Spis treści
Z naszego artykułu dowiesz się:
- czym jest otoczenie organizacji;
- jakie są jego rodzaje;
- dlaczego elastyczność w przedsiębiorstwie jest tak ważna;
- jak przedsiębiorstwo może sobie radzić ze zmiennością otoczenia.
Zapoznaj się także z tym artykułem: Duża rotacja pracowników - skąd się bierze i jak jej zapobiegać?.
Jakie są rodzaje otoczenia organizacji?
Sama idea otoczenia organizacji wywodzi się z koncepcji systemowej. Otoczenie dyktuje działania, strategię i często wyznacza kierunek rozwoju organizacji. Literatura przedmiotu wyróżnia główny podział na otoczenie wewnętrzne organizacji oraz otoczenie zewnętrzne organizacji.
Otoczenie zewnętrzne definiowane jest jako ogół rzeczy i zjawisk, które występują poza ramami danej organizacji. Jednak, co warto zaznaczyć, są to czynniki, które bezpośrednio na nią oddziałują z różnymi skutkami. W ramach tego zagadnienia wyróżnia się także otoczenie ogólne oraz otoczenie celowe. Pierwsze jest powiązane z warunkami ekonomicznymi, technicznymi oraz geopolitycznymi. Jest to zatem ogół zjawisk, które występują na świecie oraz warunkują rozwój społeczno-socjologiczny. Wyróżnia się kilka istotnych wymiarów, szczególnie wymiar ekonomiczny, który dotyczy systemu gospodarczego i nawiązuje do inflacji, wzrostu gospodarczego czy kondycji systemu finansowego. Dla organizacji kluczowym kontekstem będzie również wymiar techniczny, a więc dostępność metod, które umożliwiają przekształcenie zasobów w produkt finalny lub usługę. W warunkach organizacji wskazuje się także na ważne elementy powiązane z demografią (wymiar społeczno-kulturowy) czy regulacją systemu prawnego (wymiar polityczno-prawny).
Otoczenie celowe nawiązuje natomiast do innych grup oraz organizacji, które mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jest to zagadnienie bardzo złożone i wielowątkowe. Z perspektywy danej organizacji istotne jest poznanie przede wszystkich uczestników rynku. Klienci to grupa docelowa przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli mowa o środowisku biznesowym. To odbiorcy dóbr lub usług wytworzonych przez firmę. Regulator to zazwyczaj organ rządowy, w którego kompetencji leży kontrolowanie rozwoju i weryfikowanie przestrzegania przez dane przedsiębiorstwo wyznaczonych zasad. Partnerzy strategiczni to organizacje, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć założony cel. Sojusz zawiązany w ramach danych podmiotów pomaga w osiąganiu celów i może zapewniać przewagę konkurencyjną.
Otoczenie wewnętrzne jest płaszczyzną nieco mniej złożoną i obejmuje głównie warunki i siły funkcjonujące w organizacji. W jego skład wchodzą przede wszystkim właściciele (jedna osoba lub spółka), zarząd (odpowiedzialny za nadzorowanie działań w ramach organizacji), siła robocza (pracownicy) oraz kultura organizacji (zbiór zasad i wartości, które wyznaczają rozwój przedsiębiorstwa).
Jak przygotować swoje przedsiębiorstwo na nagłe zmiany otoczenia?
Jeśli chodzi o funkcjonowanie organizacji, ważne jest zarówno otoczenie bliższe i dalsze organizacji. Aby zapewnić przedsiębiorstwu długoterminowy wzrost, konieczne będzie zapewnienie odpowiedniej strategii zarządzania, która pozwoli przetrwać w trudnych warunkach. Z racji, że każda organizacja funkcjonująca na rynku działa w systemie otwartym, a więc wchodzi w interakcje z innymi firmami, podmiotami i osobami, konieczne jest zabezpieczenie jej ram funkcjonowania. Wówczas łatwiej reagować na oczekiwania rynku oraz potencjalne czynniki stanowiące zagrożenie. Nawet pomimo niestabilnej sytuacji, przedsięwzięcie odpowiednich środków będzie cenne z uwagi na nowe doświadczenia zawodowe.
Aby przygotować przedsiębiorstwo na nagłe zmiany otoczenia, należy zabezpieczyć zlecenia. Gdy dana firma posiada stałe zamówienia i sprawdzonych klientów, wówczas zmiany postępują wolniej, dając czas decydentom na wprowadzenie nowych rozwiązań. To cenny moment, który jest tak naprawdę etapem pośrednim prowadzącym do tzw. nowej normy.
Dlaczego elastyczność w przedsiębiorstwie jest tak ważna?
Elastyczność sprawia, że dana organizacja jest w stanie dostosować się do zmieniających się warunków. Dzięki elastycznemu podejściu do istotnych kwestii organizacja zwiększa swoje szanse na przetrwanie w trudnych warunkach. Aby zwiększyć efektywność funkcjonowania danego podmiotu, ważne jest, aby nadążać za zmianami rynkowymi. Sam rynek uwarunkowany przez otoczenie w skali mikro i makro dyktuje zasady. Dopasowanie się przedsiębiorstwa do dynamicznie zachodzących zmian pozwala na zatrzymanie klienta i oferowanie mu konkurencyjnych produktów czy usług. Pozwoli również wyznaczyć nową strategię rozwoju, która będzie uwzględniać zmieniające się otoczenie.
Odpowiednia analiza otoczenia organizacji pomoże wyznaczyć nowe zasady funkcjonowania. Organizacja oraz otoczenie nieustanie na siebie oddziałują, a wpływ ten może być zarówno pozytywny, jak i negatywny. Istotą działania przedsiębiorstwa jest maksymalizacja zysku poprzez zaspokajanie potrzeb klienta, a te mogą być różne, w zależności od otoczenia.
Ważne, aby rozwinąć umiejętność adaptacyjności
Otoczenie organizacji nieustannie wpływa na kondycję danego podmiotu. Co więcej, może długoterminowo zaważyć na jego rozwoju i funkcjonowaniu. Jeśli dane przedsiębiorstwo rozwinie umiejętność adaptacji, a więc będzie w stanie dopasować się do zmieniającego się otoczenia, wówczas łatwiej mu będzie przezwyciężyć potencjalne trudności. Poszczególne elementy otoczenia organizacji mogą w wielu aspektach pomóc w dostosowaniu się do praw rządzących rynkiem. To również wyznaczniki tego, jak zmienia się otoczenie i jak należy na nie reagować, aby zapewnić sobie jak najwyższe zyski.
Jak przedsiębiorstwo może poradzić sobie ze zmianą otoczenia?
Organizacja i jej otoczenie to czynniki, które nieustannie na siebie wpływają z różnym skutkiem finalnym. Rzeczywistość gospodarcza często wymaga podjęcia stanowczych i natychmiastowych działań. Warto uświadomić sobie, że na wiele czynników przedsiębiorstwo nie ma wpływu. Mowa przede wszystkim o czynnikach makroekonomicznych. Aby poradzić sobie ze zmianami, należy podzielić je na dwie kategorie. Pierwsza z nich dotyczy zmian, które następują mimowolnie i dana organizacja nie może im przeciwdziałać. Na te zmiany najlepiej zareagować adaptacją i przeciwdziałaniem ich skutkom na działalność przedsiębiorstwa. Kolejne czynniki to te, na które można w odpowiedni sposób zareagować, stosując odpowiednią strategię zarządzania wewnątrz.
Otoczenie organizacji rozumiane jako środowisko, w którym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. W ramach działalności danej organizacji ważne jest, aby przeanalizować zarówno czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Często nowe warunki, które wydają się przeszkodami w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, są katalizatorem przemian. Niejednokrotnie okazuje się, że na zmianach można sporo zyskać, a nowe otoczenie to nie tylko nowe zagrożenia, ale również nowe szanse, które pozwolą zarówno firmie, jak i pracownikom się rozwijać.