Motywowanie pracowników - dlaczego warto to robić?

Zmotywowany zespół potrafi poradzić sobie z każdym zadaniem. Choć o motywacji pracowników mówi się przez cały rok, to jednak ten temat jest najbardziej aktualny latem, czyli wówczas, gdy wielu zatrudnionych myślami jest już na urlopie. Pracodawca, który chce stworzyć silny zespół, powinien pomyśleć o odpowiednim systemie motywacyjnym w firmie, by dbać o wysokie poczucie wartości wykonywanej pracy i efekty pracowników. Jak to zrobić?

Mylą się ci, którzy myślą, że motywowanie wiąże się z dużymi kosztami. Owszem, pracodawca musi poświęcić czas, ale niekoniecznie już pieniądze. Wiele zależy od tego, czy chce on zmotywować pracowników tylko na chwilę, czy stawia na długoterminową motywację. W zależności od odpowiedzi niezbędne jest sięgnięcie po konkretne środki.

Jak motywować pracowników?

Zastanawiasz się jak wdrożyć odpowiednie działania do swojej codziennej rutyny? Nie jesteś pewien co najlepiej zadziała na Twój zespół? Poniższe rady są uniwersalne i można jest z powodzeniem zastosować z niemal każdej strukturze zawodowej.

Dbaj o prawidłową komunikację

Wymiana maili, w których jedynie wyznaczasz zadania a zwrotnie otrzymujesz raporty wykonania to odrobinę za mało. Jeśli tylko to możliwe to staraj się rozmawiać ze swoimi pracownikami codziennie. Ważne, abyś był dla nich dostępny, był częścią zespołu, a nie tylko zwierzchnikiem.

Zauważaj i doceniaj zasługi pracowników

Feedback dla pracownika jest bardzo ważny i należy mu się nie tylko na koniec miesiąca, kiedy określana jest premia za wyniki. Ważne, żeby pracownik otrzymywał informację zwrotną na bieżąco - to pozwoli mu na szybką weryfikację swoich działań i pozostawi Ciebie w dobrym świetle - będziesz kimś więcej niż tylko zwierzchnikiem.

Chwal pracownika w obecności innych członków zespołu.

Wprowadź drobne wyróżnienia lub narody za wyjątkowe osiągnięcia - coś co doceni osoba obdarowana a zarazem nie będzie po prostu premią do wypłaty.

Pozwól podejmować decyzje i daj przestrzeń do samodzielności

Kontrola i pewien rygor są ważne, jednak warto pozostawić miejsce do swobodnego działania. Brak zaufania i nieustanny nadzór to najlepsza droga do utraty motywacji przez podległy Ci zespół.

Likwiduj przeszkody

Jeśli pracownicy zgłaszają Ci niedogodności, które wpływają na ich efektywość w pracy zrób wszystko, aby je usunąć. Taki pracownik poczuje się zauważony i będzie mieć poczucie, że jego praca ma dla Ciebie znaczenie.

Stwarzaj wyzwania pracownikom

Wyzwania w pracy są jednym z kluczowych motywatorów. Jeśli dzień w pracy nie stawia przed pracownikiem żadnych wyzwań, a czynności za które jest odpowiedzialny wykonuje mechanicznie, to jego motywacja do pracy drastycznie spada. Postaraj się dawać pracownikom zadania, które będą dla nich ciekawe i dadzą pole do realizacji osobistych predyspozycji.

Dobra organizacja czasu pracy i rozdzielanie zadań

Jednym z podstawowych i niewymagających nakładów finansowych sposobem na motywowanie pracowników jest dobre zorganizowanie dnia pracy i rozdzielenie im zadań. Jeżeli każdy z zatrudnionych będzie dokładnie wiedział, co ma robić i za co jest odpowiedzialny, to będzie czuł się przydatny i ważny. Będzie także czuł się bezpiecznie – wie czego się spodziewać, nic go nie zaskoczy ani nie przytłoczy, bo może się odpowiednio przygotować.

Sposób motywowania pracowników poprzez skuteczne zarządzanie to podstawa. Dzięki temu w firmie nie powinno dochodzić do sytuacji, gdy projekt nie zostanie zakończony w terminie – jeżeli każdy wie, co ma robić, to będzie koncentrował się na swoim zadaniu. To pozwoli uniknąć także wszelkich nieporozumień i ewentualnych sporów, co znacznie podniesie morale w firmie.

Rozdzielanie zadań idzie w parze z dobrą organizacją czasu pracy. Rozwiązanie to ma zatem więcej zalet niż tylko jedną. Przynosi bardzo wymierne korzyści dla wszystkich stron. Pracownicy efektywniej wykonują swoje zadania, przynoszą więc zysk firmie. Pracując według ustalonego wcześniej grafiku, są w stanie dostosować swoje życie codzienne do pracy w taki sposób, by ze sobą nie kolidowały. Dzięki temu są bardziej wypoczęci i zrelaksowani. Przy tym mają poczucie bezpieczeństwa i profesjonalizmu. Warto o tym pamiętać, bo taki sposób może okazać się najtańszy i najlepszy z punktu widzenia działania całej firmy.

Rodzaje motywacji

Każdy z nas, aby efektywnie wypełniać swoje obowiązki i zadania potrzebuje motywacji. Można ją rozumieć jako pewnego rodzaju impuls, który dodaje nam mocy sprawczej i sprawia, że angażujemy się w dane zagadnienie. Możemy wyróżnić zasadniczo dwa główne rodzaje motywacji, które z powodzeniem można zastosować w każdej firmie. Są to motywacja zewnętrzna i motywacja wewnętrzna.

Źródło obrazka: stampler.pl

Motywacja zewnętrzna - zbudowana na systemie nagród i korzyści materialnych. W kontekście relacji zawodowych można wyodrębnić z niej motywację pozytywną i motywację negatywną. W motywacji pozytywnej będą się mieścić premie, podwyżki, bonusy czy awanse. W kontekście motywacji negatywnej można wskazać obniżenie wynagrodzenia, degradację stanowiska czy inne kary.

Motywacja wewnętrzna - wynika z wewnętrznej potrzeby działania. Pracownik wykonuje wówczas zlecone działania bo sprawiają mu one radość i chce je zrobić dobrze. Stawiane przed nim zadania wykonuje szybko i sprawnie, aby móc wykonać kolejne i osiągnąć satysfakcję.

Oba rodzaje motywacji można i powinno się stosować zarówno w odniesieniu do indywidualnych pracowników jak i całych zespołów.

Teorie motywacji

Teorii motywacji, czyli czynników które wywołują określony łańcuch reakcji jest wiele. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka z nich, które można precyzyjne przełożyć na grunt zawodowy. Spośród najważniejszych teorii motywacji można wyróżnić następujące:

Teoria hierarchii potrzeb Maslowa

Według teorii Maslowa ludzie są motywowani poprzez 5 wyodrębnionych typów potrzeb. Aby móc realizować potrzeby wyższego rzędu należy w pierwszej kolejności zaspokoić potrzeby niższego rzędu. Patrząc na poniższy schemat łatwo można wywnioskować, że gdy człowiek jest np. głodny będzie podatny na motywację, która zaspokoi właśnie tę potrzebę. W takim stanie nie będzie jednak zainteresowany zaspokojeniem np. potrzeby uznania czy samorealizacji. Dopiero zaspokojenie kolejnych szczebli piramidy pozwoli danej jednostce na realizację potrzeb wyższego rzędu.

Teoria X i Y Douglasa McGregora

Douglas McGregor stworzył i rozwinął teorię X i Y, według której istnieją dwa skrajnie odmienne modele motywowania pracowników w danej organizacji. Wiążą się one zarówno z podejściem pracowników jak i zwierzchników konkretnych zespołów pracowniczych. McGregor twierdził, że firmy stosują jeden bądź drugi model zarządzania i co za tym idzie - motywowania pracowników.

Teoria X

Teoria X zakłada, że pracownicy nie lubią swojej pracy, wykonują ją jedynie po to, aby móc spełnić swoje potrzeby niższego szczebla, są z natury leniwi i nie skorzy do wychodzenia z własną inicjatywą.

Kierownik według tego modelu jest zaś osobą, której głównym zadaniem jest szukanie winnych za niepowodzenia firmy. Manager wychodzi z założenia, że pracownicy skupieni są wyłącznie na swoim wynagrodzeniu i szersze patrzenie na cele firmy nie leży w obszarze ich zainteresowań. Nie ufa pracownikom i jest zagrożeniem dla ich wydajności. Stosuje autorytarny styl zarządzania a pracowników motywuje za pomocą kar.

Teoria Y

Według teorii Y pracownicy są chętni do pracy, są zdolni do podjęcia większej odpowiedzialności, charakteryzują się ambicją, a przy tym dobrze się sprawdzają podejmując autonomiczne decyzje. Pracują lepiej i wydajniej, jeśli pozostawi się im swobodę działania.

Kierownik czy manager według tej teorii nie musi stale kontrolować pracowników. Jest raczej drogowskazem i oparciem. Będzie się starał usunąć wszelkie przeszkody jakie moga powodować obniżenie motywacji pracowników, czyli elementy, które wpływają na niepełne wykorzystanie ich wewnętrznego potencjału i kreatywności.

Dwuczynnikowa teoria Federicka Herzberga

Teoria ta zwana jest również teorią motywacji i higieny, bowiem w toku badań Herzberg zdołał wyodrębnić spośród czynników motywujących pracowników dwie grupy:

• czynniki wyższego rzędu (motywacyjne), czyli czynniki zewnętrzne
• czynniki niższego rzędu (higieny), czyli czynniki wewnętrzne

Co ważne, Herzberg w toku swoich badań wskazał, że każdy czynnik może do pewnego stopnia pojawiać się obu grupach. Wynika to z tego, że każda osoba indywidualnie postrzega dany obszar, np. wynagrodzenie.  Kolejną bardzo istotną rzeczą z perspektywy tej teorii jest fakt, że zaspokojenie potrzeb higieny wcale nie powoduje ogólnego wzrostu motywacji. Jednak gdy potrzeby te pozostają niezapokojone pojawia się silna demotywacja. Przykładem może być tutaj wspomiane już wynagrodzenie - jego wzrost długoterminowo nie wpływa na wzrost motywacji, a jedynie obniża demotywację.

To oczywiśnie nie wszystkie teorie motywacji stosowane współcześnie w zarządzaniu pracownikami. Stanowią one jednak pewnego rodzaju wstęp i podstawę do kolejnych powstających ciągle teorii. Warto się z nim zapoznać szerzej i świadomie wdrażać w swoim przedsiębiorstwie, aby osiągnąć jak najlepsze efekty.

Narzędzia motywacyjne – premie i benefity pracownicze

Niewątpliwie czynniki motywujące pracowników to przede wszystkim te związane z finansami. Poza premiami pracodawcy często kuszą dodatkowymi bonusami, pozwalającymi zaoszczędzić pieniądze na pewne usługi, rekreację, edukację itp. Przykładem takich benefitów mogą być:

• karta multisport,
• możliwość korzystania przez pracowników z firmowego sprzętu poza godzinami pracy,
• dofinansowanie do kursów językowych lub studiów podyplomowych,
• opłacany przez firmę pakiet opieki medycznej,
• dofinansowanie do przedszkola z myślą o pracownikach posiadających dzieci.

Najpopularniejszym dodatkiem współcześnie są karnety i karty na siłownię czy fitness. Wielu ludzi lubi iść odreagować po pracy właśnie w taki sposób. Zdrowy tryb życia jest teraz niezwykle modny. Co więcej, zdrowy i zrelaksowany pracownik lepiej i efektowniej wykonuje swoją pracę.

Popularne jest także organizowanie imprez i wyjazdów integracyjnych. Pracownicy dostają w nagrodę odrobinę wolnego czasu i rozrywki, przy czym zacieśniają i poprawiają swoje relacje z kolegami z pracy. To przekłada się na dobrą atmosferę w przedsiębiorstwie, która ma niebagatelny wpływ na jego funkcjonowanie. Takie długoterminowe zobowiązania są też gwarancją, że pracownik zwiąże się z danym miejscem pracy na dłużej. Współcześnie wielu ludzi często zmienia miejsce zatrudnienia, a częsta wymiana kadry jest szczególnie niewskazana w przypadku niektórych przedsiębiorstw.

Finansowe systemy motywacyjne w pracy są dobrym pomysłem, choć pracodawcy powinni pamiętać, że wprowadzając je, niezbędne będzie cykliczne podnoszenie wysokości premii tak, by była ona atrakcyjna dla osób zatrudnionych. Dobrze też pamiętać, że nie dla wszystkich dodatkowe wynagrodzenie będzie atrakcyjne – część pracowników może woleć pozapłacowe systemy motywacyjne. Oferowane dodatki mogą także nie odpowiadać potrzebom wszystkich pracowników. Pojawić może się również problem z kontrahentami i brak płynności finansowej.

Pochwały zawsze motywują

Trudny rynek pracy i więcej szukających posady niż ją oferujących sprawia, że pracodawcy mogą przebierać w kandydatach. Jednocześnie przeprowadzenie rekrutacji oraz szkolenia jest czasochłonne i każdy przedsiębiorca powinien najpierw zastosować instrumenty motywacyjne, zanim zdecyduje się wymienić pracownika, którego praca straciła na jakości. Przy czym postawienie zatrudnionego pod ścianą i poinformowanie go o tym, że na jego miejsce czeka kilku zainteresowanych, z całą pewnością nie jest najlepszym motywatorem.

Na każdym etapie komunikacji biznesowej powinno odnosić się z szacunkiem do drugiej strony. Pracodawcy, którzy nie mają możliwości finansowego motywowania pracowników, powinni pamiętać o innej, bezkosztownej możliwości – pochwałach.

Publiczne pochwalenie pracowników, którzy wykazali się szczególnymi umiejętnościami, aktywnie uczestniczą w życiu firmy czy osiągnęli spektakularne sukcesy, nie kosztuje, może za to zwrócić się w postaci zmotywowanego, lojalnego i solidnego zespołu. Systematyczne wybieranie pracownika miesiąca jest ciekawym sposobem motywacji pracowników. Wprowadza to także element rywalizacji, która dla wielu osób jest najsilniejszą motywacją do działania. Świadomość możliwości otrzymania pochwały jest dla niektórych pracowników wyjątkowo ekscytująca, dlatego zmotywowany zostanie nie tylko chwalony, ale także obserwatorzy, którzy też czują potrzebę zostania docenionym. 

5 sposobów na motywowanie pracowników

Najczęściej używanym motywatorem w pracy są oczywiście pieniądze. Jednak nie zawsze możemy sobie pozwolić na to, aby zapewnić pracownikowi podwyżkę pensji, albo chociaż premię za wykonaną pracę. Co wtedy? Poniżej przedstawiamy motywacyjną 5, która sprawdzi się w każdym zespole:

Dobra komunikacja z przełożonym

Dobra komunikacja w pracy dla wielu z nas stanowi istotny element codzienności. Ciężko o satysfakcję z pracy, kiedy nie dostajemy feedbacku ze swoich zadań. Odpowiedni przełożony, który potrafi nie tylko wydawać polecenia, ale również daje wskazówki, słucha i chętnie dyskutuje z podwładnymi to prawdziwy skarb. Taka relacja z przełożonym może często zmotywować lepiej niż podwyżka.

Specyzowana ścieżka kariery

Sporo osób zarówno w mniejszych jak i większych firmach jest typowymi "zadaniowcami". Takie osoby zmotywowane są przede wszystkim poprzez realizację kolejnych etapów swojej pracy. Jeśli dane etapy są zakończone wymiernymi premiami, nagrodami lub awansem to tym bardziej sprawne wykonywanie swoich obowiązków staje się niemal automatyczne.

Prawo do błędu

Znasz ten moment kiedy w pracy nie wszystko idzie po Twojej myśli? Chciałeś dobrze, ale wychodzi wręcz odwrotnie i nie wiesz jak zareaguje na to Twój przełożony. Może nawet boisz się przyznać do popełnionego błędu czy wpadki? Taka atmosfera w pracy z pewnością nie sprzyja rozwojowi i nie jest motywująca. Manager, który okazuje zrozumienie w momencie popełniania błędów przez swoich podwładnych i ceni sobie ich szczerość nawet w sytuacjach kryzysowych jest wskazywany jako jeden z kluczowych czynników motywacyjnych.

Decyzyjność

Elementem demotywującym, który jest wskazywany najczęściej w badaniach przeprowadzanych wśród pracowników jest brak decyzyjności. Niemożność podjęcia decyzji, kiedy w zasięgu ręki nie ma bezpośredniego przełożonego to coś, co hamuje pracę oraz osobisty rozwój pracowników. Często mnogość procedur jakie stawiane są na drodze pracownika można znacząco ograniczyć i tym samym pozwolić na większą swobodę. Realny wpływ na procesy sprawia, że dany pracownik jest dużo bardziej zaangażowany w swoją pracę i chętnie podejmuje nowe wyzwania.

Przyjazna atmosfera w pracy

Atmosfera w miejscu pracy okazuje się być kluczowym czynnikiem motywacyjnym. Pracownicy cenią odpowiednią atmosferę ponad wysoką wypłatę i potrafią zrezygnować z pracy, w której osiągają wysokie dochody, ale nie czują się dobrze na codzień. Wielu pracowników wskazuje, że to właśnie "klimat w pracy" powoduje, że codziennie rano chętnie wstają i z radością jadą do biura. Jak sprawić, żeby pracownicy chcieli przebywać w pracy? Zadbaj o indywidualny komfort każdego z osobna. Własne biurko, szuflada w której można schować osobiste rzeczy, miejsce, w którym można chwilę odpocząć, czy zebrać myśli - to elementy, które niewątpliwie wpływają dodatnio na odbieranie Twojej organizacji w oczach pracowników.

Jak widać, podwyżka to nie jest jedyna karta przetargowa w procesie motywowania pracowników. Często o wiele ważniejsze są rzeczy, które poprawiają samopoczucie, atmosferę w zespole czy dowartościowują pracownika.

Motywacja pozytywna pracowników

Poprzednie wymienione przykłady reprezentują sposoby motywacji pozytywnej. Jest to system nagród dla pracowników dobrze wykonujących swoją pracę. Stosowanie takiej metody wprowadza pozytywną atmosferę w pracy, podnosi morale grupy i wpływa na dobre nastawienie pracowników. Niestety, wiąże się z tym też pewne ryzyko.

Pierwszym z nich zdecydowanie są wydatki. O ile pochwały nic nie kosztują, o tyle dodatkowe świadczenia, premie, szkolenia itp. są dość drogie. To niesie kolejne zagrożenie – pracownicy przyzwyczajeni do pewnego poziomu mogą zacząć oczekiwać stopniowo większych, pokaźniejszych gratyfikacji. Służbowy samochód czy telefon mogą w tej sytuacji wydawać się lepszym wyjściem, ale niekoniecznie – pracownik może w przyszłości oczekiwać wymiany modelu na nowszy.

Czy powinno to zniechęcić do stosowania motywacji pozytywnej? Nie, ale należy mieć świadomość tego, że trzeba zachować w niej odpowiedni umiar i rozsądek. Nad wszystkim trzeba mieć kontrolę, by nie przesadzić, doprowadzając np. budżet do ruiny, a pracowników do niezadowolenia.

Motywacja negatywna – jakie przynosi efekty?

Nagradzanie pracowników nie jest jednak jedyną metodą ich motywowania. Jest jeszcze zupełnie przeciwna – motywacja negatywna. Ta opiera się na systemie kar i nagan. Do ich egzekwowania przewidziane są, opisane w Kodeksie pracy, tzw. środki dyscyplinujące. Są to upomnienia, nagany oraz kary pieniężne. Za metodę motywacji negatywnej można uznać też tworzenie specjalnych regulaminów, których treść muszą znać wszyscy pracownicy. Złamanie wybranych punktów wiąże się ze ściśle określonymi konsekwencjami.

Dla niektórych to właśnie strach przed karą jest bardziej motywujący niż wizja nagrody. Takie osoby nie wierzą, że dadzą radę zapracować na nagrodę, ale wiedzą, że grozi im kara. Oczywiście metody motywacji negatywnej pracowników wzbudzają pewne kontrowersje i nie mogą być przesadzone – nie chodzi przecież o to, by wprowadzić w firmie swego rodzaju terror. Wielu pracodawców preferuje jednak właśnie to poczucie władzy nad pracownikami. Czują wtedy, że mają nad wszystkim kontrolę. Jednakże, przekroczenie pewnych granic może skutkować tym, że pracownicy będą zestresowani, przez co będą mniej produktywni. 

Motywacja pracowników powinna więc czerpać z dwóch metod – motywacji pozytywnej i negatywnej. System nagród i pochwał być może dobrze wpłynie na samopoczucie pracowników, ale ustalony regulamin i możliwe konsekwencje wynikające z jego nieprzestrzegania zapobiegną ewentualnym nadużyciom. Jak we wszystkim, najważniejsza jest harmonia. Tak, jak różni są ludzie, tak różne rzeczy ich motywują. W ten sposób istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że dotrze się do wszystkich pracowników.