Aktualna klauzula CV – jak teraz brzmi?

Jeśli staramy się o stanowisko pracy, powinniśmy zadbać, aby nasze dokumenty aplikacyjne były poprawne i dostosowane do odpowiednich wymogów formalnych. Ważny elementem każdego CV jest klauzula o ochronie danych osobowych (klauzula cv). Podpowiadamy, jak powinna być napisania i gdzie ją umieścić.

W związku z reformami, jakie w ostatnich latach zaszły w kwestii ochrony danych osobowych i zarządzania nimi, pojawiło się wiele rygorystycznych obostrzeń. Niemniej, obowiązujące akty prawne, dotyczące przetwarzania danych osobowych, nie stwierdzają konieczności umieszczenia klauzuli przez autora CV. Warto jednak wiedzieć, że jest ona ważna i niezbędna, aby zatrudniający mógł używać zamieszczone dane w CV rekrutując kandydata. Zezwolenie na przetwarzanie danych osobowych dobrze umieszczać na wszystkich dokumentach tego rodzaju. Niektórzy pracodawcy mogą wręcz odmówić przyjęcia dokumentów, jeśli nie ma w nich klauzuli o ochronie danych osobowych (cv klauzula rodo).

CV klauzula RODO – czym właściwie jest to słynne RODO?

RODO, a właściwie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, to akt prawa unijnego, obowiązujący w Polsce od maja 2018 r. Wprowadził on niemały zamęt i rewolucję w polskim systemie prawnym. Zmiany odczuli nie tylko przedsiębiorcy, ale również osoby fizyczne. Okazało się bowiem, że praktycznie na każdym kroku i w każdej możliwej przestrzeni mamy do czynienia z danymi osobowymi. Te z kolei cieszą się teraz wyjątkową ochroną.

Celem RODO było uzyskanie większej kontroli nad udostępnianymi w jakikolwiek sposób danymi osobowymi. Chodziło o to, aby istniała w tym zakresie większa transparentność, aby właściciele tych danych mogli decydować o tym, kto przetwarza ich dane i w jaki sposób. RODO nałożyło wiele nowych obowiązków zarówno na przedsiębiorców, jak i na zwykłych konsumentów. Poszczególne firmy zostały zmuszone do stworzenia nowych baz danych oraz zmiany swojej polityki. Konieczne było inne sformułowanie klauzul w dokumentach (aktualna klauzula cv), regulaminów, formularzy i innych, istotnych, firmowych „papierów”. Teraz, po roku od implementacji RODO, firmy trochę oswoiły się z nowymi zasadami. Wciąż jednak wiele podmiotów nie do końca jest świadoma tego, czym właściwie są te dane osobowe i co konkretnie podlega ochronie.

czym jest RODO – infografika

Czym są dane osobowe? Dane osobowe to wszelkie informacje, pozwalające na identyfikację danej osoby fizycznej. W szczególności są nimi: imię i nazwisko, NIP, PESEL, adres, identyfikator internetowy, data urodzin, płeć, kolor oczu, waga, wzrost, dane biometryczne i genetyczne, dane o stanie zdrowia, informacje na temat poglądów i przekonań religijnych i tak dalej. Skoro zatem zbiór tych danych udostępniamy potencjalnemu pracodawcy, wysyłając do niego CV, powinniśmy jednocześnie zawrzeć w tym dokumencie stosowną klauzulę (klauzula cv), która pozwoli mu na przechowywanie i przetwarzanie tych danych na potrzeby rekrutacji.

Klauzula CV – w zgodzie z RODO

Zgodnie z RODO to, jaka klauzula powinna zostać umieszczona w przesłanym CV, powinno być wskazane przez pracodawcę. Dlatego też kandydat powinien sprawdzić w ogłoszeniu, o jakie dane i informacje prosi rekrutujących pracodawca, a następnie według wskazówek umieścić je w swoim CV.

Klauzula powinna być dostosowana do wymagań pracodawcy. Przed wejściem w życie przepisów o RODO w CV również umieszczało się zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wówczas powoływano się jednak na polską ustawę o ochronie danych osobowych. Wtedy brzmiało to mniej więcej tak:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U…).

Obecnie odchodzi się od skomplikowanych zapisów i powoływania się na szczegółową podstawę prawną. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru ma być krótkie i treściwe. Klauzula może więc przybierać uproszczoną formę i brzmieć następująco:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez… (tutaj nazwa pracodawcy/przedsiębiorstwa) przy procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Wcześniej klauzula musiała być umieszczona w formie szczegółowej formuły. Teraz może być prosta i nie musi być pisana według jednego szablonu. RODO ustaliło, że powinno odchodzić się od zbyt skomplikowanego słownictwa oraz formalizmu, ponieważ pracownik powinien w pełni rozumieć na co wyraża zgodę. To po prostu zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

CV klauzula RODO – warunki

Klauzula przetwarzania danych osobowych w CV, zgodnie z wytycznymi RODO, powinna zatem spełniać cztery warunki: być dobrowolna, świadoma, jednoznaczna i konkretna. Przy zgodach zawartych w CV, najczęstszym błędem jest za duża ogólnikowość takiej klauzuli. Kandydat na wybrane stanowisko, w swoim CV umieszcza często ogólną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach prowadzenia rekrutacji (oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru). Należy jednak pamiętać, że w takiej klauzuli powinna znaleźć się informacja o pracodawcy, któremu pozwalamy przetwarzać swoje dane. Warto dodać do takiej zgody np. nazwę firmy, do której składana jest kandydatura.

Według zasad RODO w treści klauzuli nie jest wymagane wskazanie podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych. Ważne, aby spełniała warunki ustalone przez RODO. Jeśli jednak zależy nam na przytoczeniu podstawy prawnej w klauzuli, powinno to być Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Jeśli chcesz dowiedzieć się dokładnie, co w praktyce nakazuje to rozporządzenie, obejrzyj poniższe video:

https://www.youtube.com/watch?v=X8xHx8DGPU0

Co istotne, obecnie obowiązująca ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych ani jej poprzedniczka z 29 sierpnia 1997 r. nie stanowią odpowiedniej postawy prawnej i nie należy się na nie powoływać. RODO jest w tym zakresie najbardziej odpowiednim aktem, niezależnie od tego czy ubiegamy się o pracę na terenie Polski, czy w którymś z państw członkowskich Unii Europejskiej.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – gdzie należy ją umieścić?

Często podczas przeprowadzania selekcji kandydatów w przedsiębiorstwach, rekrutujący najpierw sprawdzają, czy w CV zawarta jest klauzula o ochronie danych osobowych (cv klauzula rodo). Dlatego też ważne jest, aby takie oświadczenie było poprawne i umieszczone w miejscu widocznym oraz ustalonym przez zasady formalne. Takie miejsce powinno znajdować się u dołu strony w przypadku wszystkich dokumentów rekrutacyjnych. Użycie stopki w edytorze tekstu ułatwi umieszczenie klauzuli na dole. Trzeba jednak pamiętać, aby klauzulę umieścić na każdej stronie, a nie tylko na ostatniej.

umiejscowienie klauzuli rodo w CV

Wiele osób wciąż umieszcza w swoim CV nieaktualną klauzulę przetwarzania danych osobowych, czyli powołują się na podstawę prawną z 1997 roku. Czy liczy się ona w procesie rekrutacji? W przypadku, jeśli klauzula ta została zapisana zgodnie z zasadami przewidzianymi w RODO – będzie ważna. Lepszym rozwiązaniem jest jednak umieszczenie w CV aktualnej klauzuli o ochronie danych osobowych (oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru).

Aktualna klauzula cv a ogłoszenie o pracę

W kontekście klauzuli RODO w CV warto również wskazać, że pracodawcy, rekrutując nowego pracownika, powinni wobec niego spełnić tak zwany obowiązek informacyjny. Chodzi o to, aby kandydat wiedział, że powinien do swoich dokumentów aplikacyjnych dołączyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru.

Klauzula informacyjna dla kandydatów, zgodna z przepisami RODO, powinna zawierać w szczególności: nazwę i dane kontaktowe administratora danych osobowych, wskazanie celu przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną przetwarzania danych, informację, czy dane osobowe są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), okres przechowywania danych osobowych, przekazywanie danych osobowych kandydatów innym podmiotom, informację o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, informację o prawach kandydata w stosunku do jego danych osobowych, informację o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, a także dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych, jeżeli został powołany.

Nazwa i dane kontaktowe administratora danych osobowych mogą wyglądać na przykład tak:

Administratorem Państwa danych osobowych jest podmiot W zgodzie z RODO sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Misia Uszatka 5, 00-308 Warszawa, dane kontaktowe: tel. 555 666 777, e-mail: wzgodziezrodo@kontakt.pl.

Z kolei cel przetworzenia danych osobowych możemy określić w taki sposób: „Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, wskazanego w niniejszym ogłoszeniu o pracę oraz ewentualnie do celów przyszłych rekrutacji, jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę”. Dodatkowo warto wskazać, że dane mogą być również przetwarzane na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed wszelkimi roszczeniami, dotyczącymi prowadzonej rekrutacji.

Uwaga!

Ze względu na wymogi związane z RODO większość firm prosi o zastosowanie klauzuli z dokładnym wskazaniem administratora danych osobowych. Oznacza to, że nie sposób przygotować jednego dokumentu, który w tej samej formie roześlesz do różnych pracodawców. W odpowiedzi na poszczególne ogłoszenia trzeba dziś za każdym razem dostosować treść klauzuli do informacji umieszczonych w ofercie.

W odróżnieniu od kandydata, pracodawca powinien wskazać szczegółową podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, jak chociażby ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.).

Kluczową informacją w ogłoszeniu o pracę jest również wskazanie okresu przechowywania danych osobowych. Jeżeli korzystamy z zewnętrznych portali, pośredniczących w poszukiwaniu pracownika, powinniśmy też uwzględnić czas, jakie one dają sobie na usunięcie gromadzonych danych.

Dodatkowo pracodawca może wskazać w ogłoszeniu o pracę wzór zgody kandydata na wykorzystanie CV w kolejnych rekrutacjach oraz wzór zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych.

Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych

Ogłoszenie o pracę spełniające obowiązek informacyjny powinno też uwzględnić informację o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Może ona brzmieć tak:

Jednocześnie informujemy, że w każdym czasie mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę W zgodzie z RODO sp. z o.o. w formie pisemnej (korespondencję należy kierować na adres naszej siedziby), ustnie (dane telefoniczne firmy to: 555 666 777), a także w formie mailowej (adres mailowy: wzgodziezrodo@kontakt.pl). Cofnięcie przez Państwa zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Konieczne jest też umieszczenie w ogłoszeniu informacji o prawie do dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych do innego administratora danych.

Podsumowując, zgoda dotycząca przetwarzania danych osobowych w CV nie musi być wyrażona w postaci aktu prawnego, ale musi spełniać wyznaczniki RODO. To oznacza, że powinna być jednoznaczna, konkretna, świadoma i dobrowolna. Należy pamiętać o jej zamieszczeniu, ponieważ wówczas pracodawca może legalnie używać naszych danych podczas procesu rekrutacji. Jej brak może zmniejszyć nasze szanse wśród konkurencji albo sprawić, że nasze CV zostanie uznane za niekompletne.

Ocena wpisu
1 Gwiazdka2 Gwiazdek3 Gwiazdek4 Gwiazdek5 Gwiazdek
Ocena: 5,00 Liczba głosów: 2
Loading...
Przygotuj profesjonalne CV
w zaledwie 5 minut!
Bez opłat, bez zobowiązań