Poznaj nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną i dowiedz się, jak skoordynować różne aplikacje dla skutecznej pracy. Odkryj jak efektywna telepraca staje się realna z właściwymi narzędziami.
Spis treści
52 proc. Polaków chciałaby pracować zdalnie – wynika z zeszłorocznego badania firmy Kantar TNS. Pracodawcy coraz częściej wychodzą tym oczekiwaniom naprzeciw, ale zwykle w ograniczonym stopniu: oferując raptem kilka „zdalnych” dni w miesiącu. Jednak rynek pracownika zmusi ich do dalszych ustępstw. Pozwolenie na wykonywanie obowiązków służbowych poza biurem staje się jednym z najbardziej pożądanych benefitów pracowniczych, a poziom zadowolenia z telepracy wśród osób, które doświadczyły jej możliwości wynosi aż 95 proc.
Telekomunikatory dla telepracowników
Na upowszechnienie telepracy wpływa przede wszystkim postęp technologiczny: lepszy dostęp do szerokopasmowego Internetu, stosunkowo niskie ceny sprzętu elektronicznego oraz obfitość narzędzi do organizacji pracy w trybie zdalnym. Do najważniejszych należą komunikatory elektroniczne. Pozwalają one na szybszą wymianę myśli niż e-mail, tworzenie grup publicznych i prywatnych (np. Slack), a także komunikację głosową i wizualną (np. Skype czy Facebook Messenger). Istnieją również narzędzia umożliwiające prowadzenie wideokonferencji online, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerze (np. Appear.in). Wystarczy wysłać link, by zaprosić gości do wirtualnego pokoju – rozwiązanie bezcenne w przypadku pracy w większym zespole.
Biuro w chmurze
Usługi świadczone w chmurze to obecnie standard – i gigantyczne udogodnienie dla zdalnych pracowników. Można korzystać z nich bez obaw o to, czy w przenośnym urządzeniu wystarczy pamięci (również tej operacyjnej). Co więcej, w chmurze dostępna jest sama pamięć. W zewnętrznych przestrzeniach dyskowych (np. Google Drive, Dropbox, Amazon Drive) możemy przechowywać rozmaite dane, w tym pliki o dużej objętości, np. graficzne. Do kilku lub kilkunastu gigabajtów usługa dostępna jest bezpłatnie, za większą ilość miejsca trzeba już zapłacić. W chmurze dostępne są również bardziej złożone narzędzia, np. kalendarze umożliwiające planowanie pracy (np. Google Calendar), dokumenty pozwalające na wymienianie się uwagami i notatkami (np. Google Docs), a także naprawdę zaawansowane programy do zarządzania projektami (Asana).
Wirtualne formalności
Online można również załatwić wiele formalności. Część za pomocą e-maila i skanera, inne za pomocą oprogramowania lub witryn. Tak jest choćby w przypadku usług księgowych: dostępne na rynku programy umożliwiają łatwe wystawianie faktur, księgowanie wydatków i rozliczanie płatności. Przez Internet można również załatwić wiele spraw urzędowych. Jak choćby założenie firmy – wniosek o rejestrację działalności gospodarczej można złożyć bez wychodzenia z domu przez portal CEIDG.gov.pl. Można, ale nie trzeba. Bo nawet gdy zleceniodawcy domagają się faktury, wystarczy zwrócić się do pośrednika, który wystawi ją w naszym imieniu. Tak właśnie działa np. serwis Useme.eu.pl, na którym freelancerzy mogą rozwiązac problem samodzielnego fakturowania klientów. Dopełnieniem „wirtualnej firmy” może być wirtualne biuro, czyli usługa obejmująca adres korespondencyjny w dogodnej lokalizacji, indywidualny numer telefonu, obsługę ze strony sekretariatu, a nawet możliwość wynajmu przestrzeni biurowej.
Ilość dostępnych narzędzi do pracy zdalnej jest tak duża, że pozwala na sprawną organizację zadań nie tylko w ramach jednoosobowej działalności, ale również dużej firmy. Jednak tempo zmian sprzyjających upowszechnieniu telepracy zależy głównie od woli pracodawców.
Nowoczesne narzędzia wspierające pracę zdalną
Jednym z kluczowych aspektów sprawnego funkcjonowania w środowisku pracy zdalnej są nowoczesne narzędzia, które pomagają w zarządzaniu zadaniami i koordynowaniu działań zespołu. Trello, na przykład, to aplikacja do zarządzania projektami, która umożliwia tworzenie tablic zadań i ich monitorowanie w czasie rzeczywistym. Jest to idealne narzędzie do pracy zdalnej dla zespołów, które muszą śledzić postęp różnych zadań i działań. Podobnie, platformy takie jak Monday.com lub Basecamp oferują funkcje zarządzania projektami, ale także dodają elementy społecznościowe, takie jak forach dyskusyjnych, które pomagają w budowaniu poczucia zespołu, nawet gdy pracownicy są oddaleni od siebie.
| Narzędzie | Zalety | Popularność |
|---|---|---|
| Trello | Efektywne zarządzanie projektami Monitorowanie postępu zadań w czasie rzeczywistym Współpraca zespołowa w trybie online |
Wysoce popularne - używane przez 50% zespołów zdalnych |
| Monday.com | Zaawansowane funkcje zarządzania projektami Dodatkowe elementy społecznościowe dla budowania zespołu Intuicyjny interfejs użytkownika |
Szybko rosnąca popularność - zyskuje coraz większe uznanie wśród pracowników zdalnych |
| Basecamp | Skuteczne zarządzanie projektami Wbudowane narzędzia do komunikacji i współpracy Przejrzyste podsumowania postępów |
Powszechnie stosowane przez duże zespoły pracowników zdalnych |
| Zapier | Integracja różnych narzędzi i aplikacji Automatyzacja zadań między aplikacjami Ułatwienie pracy i oszczędność czasu |
Coraz większa popularność - szeroko stosowane do integracji narzędzi w pracy zdalnej |
Integracja narzędzi do pracy zdalnej
Jednym z wyzwań związanych z pracą zdalną jest skoordynowanie różnych narzędzi i aplikacji, które pracownicy mogą używać. Tutaj na scenę wkracza integracja narzędzi do pracy zdalnej. Zapier, na przykład, to usługa, która pozwala na integrację różnych aplikacji i automatyzację zadań pomiędzy nimi. Pracownik zdalny może zatem połączyć swój kalendarz Google z Trello, aby automatycznie tworzyć karty zadania na podstawie wydarzeń kalendarza, lub skonfigurować powiadomienia e-mailowe, aby były wysyłane do Slacka. Takie rozwiązania pomagają pracownikom zdalnym utrzymać porządek w ich cyfrowym świecie i zapewniają, że wszystkie narzędzia, których używają, pracują razem w jak najbardziej efektywny sposób.
