Gdy pracodawca prosi o referencje w CV

Intensywnie poszukujesz zatrudnienia? Jeżeli posiadasz referencje, to znalezienie posady może być znacznie łatwiejsze. Jeżeli takich nie masz, to czas o nie wystąpić do byłych pracodawców i podpiąć do CV. Z niniejszego artykułu dowiesz się jak zdobyć referencje od pracodawcy oraz, jeśli jesteś pracodawcą, jak napisać referencje dla pracownika.

Wyobraź sobie, że jesteś pracodawcą, który szuka możliwie najlepszego kandydata do swojej firmy. Przed Tobą siedzą dwie osoby, które odpowiedziały na ogłoszenie o pracę. Każdy jest wykształcony, ma doświadczenie zawodowe i zna jeden język obcy w stopniu komunikatywnym. Jednak tylko jeden z nich posiada referencje od poprzednich pracodawców, w których stwierdzają oni, że aplikujący jest osobą pracowitą i odpowiedzialną. Którego kandydata zdecydujesz się przyjąć do zakładu pracy? Chyba znamy odpowiedź. Siła referencji jest znana nie od wczoraj. Mogą one pomóc w znalezieniu zatrudnienia, dlatego właśnie warto prosić o nie pracodawcę, z którym kończysz współpracę. Co jednak w sytuacji, gdy nie masz referencji i szukasz zatrudnienia?

Referencje – co to?

Referencje to nic innego, jak rekomendacja pracodawcy dla pracownika (obecnego lub byłego), który w bliższej lub dalszej perspektywie planuje zmianę miejsca pracy. Tego rodzaju opinię wcale nie musi wystawić pracodawca – może to uczynić przełożony, który na co dzień miał do czynienia z kandydatem, czyli przykładowo kierownik działu. Ważne jednak, aby dokument zawierał podpis danej osoby oraz pieczątkę zakładu pracy. Zalecane jest też zawarcie numeru kontaktowego lub adresu e-mail, na wypadek, gdyby nowy pracodawca zechciał potwierdzić autentyczność referencji lub zadać dodatkowe pytania.

Teoretycznie od czasu wejścia w życie przepisów o RODO, firma, prowadząca rekrutację nie może już weryfikować kandydatów do zatrudnienia na własną rękę. Nie powinna ona prosić o referencje, a także nie powinna dzwonić do byłych pracodawców. Takie prześwietlanie kandydatów poprzez pozyskiwanie wiedzy od osób trzecich lub sprawdzanie profili kandydata na portalach społecznościowych, mogłoby bowiem doprowadzić do uzyskania danych, których pracodawca nie powinien posiadać, jak chociażby światopogląd pracownika.

Przepisy RODO wskazują jednak, że pracodawca może posiadać informacje, które przekaże mu sam pracownik. Jeżeli zatem takie referencje działałyby na jego korzyść, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dołączyć je do składanego CV lub podania o pracę.

Referencje od pracodawcy – jaki jest ich cel?

Referencje od pracodawcy, podobnie jak list motywacyjny oraz certyfikaty, stanowią uzupełnienie treści zawartych w CV. Z założenia, taka opinia jest bardziej obiektywna aniżeli przedstawiona przez samego kandydata, w związku z czym pozwala potencjalnemu pracodawcy na szerszą percepcję sylwetki danego kandydata. Trzeba pamiętać, że referencje od pracodawcy nie są obowiązkowe, dlatego właśnie wielu z nich takowych nie wystawia. Warto więc, aby kandydat sam poprosił odpowiednią osobę, a następnie dopilnował i dokument taki otrzymał. Nie ulega bowiem wątpliwości, że referencje od pracodawcy bywają decydującym czynnikiem, przesądzającym o zatrudnieniu tej lub innej osoby.

Uzyskane referencje mogą przesądzić o wyniku rekrutacji, mogą również stworzyć w oczach pracodawcy odpowiedni profil pracownika. To niezwykle silne narzędzie, które bywa niedoceniane w procesie rekrutacyjnym. Tym bardziej, skoro niewiele osób decyduje się dzisiaj na dołączenie referencji do swojego CV lub podania o pracę, warto zadbać o ten element, który może przechylić szalę korzyści na naszą stronę.

Referencje dla pracownika – jak to wygląda?

Pracownik może otrzymać referencje ustne lub pisemne. Te drugie zazwyczaj zostają załączone do CV i listu motywacyjnego. Pierwsze są o tyle kłopotliwe, że to sam przyszły pracodawca (lub rekruter) musi się o nie postarać. Kandydat zazwyczaj zamieszcza informację o nich w liście motywacyjnym, za sprawą umieszczenia numeru telefonu oraz danych osoby do kontaktu. Referencje dla pracownika w pisemnej formie są jednak znacznie częściej spotykane, przede wszystkim ze względu na komfort… no i w ostatnim czasie również przepisy RODO. Dzięki nim pracodawca lub osoba rekrutująca nie musi poświęcać czasu, aby dzwonić do byłego szefa wszystkich kandydatów, którzy aplikowali na dane stanowisko.

W referencjach dla pracownika najczęściej dochodzi do oceny jakości wykonanej przez niego pracy. Niemniej, to jaką przybiorą formę zależy od indywidualnej woli osoby je wystawiającej. Najczęściej jest to kilka zwięzłych zdań, które opisują jakość wykonywanych przez pracownika obowiązków. Warto więc, aby zostały wyszczególnione realizowane zadania, opisane projekty, które pracownik realizował oraz wskazane jego najcenniejsze cechy – m.in zaangażowanie w wykonywanie zadań, ambicje, wykazywanie inicjatywy, relacje ze współpracownikami itd.

Referencje dla pracownika najczęściej mają charakter pozytywny. Rzadko się zdarza, aby pracodawca napisał coś nieprzychylnego wobec pracownika – jeśli ma wątpliwości, częściej można napotkać odmowę niż pisemne wyrażenie niezadowolenia. Nawet jeśli pracownik otrzyma negatywne referencje, to mało prawdopodobne jest, że takie referencje przekaże przyszłemu pracodawcy. W przypadku nieco szorstkich relacji na linii pracownik – pracodawca, lepiej wytłumaczyć sytuację przyszłemu pracodawcy, niż podawać numer do osoby, która może wypowiedzieć się w niepochlebny sposób. Referencje od pracodawcy nie powinny być nader obszerne – niepełna strona formatu A4 w zupełności wystarczy.

Referencje w CV a referencje ustne

Referencje nie zawsze muszą być pisemne. Jeżeli twój pracodawca nie wystawił ci opinii na papierze, ale wciąż masz z nim kontakt, to rozwiązaniem może być zapytanie go o to, czy możesz podawać jego numer telefonu potencjalnym pracodawcom, by mogli oni zasięgnąć informacji o tym, jakim byłeś pracownikiem.

Powyższe rozwiązanie jest często spotykane. Zdarza się, że osoba przeprowadzająca rekrutację prosi poszczególnych kandydatów o to, by podali numery kontaktowe np. do 3 osób, które będą mogły powiedzieć coś na ich temat. Wskazując numery telefonów swoich poprzednich pracodawców, warto podać te firmowe. Jest to o tyle istotne, że część rekruterów weryfikuje, czy podany numer rzeczywiście należy do firmy, w której był zatrudniony pracownik.

Pamiętaj jednak, że rekruter nie może zmusić Cię do podania tych informacji. Wynika to z przepisów o RODO. Jeżeli jednak wiesz, że takie referencje byłyby dla Ciebie korzystne, nie opieraj się. Pomyśl o tym, że te kilka słów od byłego pracodawcy, mogą „załatwić” Ci pracę.

Jak napisać referencje? (referencje wzór)

Referencje od pracodawcy mają stanowić obiektywną opinię o danym pracowniku. Niemniej, zdarza się, że zamiast referencji w ręce rekrutującego wpadają listy pochwalne – zawierają wyłącznie wyliczone pozytywne cechy, które nie mają pokrycia w zakresie zadań i obowiązków pracownika, które ten realizował. Takie referencje najczęściej nie są uwzględniane przez przyszłego pracodawcę i nie wnoszą niczego interesującego do procesu rekrutacyjnego.

Dobrze napisane referencje powinny przypominać formalny list polecający. Ma to być swoiste świadectwo jakości wykonywanej przez kandydata pracy, które wskaże przyszłemu zatrudniającemu jego mocne strony i zachęci do zatrudnienia. Referencje dla pracownika wcale nie muszą posiadać z góry określonej formy, niemniej w najczęściej spotykanych dokumentach można dostrzec powtarzalność takich elementów jak: data i miejsce wystawienia referencji, dane osoby wystawiającej referencje, dane pracownika, jego awanse i osiągnięcia, informacje o przebiegu pracy, zachęta do zatrudnienia, opinia podsumowująca, podpis i pieczątka zakładu pracy.

Pisząc referencje dla pracownika, warto wziąć pod uwagę jego wszelkie osiągnięcia na przestrzeni lat. Dobrze jest dokonać oceny najważniejszych projektów, jakie realizował, uwzględnić zdobyte kwalifikacje i zaznaczyć, jak przebiegała współpraca. Wyszczególnianie kompetencji miękkich czy cech charakteru nie jest w przypadku referencji konieczne, gdyż nie wnosi niczego szczególnego. Istotniejsze jest dokonanie oceny jakości pracy, jaką świadczył zatrudniony na danym stanowisku.

Referencje od pracodawcy – kiedy je uzyskać?

Moment, gdy uzgadniasz z przełożonym termin odejścia z zakładu pracy to najlepsza chwila, aby poprosić go o wystawienie referencji. Jeśli jednak zdarzyło się tak, że zapomniałeś dopilnować tej kwestii lub po prostu nie pomyślałeś o tym, by poprosić o wystawienie opinii, to powinieneś zwrócić się do zakładu pracy o referencje i to nawet, jeżeli od rozwiązania umowy minęło sporo czasu. Pracodawca, który cenił sobie twoją pracę nie powinien mieć nic przeciwko temu, aby wystawić Ci taki dokument. Referencje od pracodawcy wcale nie muszą być długie – wystarczy kilka zdań, które podsumują Waszą współpracę.

Opinie z poprzednich miejsc pracy powinieneś zbierać bardzo skrupulatnie. Referencje wystawione przez pracodawców mogą bowiem pomóc w zaprezentowaniu się kolejnemu szefowi w pozytywnym świetle. Niekiedy stanowią kartę przetargową w walce o dane stanowisko. Dostarczając referencje do przyszłego pracodawcy, ma on szansę, aby zapoznać się z Twoją kandydaturą szerzej – nie tylko na podstawie Twoich słów, ale też opinii osób, które w przeszłości z Tobą współpracowały.

Nawet jeżeli przyszłą pracę „masz w kieszeni” i nie zamierzasz bić się o posadę na rozmowach kwalifikacyjnych i tak warto zadbać o zbieranie referencji. Nigdy nie wiesz, co będziesz w życiu robił i kiedy takie informacje mogą Ci się przydać. Potem „na gorąco” trudno uzyskać rzetelne i dobrze wyglądające referencje. Były pracodawca może Cię zbyt, twierdząc, że nie ma czasu, a przy dużych przedsiębiorstwach i znaczącym upływie czasu, może Cię już po prostu nie pamiętać. Trudno będzie mu zatem napisać coś sensowego i przypomnieć sobie istotne projekty, w których brałeś udział.

Referencje w CV czy osobno?

Gdy mowa o referencjach, to pojawia się pytanie, czy należy je wysyłać wraz z dokumentami aplikacyjnymi (czyli CV i listem motywacyjnym), czy może lepiej poczekać do rozmowy kwalifikacyjnej. Nie ma na to odgórnie panującej reguły – jedni uważają, że tak, bo w ten sposób pracodawca od razu może zapoznać się z opiniami o nas, drudzy podkreślają, że zbyt duża ilość załączników zniechęci rekrutera do zapoznania się z nimi. Z tego też względu drogi są dwie:

  • Dołączysz skany referencji do wysyłanego zestawu dokumentów aplikacyjnych – wówczas wystarczy, że poszczególne załączniki opiszesz w czytelny sposób, np.: „Referencje. Jan Kowalski”, „Referencje z firmy x. Anna Kowalska” itp.
  • Wspomnisz o posiadanych referencjach w dokumentach aplikacyjnych – najlepiej w CV. By to zrobić, możesz stworzyć dodatkową sekcję, np. „referencje”. Tam powinieneś umieścić informacje o tym, z których zakładów pracy otrzymałeś pisemne opinie bądź podać namiary do osób z poprzedniego zakładu pracy, które ustnie takich referencji udzielą.

Referencje wzór

Prześledźmy zatem kolejne elementy pisma, zwanego referencjami, które wystawi Ci były pracodawca. Niewątpliwie bowiem dokument ten powinien składać się ze ściśle określonych składników, które dadzą Twojemu przyszłemu pracodawcy, pełen obraz Ciebie, jako świetnego pracownika, idealnie nadającego się na dane stanowisko.

W prawym, górnym rogu pisma należy umieścić miejsce i datę sporządzenia referencji. Warto zadbać o to, aby data ta pokrywała się z okresem rozwiązania umowy z byłym pracodawcą. Będzie to bowiem świadczyło o tym, że ten pracodawca faktycznie „na świeżo” wystawia opinię i nie jest ona podyktowana jedynie potrzebą skompletowania dokumentów dla nowego pracodawcy i potrzebami rekrutacji.

Z kolei w lewym, górnym rogu powinny znaleźć się dokładne dane wystawiającego referencje, a zatem imię i nazwisko osoby, sporządzającej referencję, nazwa firmy, adres jej siedziby, numer NIP, REGON, KRS, a także numer kontaktowy i adres mailowy. Dokładne informacje na temat byłego pracodawcy pozwolą bowiem nowemu pracodawcy zweryfikować samodzielnie, czy jest to istniejąca firma, a także w razie potrzeby, skontaktować się z kimś, kto potwierdzi wystawienie referencji.

Nagłówkiem pisma powinno być po prostu sformułowanie „referencje„. Niektórzy zamiennie stosują również określenie „opinia”, jednak jest ono zdecydowanie rzadziej stosowane i może być bądź co bądź nieco mylące. „Referencje” od razu wyjaśniają całą sprawę i nie budzą żadnych wątpliwości. To określenie powszechnie używane w języku biznesowym, dlatego warto się na nie zdecydować.

Dalej referencje powinny składać się z czterech zasadniczych części. W pierwszej konieczne jest wskazanie dla kogo wystawiane są referencje, w jakim okresie pracownik był zatrudniony w firmie, na jakim stanowisku oraz w oparciu o jaką umowę. Można napisać na przykład tak: „Niniejszym zaświadczam, że pan Jan Kowalski był zatrudniony w firmie Opakowania sp. z o.o. od 2 stycznia 1999 r. do 31 sierpnia 2018 r. na stanowisku specjalisty ds. jakości towaru na podstawie umowy o pracę, zawartej w dniu 2 stycznia 1999 r.”

W drugiej części należy wskazać, co należało do głównych obowiązków pracownika i w jakim zakresie je wykonywał. Dobrze jest maksymalnie szczegółowo wskazać wszystkie, podejmowane przez pracownika czynności. Będzie to bowiem świadczyło o jego wszechstronności, a także, że wykonywana przez niego praca obejmowała wiele przestrzeni.

Trzecia część powinna odnosić się do praktycznych umiejętności, które zdobył dany pracownik w okresie zatrudnienia. Możliwe jest wskazanie ukończonych przez niego kursów, odbytych szkoleń i tak dalej. W czwartej części natomiast przechodzimy do pochwał. Tutaj pracodawca powinien podkreślić, czym wyróżnił się dany pracownik, jakie były jego największe zalety oraz zdobyte osiągnięcia. Element osiągnięć nie powinien być przy tym ogólnikami. Warto wskazać na konkretne projekty, odbywające się z jego udziałem oraz to, jaką w nich pełnił rolę.

Referencje warto zakończyć formułą, iż „Pan Jan Kowalski rzetelnie wykonywał powierzoną mu pracę, w związku z czym świetnie sprawdzi się na wszelkich stanowiskach, związanych z oceną jakości towaru”. Jeżeli przygotowujemy referencje pod konkretny proces rekrutacyjny, warto w tym miejscu wskazać element, który podkreślałby, że pracownik nadaje się na dane stanowisko.

Referencje powinno zakończyć się standardowym pozdrowieniem, właściwym dla oficjalnego listu, czyli chociażby „z poważaniem”, a także podpisem osoby, udzielającej referencje. Ważne jest nie tylko wskazanie imienia i nazwiska podpisującego, ale również pieczęci firmowej i funkcyjnej tego pracownika.

Niezależnie od tego, na jakim etapie ścieżki zawodowej obecnie się znajdujesz, warto abyś już teraz zatroszczył się o referencje. Przydadzą się zarówno te ze staży i praktyk, jak i referencje od pracodawców. Wzbogacają one znacząco dokumenty aplikacyjne na stanowisko i pokazują, jakim pracownikiem w rzeczywistości jesteś. Doświadczenie pokazuje, że osoby z referencjami częściej otrzymują pożądane wakaty, aniżeli osoby bez referencji.

Pozostaw komentarz

Musisz być zalogowany aby komentować.
Ocena wpisu
Ocena:
Gdy pracodawca prosi o referencje w CV
4.7 (93.33%) Liczba głosów:3