
Pieczęć prewencyjna. Czy jest potrzebna?
Szacuje się, że 1/4 faktur w Polsce to faktury z przekroczonym terminem płatności. Aby chronić finanse swojego przedsiębiorstwa, warto zainwestować w pieczęć prewencyjną. Dowiedz się, czym jest, jak i kiedy jej używać oraz jak zabezpiecza płynność finansową Twojej firmy.

Niewypłacalni kontrahenci to koszmar każdego przedsiębiorcy. Niestety, brak płynności finansowej lub zwyczajna nieuczciwość sprawiają, że nieopłacone faktury są, były i prawdopodobnie będą. Nie oznacza to jednak, że z tym zjawiskiem można się tylko pogodzić. Jednym ze sposobów na zmobilizowanie kontrahenta do uregulowania wystawionego rachunku w terminie jest zastosowanie pieczęci prewencyjnej. Co to takiego?

Czym jest pieczęć prewencyjna?

Pieczęć prewencyjna to, jak wskazuje nazwa, pieczęć. Jej treść informuje, że w razie opóźnienia w zapłacie, wyegzekwowanie długu zostanie przekazane w ręce firmy windykacyjnej. 

Brzmi poważnie, prawda? Dlatego nie zachęcamy do używania pieczęci przy każdej okazji. Nie każdy potrzebuje takiego motywatora, aby regulować zobowiązania w terminie.

Pieczęć może mieć formę elektroniczną oraz fizyczną. W tym drugim przypadku jest to po prostu pieczątka, którą należy przybić na fakturze. Na rynku jest dostępnych kilka modeli, ale być może zdecydujesz się zaprojektować swój własny. Koszt jest niewielki, a korzyści, jakie może dać pieczęć prewencyjna, są go zdecydowanie warte.

Jak wygląda pieczęć prewencyjna? Przykłady zamieszczamy poniżej.

Źródło obrazka: www.goxcollection.pl

Kiedy używa się pieczęci prewencyjnej?

Umieszczenie pieczęci prewencyjnej na fakturze nie jest czynnością, którą należy wykonywać bez zastanowienia. To powinno być dobrze przemyślane i dostosowane do sytuacji. Umieszczenie pieczęci na fakturze może, ale nie musi, wpłynąć na relacje biznesowe w postaci ich ochłodzenia.

Pieczęć prewencyjna to narzędzie, które może być wykorzystywane zarówno w relacjach z nowymi, nieznajomymi kontrahentami, jak i w przypadku notorycznie opóźniających się płatności od stałych klientów. Niestety, większość nieuregulowanych zobowiązań nie wynika z nowych współprac. To raczej wieloletni kontrahenci potrafią wpaść w finansowe tarapaty i zacząć kredytować się Twoim kosztem.

Szukasz pracy?

Stażysta/stażystka w dziale lean

Paged Meble Sp. z o.o.

  • Jasienica
Dodana

MYSŁOWICE - Kompletacja zamówień 30.00 zł/br. Spożywka

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Lędziny
  • 30-31 zł / h
Dodana

Tokarz - frezer

Paged Meble Sp. z o.o.

  • Jasienica
Dodana

MYSŁOWICE - Kompletacja zamówień 30.00 zł/br. Spożywka

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Chełm Śląski
  • 30-31 zł / h
Dodana

MYSŁOWICE - Kompletacja zamówień 30.00 zł/br. Spożywka

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Dąbrowa Górnicza
  • 30-31 zł / h
Dodana

Zalety stosowania pieczęci prewencyjnej

Stosowanie pieczęci prewencyjnej nie ogranicza się jedynie do zapobiegania długom. Jej celem jest zabezpieczenie przedsiębiorcy przed ewentualnymi problemami z płynnością finansową. Może także zwiększyć wiarygodność w oczach partnerów biznesowych. Wykorzystanie pieczęci prewencyjnej podkreśla profesjonalizm i transparentność w prowadzeniu działalności.

Elektroniczna pieczęć prewencyjna – nowoczesne rozwiązanie

W dobie cyfryzacji procesów biznesowych warto zwrócić uwagę na możliwość stosowania elektronicznej pieczęci prewencyjnej. To rozwiązanie, które może być zastosowane na fakturach elektronicznych i pozwala na zachowanie wszystkich korzyści tradycyjnej pieczęci, jednocześnie eliminując potrzebę jej fizycznego odbijania. Elektroniczna pieczęć prewencyjna zapewnia wygodę i może być doskonałą opcją dla przedsiębiorstw, które przechodzą na cyfrowe zarządzanie dokumentami.

Warto wziąć ją pod uwagę zwłaszcza, że w roku 2024 planowane jest przejście na KSeF – Krajowy System e-Faktur, który wymusi elektroniczny obieg dokumentacji.

Video

Korzyści wynikające ze stosowania pieczęci prewencyjnej

Zarówno ci przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie korzystali z pieczęci prewencyjnej, jak i ci, którzy nie wiedzieli o jej istnieniu, powinni zapoznać się z podstawowymi korzyściami wynikającymi ze stosowania tego narzędzia.

Pieczęć prewencyjna pozwala przede wszystkim na:

  • Poprawę płynności finansowej firmy. Jest ona szczególnie istotna dla rozwoju organizacji. Wielu przedsiębiorców wskazuje, że nieregularne wpływy to główny powód, dla którego nie chcą inwestować w rozwój firmy;

  • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Nie zawsze pieczęć prewencyjna musi być odbierana jako coś negatywnego. Wiele osób uzna, że skoro przedsiębiorca korzysta z takiego narzędzia, to odpowiada za funkcjonowanie swojej firmy i tym samym dba o to, by także swoje zobowiązania regulować w terminach;
  • Oszczędności. Zastosowanie pieczęci prewencyjnej może być odbierane przez potencjalnych kontrahentów również jako skuteczne ostrzeżenie, przez co zmotywują się do wcześniejszej zapłaty należności. A Ty oszczędzisz na procesie windykacyjnym.

Powyższe korzyści nie są jedynymi. Firmy, które chcą przekonać się o sile tego narzędzia, powinny po prostu wypróbować je w praktyce.

Kiedy pomyśleć o pieczęci prewencyjnej?

Mówi się, że czas to pieniądz. By nie okazało się, że pieniądze uciekają z firmy bezpowrotnie, o pieczęci prewencyjnej warto pomyśleć już na początku prowadzenia działalności gospodarczej. Z pewnością nie warto czekać, aż stos nieopłaconych faktur będzie piętrzył się na biurku, bo wówczas może się okazać, że odzyskanie należności jest już po prostu niemożliwe.

Czemu służy pieczęć – podsumowanie i praktyczne wskazówki

Pieczęć prewencyjna, niezależnie od formy, jest narzędziem, które może wspierać przedsiębiorcę na różnych etapach prowadzenia biznesu. Jej głównym celem jest promowanie odpowiedzialności i terminowości w regulowaniu zobowiązań finansowych.

Przedsiębiorca powinien analizować, kiedy pieczęć prewencyjną umieszcza na fakturze, aby nie zaszkodzić relacjom z kontrahentami. Jej odpowiednie wykorzystanie może jednak znacznie zminimalizować ryzyko niewypłacalności partnerów i przyczynić się do zdrowego rozwoju firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest pieczęć prewencyjna i do czego służy?

Pieczęć prewencyjna to narzędzie stosowane na fakturach, informujące o konsekwencjach opóźnienia w płatności. Służy do zabezpieczenia przed niewypłacalnością kontrahentów.

Kiedy używa się pieczęci prewencyjnej w praktyce?

Pieczęć prewencyjną stosuje się w celu zmotywowania kontrahenta do terminowego uregulowania wystawionego rachunku, zwłaszcza w przypadku nowych lub notorycznie opóźniających się płatności.

Przed czym zabezpiecza pieczęć prewencyjna?

Zabezpiecza przed ewentualnymi problemami z płynnością finansową, zwiększa wiarygodność i podkreśla profesjonalizm w prowadzeniu działalności.

Czy istnieje elektroniczna pieczęć prewencyjna?

Tak, elektroniczna pieczęć prewencyjna jest dostępna na fakturach elektronicznych i zapewnia wygodę oraz te same korzyści co tradycyjna.

Ile kosztuje pieczęć prewencyjna?

Cena pieczęci prewencyjnej jest zmienna i zależna od jej złożoności oraz dostawcy. Jest to jednak stosunkowo niewielki wydatek w porównaniu z potencjalnymi korzyściami.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

6 komentarzy

Karina Krupa

Karina Krupa

Jeżeli przepisy tego wymagają i inne zalecenia to warto mieć. W ogóle jak coś jest łatwe do posiadania to nie zaszkodzi.
Kacperski

Kacperski

Bardzo ciekawy artkuł. Przeczytałem go szybko i co najważniejsze zrozumiałem ten było nie było ciekawy temat.
Majka

Majka

Jak widać jest to pomocne. Pewne rozwiązania trzeba realizować w związku z konkretną sytuacja DO tego należy tak że ta tematyka.
Waldel

Waldel

Pieczęć prewencyjna jest jednym z narzędzi motywowania naszego kontrahenta do dotrzymania terminu płatności. To narzędzie windykacyjne pozwalające na zdyscyplinowanie kontrahentów do regulowania w terminie należności.Na pewno ona pozwala zwiększyć dyscyplinę płatniczą kontrahentów. Przeczytałem ten artykuł, bo o takiej pieczęci nie miałem pojęcia żadnego. Też skorzystałem z informacji internetowych.
Patera

Patera

No właśnie wszystkie sprawy się różnią i często człowiek dopiero się tym zainteresuje gdy go samego lub bliskich dotyczy. Dobrze wiedzieć jakie jest prawo. Wtedy można działać.
Honek

Honek

Każde odwołanie traktujemy indywidualnie, zapewniając zachowanie poufności i etyki prawnej. Gdy już jest pieczęć trzeba wiedzieć jak przeciwdziałać i się bronić.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.