Spis treści
Niewypłacalni kontrahenci to koszmar każdego przedsiębiorcy. Niestety, brak płynności finansowej lub zwyczajna nieuczciwość sprawiają, że nieopłacone faktury są, były i prawdopodobnie będą. Nie oznacza to jednak, że z tym zjawiskiem można się tylko pogodzić. Jednym ze sposobów na zmobilizowanie kontrahenta do uregulowania wystawionego rachunku w terminie jest zastosowanie pieczęci prewencyjnej. Co to takiego?
Czym jest pieczęć prewencyjna?
Pieczęć prewencyjna to, jak wskazuje nazwa, pieczęć. Jej treść informuje, że w razie opóźnienia w zapłacie, wyegzekwowanie długu zostanie przekazane w ręce firmy windykacyjnej.
Brzmi poważnie, prawda? Dlatego nie zachęcamy do używania pieczęci przy każdej okazji. Nie każdy potrzebuje takiego motywatora, aby regulować zobowiązania w terminie.
Pieczęć może mieć formę elektroniczną oraz fizyczną. W tym drugim przypadku jest to po prostu pieczątka, którą należy przybić na fakturze. Na rynku jest dostępnych kilka modeli, ale być może zdecydujesz się zaprojektować swój własny. Koszt jest niewielki, a korzyści, jakie może dać pieczęć prewencyjna, są go zdecydowanie warte.
Jak wygląda pieczęć prewencyjna? Przykłady zamieszczamy poniżej.
Źródło obrazka: www.goxcollection.pl
Kiedy używa się pieczęci prewencyjnej?
Umieszczenie pieczęci prewencyjnej na fakturze nie jest czynnością, którą należy wykonywać bez zastanowienia. To powinno być dobrze przemyślane i dostosowane do sytuacji. Umieszczenie pieczęci na fakturze może, ale nie musi, wpłynąć na relacje biznesowe w postaci ich ochłodzenia.
Pieczęć prewencyjna to narzędzie, które może być wykorzystywane zarówno w relacjach z nowymi, nieznajomymi kontrahentami, jak i w przypadku notorycznie opóźniających się płatności od stałych klientów. Niestety, większość nieuregulowanych zobowiązań nie wynika z nowych współprac. To raczej wieloletni kontrahenci potrafią wpaść w finansowe tarapaty i zacząć kredytować się Twoim kosztem.
Magazynier
IK Hofmann GmbH
- Niemcy
Praca na produkcji->lekka praca->zapewniony transport
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Pionki
Praca na produkcji->lekka praca->zapewniony transport
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Kozienice
Pracownik fizyczny
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 400-4 500 zł netto / mc
- Białobrzegi
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 000-5 200 zł brutto / mc
- Białobrzegi
Zalety stosowania pieczęci prewencyjnej
Stosowanie pieczęci prewencyjnej nie ogranicza się jedynie do zapobiegania długom. Jej celem jest zabezpieczenie przedsiębiorcy przed ewentualnymi problemami z płynnością finansową. Może także zwiększyć wiarygodność w oczach partnerów biznesowych. Wykorzystanie pieczęci prewencyjnej podkreśla profesjonalizm i transparentność w prowadzeniu działalności.
Elektroniczna pieczęć prewencyjna – nowoczesne rozwiązanie
W dobie cyfryzacji procesów biznesowych warto zwrócić uwagę na możliwość stosowania elektronicznej pieczęci prewencyjnej. To rozwiązanie, które może być zastosowane na fakturach elektronicznych i pozwala na zachowanie wszystkich korzyści tradycyjnej pieczęci, jednocześnie eliminując potrzebę jej fizycznego odbijania. Elektroniczna pieczęć prewencyjna zapewnia wygodę i może być doskonałą opcją dla przedsiębiorstw, które przechodzą na cyfrowe zarządzanie dokumentami.
Warto wziąć ją pod uwagę zwłaszcza, że w roku 2024 planowane jest przejście na KSeF – Krajowy System e-Faktur, który wymusi elektroniczny obieg dokumentacji.
Korzyści wynikające ze stosowania pieczęci prewencyjnej
Zarówno ci przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie korzystali z pieczęci prewencyjnej, jak i ci, którzy nie wiedzieli o jej istnieniu, powinni zapoznać się z podstawowymi korzyściami wynikającymi ze stosowania tego narzędzia.
-
Poprawę płynności finansowej firmy. Jest ona szczególnie istotna dla rozwoju organizacji. Wielu przedsiębiorców wskazuje, że nieregularne wpływy to główny powód, dla którego nie chcą inwestować w rozwój firmy;
- Budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Nie zawsze pieczęć prewencyjna musi być odbierana jako coś negatywnego. Wiele osób uzna, że skoro przedsiębiorca korzysta z takiego narzędzia, to odpowiada za funkcjonowanie swojej firmy i tym samym dba o to, by także swoje zobowiązania regulować w terminach;
- Oszczędności. Zastosowanie pieczęci prewencyjnej może być odbierane przez potencjalnych kontrahentów również jako skuteczne ostrzeżenie, przez co zmotywują się do wcześniejszej zapłaty należności. A Ty oszczędzisz na procesie windykacyjnym.
Powyższe korzyści nie są jedynymi. Firmy, które chcą przekonać się o sile tego narzędzia, powinny po prostu wypróbować je w praktyce.
Kiedy pomyśleć o pieczęci prewencyjnej?
Mówi się, że czas to pieniądz. By nie okazało się, że pieniądze uciekają z firmy bezpowrotnie, o pieczęci prewencyjnej warto pomyśleć już na początku prowadzenia działalności gospodarczej. Z pewnością nie warto czekać, aż stos nieopłaconych faktur będzie piętrzył się na biurku, bo wówczas może się okazać, że odzyskanie należności jest już po prostu niemożliwe.
Czemu służy pieczęć – podsumowanie i praktyczne wskazówki
Pieczęć prewencyjna, niezależnie od formy, jest narzędziem, które może wspierać przedsiębiorcę na różnych etapach prowadzenia biznesu. Jej głównym celem jest promowanie odpowiedzialności i terminowości w regulowaniu zobowiązań finansowych.
Przedsiębiorca powinien analizować, kiedy pieczęć prewencyjną umieszcza na fakturze, aby nie zaszkodzić relacjom z kontrahentami. Jej odpowiednie wykorzystanie może jednak znacznie zminimalizować ryzyko niewypłacalności partnerów i przyczynić się do zdrowego rozwoju firmy.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
