Zakładasz działalność gospodarczą? Spodziewaj się kontroli z urzędu skarbowego

Każdy, kto myśli o założeniu własnej firmy, powinien zdawać sobie sprawę z istnienia takiej kontroli. Dlaczego została wprowadzona i na czym polega? Czy przedsiębiorcy mają się czego obawiać? I czy każda działalność musi być zarejestrowana pod konkretnym adresem? Wszystkie te kwestia wyjaśniają zasady opracowane przez Centralną Ewidencję i Informacji o Działalności Gospodarczej. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania początkujący przedsiębiorców.

Kontrola z urzędu skarbowego po otwarciu działalności

Słysząc o kontroli z urzędu skarbowego, przedsiębiorcy najczęściej są zdenerwowani. Wizyta inspektorów to dla wielu właścicieli firm powód do stresu, i to nawet wówczas, gdy w terminie odprowadzają podatki, a w dokumentach mają nienaganny porządek. Jednak w przypadku tej pierwszej kontroli po otwarciu działalności gospodarczej, zwykle nie ma żadnych powodów do obaw.

Wizyta inspektora mającego sprawdzić, czy przedsiębiorca pod podanym adresem faktycznie będzie prowadzić działalność gospodarczą, ma być krótka, bo będzie się sprowadzać do zadania tylko tego jednego pytania. Pracownicy fiskusa często nie wchodzą nawet do mieszkań – chodzi jedynie o uzyskanie odpowiedzi na kilka pytań, czy przedsiębiorca faktycznie będzie prowadzić działalność gospodarczą pod wskazanym w dokumencie adresem, gdzie będzie prowadzona księgowość itp. Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze taka kontrola będzie miała miejsce i nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek wskazania miejsca działalności.

Czy zawsze konieczne jest podanie miejsca działalności gospodarczej?

Wskutek zmian w prawie pod koniec kwietnia 2018 roku, nowe przepisy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ograniczyły zakres danych adresowych, które wpisuje się do formularza, stając się przedsiębiorcą. Według tych zasad niektóre rodzaje działalności nie wymagają podania stałego miejsca jej wykonywania, wystarczy wówczas wskazać adres do doręczeń. Do tej grupy należą działalności wykonywane u klienta, lub w wielu różnych miejscach, których nie sposób przewidzieć z wyprzedzeniem. Uwzględniamy to wówczas w zgłoszeniu oraz wniosku rejestracyjnym.

Przy czym warto wspomnieć, że wpisane przez nas obowiązkowe miejsce do doręczeń nie musi być taki samo, jak adres zamieszkania. Jakie zatem łącznie dane adresowe mogą być potrzebne do założenia działalności?

Co sprawdza urząd skarbowy podczas kontroli?

Dotychczas inspektorzy urzędu skarbowego co roku ujawniali liczne nadużycia związane z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej na tzw. „słupy”, czyli osoby podstawione, które w rzeczywistości nie zajmowały się tą działalnością. W większości przypadków chodziło o wyłudzenia podatku VAT. Aby uszczelnić obecny system podatkowy i wyeliminować właśnie takie nadużycia, w 2016 r. pojawił się pomysł, aby przeprowadzać kontrole miejsca prowadzenia działalności, czyli sprawdzać, czy pod wskazanym w dokumentach rejestracyjnych adresem przedsiębiorca faktycznie prowadzi działalność gospodarczą. Warto pamiętać, że jako osoba zakładająca działalność gospodarczą w dokumentach możesz podać jakikolwiek adres prowadzenia firmy. To kolejny powód, dla którego inspektorzy z urzędu skarbowego sprawdzają, czy pod wskazanym w dokumentach adresem faktycznie jest prowadzona działalność gospodarcza.

Obecnie nowoczesna technologia umożliwia również funkcjonowanie tzw. wirtualnego biura. Zapewnia to obsługę biurową na zasadzie outsourcingu, dzięki czemu nie musimy być fizycznie obecni w przedsiębiorstwie do wykonania wielu czynności związanych z korespondencją, prowadzeniem księgowości i przechowywaniem dokumentów. Czy jest możliwość rejestracji firmy z wirtualnym biurem? Dowiedz się z poniższego filmiku:

Pamiętaj: miejsce wykonywania działalności gospodarczej, które wskazujesz we wniosku to adres, a nie obszar. Nie można więc podać go ogólnikowo, np. „cały kraj”, „województwo małopolskie”. Siedziba firmy rozumiana jest przez adres, pod którym prowadzona jest jej działalność administracyjna, zbierana dokumentacja podatkowa i inna, nie postrzega się jej natomiast jako miejsce wykonywania usług dla klientów (w praktyce zwykle są to osobne lokalizacje).

Gdy inspektor nie zastanie przedsiębiorcy, to…

…ten otrzymuje wezwanie do urzędu skarbowego. Podczas wizyty zostanie mu zadane to samo pytanie: czy pod wskazanym w dokumentach rejestracyjnych adresem faktycznie jest prowadzona działalność gospodarcza. Jeżeli jako przedsiębiorca podasz adres prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, do którego nie masz prawa, to będziesz musiał przedstawić np. umowę najmu lokalu mieszkalnego lub gospodarczego. Brak zgody właściciela może skutkować nawet wykreśleniem przedsiębiorstwa z rejestru.

Bez względu na to, czy prowadząc działalność, korzystasz z wynajętego, czy własnego lokalu, musisz posiadać tytuł prawny do nieruchomości. Może być nim prawo do własności lub współwłasności, prawo użytkowania wieczystego gruntu, prawo spółdzielcze własnościowe, a także najem, dzierżawa lub użyczenie. Prowadzisz działalność w mieszkaniu należącym do Twoich bliskich? W takim razie będziesz musiał okazać umowę np. użyczenia lokalu. Ważne jest to, abyś mógł wykazać, że zakładając działalność gospodarczą pod wskazanym adresem, miałeś do tego prawo.

Kwestie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz skrupulatnego prowadzenia formalności bywają zawiłe. Więcej o związanych z tym zagadnieniach dowiesz się z artykułu: Plusy i minusy prowadzenia własnej firmy.