Pracownicy biurowi najczęściej samodzielnie decydują o swoich przerwach czy akurat wykonywanych zadaniach. Większość z nich musi zatem nauczyć się organizować swój czas pracy. Niestety, to zadanie wcale nie jest proste i większość zatrudnionych ma problem ze zorganizowaniem swojego pracowniczego kalendarza.
W jaki sposób podjeść do zorganizowania swojego dnia pracy? Poza prowadzeniem np. kalendarza, warto dokładnie przyjrzeć się miejscu wykonywania pracy. Może problem wcale nie tkwi w tym, że pracownik pracuje bez planu, ale w niewłaściwym prowadzeniu dokumentacji czy spędzaniu czasu na… firmowych plotkach.
Punkt pierwszy: porządek na biurku
Niewielu pracowników pamięta o tej podstawie. Czyste biurko, poukładane dokumenty czy porządek w szufladach mogą wydawać się mało ważne, ale jest zupełnie przeciwnie. Wszystko dlatego, że dzięki temu pracownik nie traci cennych minut na poszukiwanie niezbędnych rzeczy. W sklepach papierniczych można znaleźć szeroki wybór galanterii biurowej. W praktyce uporządkowanie biurka i miejsca wokół niego nie jest większym problemem.
Poza porządkiem na biurku, warto zadbać o poukładanie niezbędnych dokumentów. Można wykorzystać m.in. pojemne segregatory. Jeżeli zostaną opisane, to nie będzie konieczne każdorazowe przeglądanie ich zawartości w poszukiwaniu potrzebnego pisma. Choć takie uporządkowanie przestrzeni biurowej jest czasochłonne, w praktyce okazuje się bezcenne.
Systematyczność, czyli prowadzenie kalendarza
Pracownik, który chce być zorganizowany i wywiązywać się ze swoich zawodowych obowiązków bez konieczności zabierania dokumentów do domu lub pozostawania w firmie po godzinach, powinien nauczyć się prowadzić kalendarz. Tu ważna jest przede wszystkim systematyczność. Dlaczego? Bo prowadzenie kalendarza wymaga ciągłego notowania zadań czy spotkań.
Ci, którzy po kalendarz sięgną po raz pierwszy, nie powinni zniechęcać się pierwszymi niepowodzeniami. Może się też okazać, że zamiast prowadzenia kalendarza tradycyjnego, czyli papierowego, znacznie bardziej odpowiada im dokonywanie wpisów w kalendarzu on-line. Takie mają sporo zalet, bo często można je synchronizować ze skrzynką pocztową lub korzystać z takiego, do którego dostęp można mieć również z urządzeń mobilnych.
Misja: wyeliminować rozpraszacze
Każdy zatrudniony chcący jeszcze lepiej wykonywać swoje zadania, powinien dokładnie sprawdzić, co powoduje, że nie może skupić się na pracy. Może okazać się, że przeszkadza mu np. muzyka płynąca z radia lub fakt, że część dnia pracy wykorzystuje na przeglądanie serwisów internetowych. W praktyce zatem konieczne jest nie tylko nazwanie rozpraszaczy, lecz także ich wyeliminowanie.
W pracy biurowej należy szczególnie uważać na spotkania z innymi pracownikami. Kilka minut spędzonych na plotkach z jednym znajomym, kilka kolejnych upływających na omawianiu nieistotnych i niezwiązanych z pracą spraw… W praktyce pracownik może tracić całkiem sporą pulę minut z dnia pracy. A to w praktyce może oznaczać nadgodziny.
Planowanie całego dnia to błąd
Często popełnianym błędem przy organizowaniu dnia pracy jest wypełnianie go po brzegi. Niestety, to się nie sprawdza, bo żaden pracownik nie może być pewien, że nie zadzwoni telefon lub szef nie poprosi na rozmowę do swojego gabinetu. Z tego względu tak ważne, by zostawić trochę niezaplanowanego czasu, który będzie można wykorzystać na niespodziewane wydarzenia.
Ile zatem czasu należy planować w ciągu dnia? Zasadniczo nie więcej niż 60%. Dzięki temu nie tylko można wyeliminować nerwowe zerkanie na zegarek, lecz także mieć pewność, że wszystkie sprawy zostaną wykonane terminowo. Wolny czas można zaś spożytkować na realizowanie zadań zaplanowanych na dzień następny.
To może Cię również zainteresować
