Spis treści
Organizacja biurka w pracy: gdy jest dużo dokumentów
Zdarza się, że w biurze nie brakuje różnego rodzaju wzorów wniosków, druków czy materiałów reklamowych dla klientów. W takiej sytuacji priorytetem może być posegregowanie dokumentów tak, by ich szybkie odnalezienie nie wiązało się z koniecznością przeszukania połowy biura. Odpowiedni sposób organizacji stanowiska pracy i sprytny system przechowywania dokumentów potrafią naprawę przyspieszyć wykonywanie obowiązków.
Oto produkty i przydatne gadżety do pracy, które pomogą w zorganizowaniu dokumentacji w firmie:
- Szuflady na biurko. Choć mówi się o nich jako o „szufladach”, to w zasadzie są to specjalne pojemniki mieszczące arkusze A4. Co więcej, są one tak zaprojektowane, że możliwe jest ich ustawianie jeden na drugim. Na rynku można zakupić zarówno szuflady wykonane z polistyrenu (są produkowane w różnych kolorach), jak i drewniane. Większość z nich jest wyprofilowana tak, by wkładanie czy wyjmowanie dokumentów nie sprawiało większej trudności.
- Segregatory, teczki. W odróżnieniu od wspomnianych szuflad na biurku segregatory i teczki wymagają większej ilości miejsca, ale z pewnością mogą pomieścić więcej niż jedna szuflada. W segregatorach i teczkach warto umieszczać dokumenty, po które będzie się sięgać jedynie sporadycznie.
Poukładanie dokumentów to zupełna podstawa. Ale nie zawsze to właśnie zadrukowany papier stanowi największy problem…
Organizacja biurka – co z przyborami piśmienniczymi?
Biurowa przestrzeń to obowiązkowo długopisy, cienkopisy, flamastry, ołówki i bardzo często… kredki. Ale i takie produkty można szybko poukładać. Aktualnie w sklepach papierniczych bardzo popularne są wszelkiego rodzaju organizery. Przydatne mogą być przykładowo metalowe koszyki na biurko. Są dostępne w wersji podstawowej i rozbudowanej. W podstawowej to po prostu koszyk z okrągłą lub prostokątną podstawą, w którym można umieścić wszystkie niezbędne przybory piśmiennicze. W wersji rozbudowanej – obok pojemnika na długopisy czy ołówki – znajduje się również miejsce na karteczki, spinacze czy pinezki.
STAŻ PŁATNY W DZIALE ZARZĄDZANIA PROCESEM I PRODUKTEM (ADVANCED MANUFACTURING)
Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Warto także wyposażyć się w organizery do szuflady. To specjalne pojemniki, które z łatwością można włożyć i wyjąć z szuflady. Najczęściej organizer ma liczne przegródki, dzięki czemu każdy pracownik biurowy może z łatwością utrzymać porządek – wystarczy tylko poszczególne przedmioty odkładać do wcześniej wyznaczonych przegródek.
Porządek na biurku? Przyda się biuwar
W trakcie pracy pracownicy biurowi często muszą robić drobne zapiski. W tym celu przyda się duży biuwar. Co to takiego? Zasadniczo to jeden z produktów reklamowych, ale jest zarazem jednym z bardzo popularnych i praktycznych gadżetów do pracy, zwłaszcza wśród pracowników biur. Najprościej mówiąc, to kartki papieru dużego formatu z nadrukiem i kalendarzem.
W odróżnieniu od małych karteczek samoprzylepnych biuwar nigdy się nie zgubi, może pełnić funkcję terminarza, a dzięki gabarytom nie zapomnisz o ważnych, zanotowanych na nim sprawach. To mało kosztowne, a całkiem wygodne rozwiązanie szczególnie dla pracowników, których zawsze gonią terminy.
Organizacja biurka – jak zadbać o porządek?
Odpowiednia organizacja biurka w pracy jest niezbędna, aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Oprócz wspomnianych już rozwiązań, czyli różnego rodzaju organizatorów czy szufladek, warto jeszcze pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim trzeba zrobić generalny porządek, czyli zdjąć z biurka wszystko to, co jest niepotrzebne, po czym dokładnie je wytrzeć i dopiero wtedy zastanowić się, co zrobić z każdym przedmiotem. Zapewne sporo z nich powinno wylądować w koszu lub w niszczarce – w miejscu pracy sentymenty powinny być na dalszym planie.
Wszystkie długopisy i inne narzędzia piśmiennicze należy włożyć do koszyczków lub kubeczków, a dokumenty ułożyć w podpisanych szufladkach lub wpiąć do odpowiednich segregatorów. Drobiazgi, typu zszywacz, dziurkacz, spinacze czy taśma klejąca powinny mieć miejsce w odpowiednim organizatorze w szufladzie.
Kolejna kwestia to porządek na biurku po zakończeniu pracy. Zawsze trzeba sprzątać na koniec dnia i od tej reguły nie ma żadnego wyjątku. Biurko powinno na początku dnia być jak tabula rasa, czekająca na zapisanie. Przed rozpoczęciem pracy należy umieścić na biurku wyłącznie to, co będzie potrzebne do wykonania obowiązków w danym dniu. Nadmiar przedmiotów sprawia, że organizacja biurka jest utrudniona, a praca nieefektywna. Nie warto układać na widoku dokumentów, które mają być wykonane w następnej kolejności, ponieważ powoduje to niepotrzebną presję, a to prosta droga do błędów i pomyłek.
Jeśli jest taka możliwość, to dobrze jest unikać drukowania dokumentacji, która może być przechowywana w wersji elektronicznej. Dzięki temu można skutecznie ograniczyć ilość „makulatury”, która do niczego nie jest potrzebna, a jedynie zajmuje miejsce.
A zatem część pism, których nie musimy przechowywać fizycznie, starajmy się trzymać w formie cyfrowej. Co więcej, warto też niektóre dokumenty zeskanować i przenieść do pamięci komputera, ponieważ w ten sposób zawsze będą „pod ręką”, ale w sposób fizyczny nie będą zajmować przestrzeni na biurku. W pobliżu biurka trzeba postawić kosz, do którego trafiać będą niepotrzebne rzeczy, a także niszczarkę, która ułatwi pozbywanie się dokumentów zawierających dane o szczególnym znaczeniu.
To może Cię również zainteresować
