Dobre szkolenie firmowe zaczyna się dużo wcześniej niż w chwili, gdy prowadzący uruchamia prezentację. Na odbiór wydarzenia wpływa również miejsce, jego lokalizacja, komfort sali, jakość zaplecza technicznego, organizacja przerw czy możliwość swobodnego poruszania się między poszczególnymi częściami programu. Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają z innych miast, dochodzą do tego kwestie noclegów i dojazdu. Z tego względu wybór hotelu na szkolenie firmowe w Krakowie warto potraktować jako element całej logistyki wydarzenia. Dobrze dobrany obiekt ułatwia pracę organizatorowi i sprawia, że uczestnicy mogą skupić się na samym szkoleniu.
Spis treści
Najpierw format szkolenia, dopiero później sala
Jednym z częstszych błędów jest rozpoczynanie poszukiwań od pytania o wielkość sali. Tymczasem sama liczba miejsc mówi stosunkowo niewiele. Znacznie ważniejsze jest to, w jaki sposób uczestnicy będą pracować. Jest to bardzo istotne, ponieważ inaczej powinna wyglądać przestrzeń przygotowana do klasycznej prezentacji, inaczej do warsztatów, podczas których uczestnicy pracują w kilkuosobowych grupach, a jeszcze inaczej do szkolenia wymagającego częstych zmian ustawienia. Sala, która dobrze sprawdza się podczas wykładu dla kilkudziesięciu osób, nie musi być komfortowa przy całodniowych zajęciach praktycznych.
Przed wyborem miejsca dobrze więc ustalić przebieg wydarzenia: liczbę uczestników, długość poszczególnych bloków, sposób prowadzenia zajęć i potrzebę wydzielenia dodatkowej przestrzeni. Dopiero wtedy można realnie ocenić, czy konkretna sala szkoleniowa w Krakowie będzie odpowiednia.
Komfort uczestników przy całodniowych wydarzeniach
Podczas krótkiego spotkania można zaakceptować pewne niedogodności. Przy szkoleniu trwającym sześć czy osiem godzin zaczynają one jednak wyraźnie wpływać na koncentrację.
Znaczenie ma odpowiednia ilość miejsca, wygodne krzesła, temperatura w sali, wentylacja oraz dostęp do światła dziennego. Równie ważna jest możliwość zaciemnienia wnętrza podczas prezentacji. W praktyce najlepiej sprawdzają się przestrzenie, które można elastycznie dopasować do charakteru spotkania, a nie sale o jednym sztywnym układzie.
Nie warto przy tym wybierać największej dostępnej przestrzeni „na zapas”. Zbyt duża sala może sprawiać wrażenie pustki i utrudniać kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Dobrze dobrane miejsce powinno być proporcjonalne do liczebności grupy i formuły spotkania.
Centrum Krakowa nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem
Przy organizacji wydarzenia biznesowego łatwo uznać, że najlepszym wyborem będzie hotel w centrum Krakowa. W praktyce dużo zależy od tego, skąd przyjadą uczestnicy i jak będą docierać na miejsce. Dla osób korzystających z komunikacji miejskiej istotne są dobre połączenia i przewidywalny czas dojazdu. Jeśli jednak większość uczestników przyjeżdża samochodami, większą wartość może mieć prosty dojazd oraz możliwość parkowania bez długiego szukania wolnego miejsca. Z punktu widzenia organizatora liczy się więc nie prestiż adresu, ale wygoda konkretnej grupy. Obiekt położony kilkanaście minut drogi od Rynku może być znacznie lepszym wyborem, jeżeli jest łatwo dostępny i pozwala uniknąć problemów logistycznych.
Przerwa kawowa nie jest tylko dodatkiem
Przy intensywnym programie szkoleniowym przerwy są ważną częścią wydarzenia. Pozwalają uczestnikom odpocząć, porozmawiać i wrócić na salę z większą koncentracją. Dlatego oferta gastronomiczna powinna być oceniana razem z salą, a nie dopiero na końcu procesu organizacyjnego.
Przy wydarzeniu całodniowym wygodne jest rozwiązanie, w którym przerwy kawowe i lunch odbywają się w tym samym obiekcie. Ogranicza to ryzyko opóźnień i pozwala łatwiej utrzymać harmonogram. Nie bez znaczenia pozostaje również możliwość uwzględnienia różnych potrzeb żywieniowych uczestników.
Jeżeli program jest napięty, warto też zwrócić uwagę na lokalizację strefy cateringowej. Nawet drobne kwestie, takie jak odległość od sali czy sposób obsługi większej grupy, mogą zdecydować o tym, czy dwudziestominutowa przerwa rzeczywiście potrwa dwadzieścia minut.
Kiedy warto połączyć szkolenie z noclegiem?
W przypadku szkoleń lokalnych nocleg nie ma większego znaczenia. Sytuacja zmienia się przy szkoleniach międzyregionalnych lub ogólnopolskich, gdy część uczestników przyjeżdża do Krakowa dzień wcześniej albo zostaje po zakończeniu zajęć. W takiej sytuacji hotel oferujący zarówno przestrzeń konferencyjną, jak i pokoje pozwala uprościć organizację. Nie trzeba planować dodatkowych transferów, ustalać kilku miejsc zbiórki ani martwić się o późne powroty uczestników po zakończeniu programu.
Podczas porównywania tego typu obiektów warto wziąć pod uwagę na hotel biznesowy w Krakowie - Hotel Swing jako miejsce łączące funkcje hotelu z zapleczem do organizacji spotkań biznesowych i szkoleń. Oprócz możliwości dopasowania sal na szkolenie nawet dla 350 uczestników, ma własne zaplecze gastronomiczne w postaci Restauracji Quickstep oraz parking wokół budynku dostępny dla gości.
Ostateczny wybór powinien jednak zależeć od wielkości grupy, formatu wydarzenia i potrzeb organizacyjnych, a nie od samej liczby dostępnych usług.
Cena sali to tylko część rzeczywistych kosztów
Porównywanie ofert wyłącznie na podstawie ceny wynajmu sali często prowadzi do pozornych oszczędności. Jedna oferta może wyglądać atrakcyjniej, ale nie obejmować sprzętu, parkingu czy obsługi technicznej. Inna będzie droższa, za to będzie zawierała większość potrzebnych elementów.
Zamiast pytać wyłącznie o stawkę za salę, lepiej policzyć koszt całego wydarzenia dla konkretnej liczby osób. W przypadku szkolenia całodniowego oznacza to uwzględnienie przestrzeni, wyposażenia, przerw kawowych, posiłków, ewentualnych noclegów oraz dodatkowych usług.
Ważne są również warunki rezerwacji. W wydarzeniach firmowych liczba uczestników może zmienić się nawet na kilka dni przed terminem, dlatego warto wiedzieć, do kiedy można aktualizować zamówienie i jakie są zasady dotyczące rezygnacji lub zmiany zakresu usług.
Dobry hotel szkoleniowy powinien upraszczać organizację
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, jaki hotel biznesowy na szkolenie firmowe w Krakowie będzie najlepszy. Wiele zależy od rodzaju spotkania, liczby osób oraz tego, czy uczestnicy są z Krakowa, czy przyjeżdżają z innych części kraju.
Można jednak przyjąć prostą zasadę: im mniej kwestii organizator musi rozwiązywać poza obiektem, tym łatwiej przeprowadzić całe wydarzenie. Odpowiednia sala, działający sprzęt, sprawny catering, dostępny parking i możliwość noclegu nie powinny być traktowane jako osobne elementy. Razem tworzą zaplecze, które albo wspiera szkolenie, albo niepotrzebnie je komplikuje. Z tego względu przed podjęciem decyzji warto patrzeć na ofertę całościowo. Nie tylko przez pryzmat ceny czy lokalizacji, ale przede wszystkim pod kątem tego, czy dane miejsce odpowiada rzeczywistemu scenariuszowi wydarzenia.
Artykuł sponsorowany
