Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika? Karta urlopowa - czym jest i czy należy ją prowadzić?

Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika? Karta urlopowa - czym jest i czy należy ją prowadzić?
Urlop to jedno z najważniejszych uprawnień przysługujących każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę. Od 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji urlopowej pracowników. W poniższym artykule dokładnie wyjaśniamy, jak prawidłowo prowadzić dokumentację urlopową zatrudnionych pracowników.

Czy należy prowadzić karty urlopowe dla pracowników?

Tak. Począwszy od 1 stycznia 2019 roku obowiązują znowelizowane przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nimi, dokumenty związane z ubieganiem się oraz korzystaniem z urlopu wypoczynkowego są osobnym typem dokumentacji pracowniczej, który musi być prowadzony oprócz ewidencji czasu pracy. Dokumenty odnośnie urlopu muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Ewidencja urlopów ma teraz obecnie inną formę niż kilka lat temu.

Wcześniej, do końca 2018 roku, pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy, w których znajdowały się informacje o godzinach pracy w poszczególne dni a także o urlopach i innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.

Karta urlopowa - czym jest i jak wygląda wzór wniosku urlopowego?

Karta urlopowa pracownika jest dokumentem nieobowiązkowym, który służy do potwierdzenia przyznania urlopu danej osobie. Ustawodawca dokładnie nie określił szablonu kart urlopowych, dlatego każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników przygotowuje karty urlopowe we własnym zakresie.

To Cię powinno też zainteresować: Ewidencja czasu pracy

Wniosek urlopowy jest dokumentem, w którym pracownik zgłasza chęć przejścia na urlop oraz określa jego termin. Warto wiedzieć, że nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór wniosku urlopowego. Prawidłowy wniosek powinien jednak zawierać podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko, nazwa zakładu, nazwa zajmowanego stanowiska oraz datę i miejsce sporządzenia wniosku.

Wypisywanie wniosku urlopowego

Karta urlopowa - aktualne regulacje prawne

Do końca 2018 roku pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy dla poszczególnych pracowników.

W takiej karcie były zawarte informacje takie jak:

  • liczba godzin pracy w poszczególne dni (z wyszczególnieniem pracy w godzinach nocnych oraz godzin nadliczbowych),
  • urlopy,
  • pozostałe usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Karta urlopowa była prowadzona poza aktami osobowymi pracownika. Oprócz tego, pracodawcy musieli przechowywać wszystkie dokumenty, które dotyczyły urlopów wypoczynkowych swoich pracowników. Mianowicie: wniosek urlopowy, karta urlopowa pracownika bądź pisma odwołujące pracownika z urlopu (w określonych okolicznościach). Wszystkie te dokumenty pracodawcy musieli przechowywać przez okres 36 miesięcy. Nie było w przepisach mowy o takim terminie, jednak trzymano się okresu trzyletniego ze względu na obowiązujący w prawie pracy 36-miesięczny okres przedawnienia roszczeń pracowniczych.

To Cię powinno też zainteresować: Ostatni dzień w pracy - czas rozliczeń

Dość często zdarzało się jednak, że w trakcie postępowania sądowego prowadzonego z powództwa pracownika o zapłatę należności za niewykorzystany urlop wypoczynkowy okazywało się, że pracodawca nie był już w posiadaniu odpowiedniej ewidencji urlopów wypoczynkowych danego pracownika. Było to związane z tym, iż minął już przyjęty, zwyczajowy 36-miesięczny okres archiwizacji minął. Omawiane zasady uległy sporym zmianom 1 stycznia 2019 roku.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach - nowe zasady przechowywania dokumentów urlopowych

Od stycznia 2019 roku cała dokumentacja związana z ubieganiem się oraz korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w świetle prawa uważana jest za odrębny rodzaj dokumentacji pracowniczej - obok ewidencji czasu pracy. Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników są zobowiązani, by prowadzić ewidencję urlopu wypoczynkowego oddzielnie dla każdej z zatrudnianych osób.

To Cię powinno też zainteresować: Urlop stażysty - co musisz wiedzieć

W nowych przepisach wprowadzono również konkretne wytyczne dotyczące okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Wynosi on 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku, w którym doszło do rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Dodatkowo, gdy dokumentacja pracownicza może być ważnym dowodem w prowadzonej sprawie sądowej, okres przechowywania dokumentacji automatycznie wydłuża się o kolejny rok. Po upływie tego czasu pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od daty doręczenia stosownego zawiadomienia.

Jak poprawnie wypełnić kartę urlopową?

Jak wypełnić wnioski urlopowe? Druk urlopowy nie powinien przysparzać żadnych trudności. Karta urlopowa jest tworzona przez pracodawców w taki sposób, że jej wypełnienie jest banalnie proste.

W karcie urlopowej muszą koniecznie znaleźć się następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • stanowisko pracy,
  • nazwa przedsiębiorstwa wraz z adresem,
  • proponowany termin urlopu,
  • określenie liczby dni urlopu, które zostaną wykorzystane,
  • data i miejsce sporządzenia wniosku,
  • wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym,
  • określenie charakteru urlopu: wypoczynkowy, okolicznościowy,
  • własnoręczny podpis.

W Kodeksie pracy nie ma szczegółowych wytycznych dotyczących formy, w jakiej należy złożyć wniosek o urlop. Oznacza to, że można go przedstawić pracodawcy zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

To Cię powinno też zainteresować: Wzór wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Warto wiedzieć, że urlop to jedno z podstawowych praw każdego pracownika zatrudnionego w oparciu o umowę o pracę. Wniosek urlopowy jest wyłącznie informacją dla pracodawcy, że pracownik chciałby wykorzystać swoje prawo do dni wolnych. Jednocześnie złożenie wniosku nie jest jednoznaczne z automatycznym przejściem na urlop. Pracownik ma prawo do rozpoczęcia urlopu tylko wtedy, gdy jego pracodawca wyrazi na to zgodę.

dokumenty urlopowe - jak poprawnie wypełnić

Istnieje tylko jedna sytuacja, kiedy złożenie wniosku urlopowego musi być bezwzględnie zaakceptowane przez pracodawcę. Dzieje się tak, gdy matka bądź ojciec powracają z urlopu macierzyńskiego (tacierzyńskiego).

To Cię powinno też zainteresować: Wniosek o urlop okolicznościowy - kiedy go złożyć?

Pracownicy powinni zdawać sobie sprawę z tego, że gdy udadzą się na urlop bez zgody pracodawcy, może to oznaczać rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pracodawcy mają także prawo, aby w dowolnym momencie odwołać pracownika z urlopu. Jeśli do tego dojdzie, musi jednak zwrócić pracownikowi wszystkie koszty, które musiał w związku z tym ponieść (np. opłacony wyjazd wakacyjny).

Dokumentacja pracownicza jednocześnie w dwóch postaciach

W ramach nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku polski ustawodawca wprowadził także zasadę dotyczącą dozwolonych form prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Od tego momentu pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w dwóch postaciach - zarówno tradycyjnej - papierowej jak i elektronicznej. Artykuł 9411 Kodeksu pracy wskazuje, że dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej.

To Cię powinno też zainteresować: Wniosek o urlop wypoczynkowy - co powinien zawierać?

Nowe przepisy oznaczają w praktyce, że przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą w całości zlikwidować dokumentację papierową i przechowywać wszystkie dokumenty wyłącznie w wersji elektronicznej. Z drugiej strony nie mają takiego obowiązku i jeżeli chcą, w dalszym ciągu mogą archiwizować całą dokumentację wyłącznie w postaci tradycyjnej.

dokumenty sterta pracownicza

Dlaczego dokumentację urlopem wypoczynkowym należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji urlopu wypoczynkowego oddzielnie dla każdego pracownika został wprowadzony w ramach nowelizacji przepisów obowiązującej począwszy od 1 stycznia 2019 roku. Obowiązek ten dotyczy całej dokumentacji dotyczącej zatrudnionego pracownika, a więc nie tylko tej w zakresie wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego. Pracodawcy są zobowiązani, aby przechowywać dokumentację przez okres 10 lat.

Dzięki powyższym zasadom, w przypadku ewentualnych roszczeń na drodze sądowej ze strony byłego pracownika, pracodawcy będą w stanie łatwo odnaleźć, a następnie przedstawić w sądzie wszystkie niezbędne dokumenty.

Forma i sposób składania: elektroniczna forma składania wniosku o urlop

Aktualnie obowiązujące przepisy prawa pozwalają na składanie wniosków o urlop w dwóch formach: zarówno tradycyjnej - papierowej, jak i w wersji elektronicznej. Coraz więcej pracodawców decyduje się na wprowadzenie w swoich firmach elektronicznych wniosków urlopowych. Znacząco ułatwia to zarządzanie oraz sprawowanie kontroli nad urlopami poszczególnych pracowników.

Dokumenty pracownicze

Skład teczki i pełna dokumentacja związana z urlopem wypoczynkowym

Znowelizowane przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej wskazują, że Pracodawcy powinni prowadzić oddzielną teczkę dla każdego pracownika dotyczącą jego urlopów wypoczynkowych. W takiej teczce muszą być wszystkie dokumenty związane zarówno z ubieganiem się jak i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych.

To Cię powinno też zainteresować: Rodzaje urlopów. Poznaj swoje prawa

Oznacza to, że pracodawca musi przechowywać wszystkie wnioski urlopowe - nawet te, które nie zostały wykorzystane przez danego pracownika. Na dokumentację urlopową składają się też wszystkie dokumenty odnośnie przesunięcia terminu urlopu bądź odwołania pracownika z urlopu.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe – podsumowanie

Prowadzenie akt osobowych w świetle znowelizowanych przepisów wbrew pozorom nie jest trudne. Najważniejsza zasada polega na tym, że przedsiębiorca muszą oddzielnie prowadzić indywidualną dokumentację dotyczącą urlopów pracowniczych dla każdego z pracowników. Ogromnym ułatwieniem jest zaakceptowanie przez ustawodawcę prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Dzięki temu wnioskowanie o urlop dla pracowników jest znacznie prostsze, zaś pracodawcy mają znacznie mniej trudności z zarządzaniem urlopami wypoczynkowymi w swojej firmie.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie dokumenty odnośnie urlopów wypoczynkowych muszą przechowywać pracodawcy?

Od 1 stycznia 2019 roku roku pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia indywidualnej dokumentacji pracowniczej w zakresie urlopów wypoczynkowych. Muszą tam być zawarte wszystkie dokumenty związane zarówno z ubieganiem się jak i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych.

Przez jaki okres należy przechowywać dokumentację związaną z urlopami wypoczynkowymi pracownika?

Czas archiwizacji dokumentów związanych z urlopami wypoczynkowymi pracownika wynosi 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku, w którym doszło do rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy.

Czy istnieje wzór wniosku urlopowego?

Nie. Każdy przedsiębiorca może samodzielnie określić szablon wniosku urlopowego. Muszą jednak znaleźć się w nim podstawowe, niezbędne dane, takie jak m.in. imię i nazwisko pracownika wnoszącego o urlop, proponowany termin urlopu, własnoręczny podpis.
Oceń ten wpis
Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika? Karta urlopowa - czym jest i czy należy ją prowadzić?
Ocena: 3.6, liczba głosów: 21

Opinie

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.