Ewidencja czasu pracy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych nie tylko z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy czy wypłatą należnego wynagrodzenia, ale również z prowadzeniem dokumentacji. Co to jest ewidencja czasu pracy i dlaczego należy ją prowadzić?

Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy: ?Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ? podlega karze grzywny od 1000 zł do 30.000 zł?. Inaczej mówiąc, brak prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych jest wykroczeniem przeciwko ich prawom. Z drugiej strony, w odniesieniu do niektórych grup pracowników podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zwolnione z prowadzenia ewidencji czasu pracy. O jakie grupy dokładnie chodzi? Kiedy pracodawca ? bez narażania się na karę grzywny ? może nie prowadzić ewidencji czasu pracy swoich podwładnych?

Wyjątek od reguły

Ewidencji czasu pracy nie trzeba prowadzić dla pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Ponadto, wyjątek w tym zakresie dotyczy także zatrudnionych w zadaniowym systemie pracy. Tacy pracownicy otrzymują zazwyczaj ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej. Z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zwolnieni są też ci pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników w taki sposób, że niemożliwe jest precyzyjne ustalenie ich godzin pracy. Warto przy tym podkreślić, że rezygnacja właśnie z ewidencjonowania czasu pracy określonych grup zatrudnionych nie jest równoznaczna z całkowitą rezygnacją prowadzenia dla nich dokumentacji. Poza czasem pracy w ewidencji przewiduje się także wpisywanie szczegółowych informacji z zakresu wykorzystania dni urlopowych czy też usprawiedliwionych nieobecności w zakładzie pracy.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Pracodawcy nie mają dowolności w prowadzeniu ewidencji czasu pracy zatrudnionych. Szczegółowe wymagania w zakresie tego dokumentu znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika takie dokumenty, jak:

• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Do wglądu pracownika

Ewidencja czasu pracy jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego oblicza się między innymi wynagrodzenie czy wysokość przysługującego pracownikowi do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. W związku z powyższym, pracodawca jest zobowiązany ? i to na każde żądanie swojego podwładnego ? udostępnić mu prowadzoną dla niego ewidencję czasu pracy. W ten sposób pracownik ma możliwość kontrolowania, czy prowadzona przez jego szefa dokumentacja jest zgodna ze stanem rzeczywistym. Pracodawca ? o czym należy pamiętać ? nie może odmówić pracownikowi wglądu do tej dokumentacji. Z uwagi na ewentualne postępowanie dowodowe zatrudniony może każdorazowo wystąpić o wgląd do prowadzonej ewidencji przedkładając stosowny wniosek.