Spis treści
Przedsiębiorstwa prowadzące działalność badawczo-rozwojową i centra badawczo-rozwojowe mają znaczny wpływ na unowocześnianie polskiej gospodarki i rozwój wielu dziedzin nauki. Aby móc skorzystać z atrakcyjnej ulgi podatkowej dla sektora B+R, trzeba spełniać wiele wytycznych i skrupulatnie ewidencjonować koszty. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do lektury!
Przeczytaj również: Przetargi publiczne: tryb udzielania, forma, jakie pełnią funkcje, podział zamówień publicznych
Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?
Działalność badawczo-rozwojowa, określana w skrócie także jako działalność B+R, została zdefiniowana w kilku polskich aktach prawnych – w ustawach o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 4a pkt. 26-28) i od osób fizycznych (art. 5a pkt. 38-40), a także w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (art. 4 ust. 2). Z zawartych tam zapisów wynika, że działalność badawczo-rozwojowa to systematycznie podejmowana działalność twórcza, której celem jest zwiększenie zasobów wiedzy i wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań. Działalność B+R obejmuje badania naukowe i prace rozwojowe.
Ustawodawca podzielił badania naukowe na trzy rodzaje: 1) badania podstawowe, 2) badania aplikacyjne i 3) badania przemysłowe. Badania podstawowe to prace teoretyczne lub empiryczne prowadzone po to, aby zdobyć nową wiedzę o podstawowych zjawiskach i obserwowalnych faktach. Istotne jest, że badania podstawowe nie są prowadzone z nastawieniem na zastosowanie komercyjne. Badania aplikacyjne różnią się od podstawowych tym, że rozpoczyna się je z myślą o praktycznym zastosowaniu. Z kolei badania przemysłowe prowadzi się, aby zdobyć nową wiedzę i umiejętności z nastawieniem na opracowanie nowych bądź znaczne ulepszenie istniejących produktów, procesów lub usług.
Natomiast za prace rozwojowe uznaje się nabywanie, łączenie, kształtowanie oraz korzystanie z dostępnej wiedzy i umiejętności (w tym także z oprogramowania informatycznego i innych narzędzi tego typu) niezbędnych do zaplanowania produkcji, a także do projektowania i tworzenia nowych produktów, procesów i usług. Pracami rozwojowymi nie są jednak rutynowe ani okresowe zmiany wprowadzane do procesów, produktów i usług, nawet jeśli stanowią ich ulepszenie.
Ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową
Ustawodawca stawia cztery ważne warunki, które pozwalają na skorzystanie z ulgi podatkowej na prace B+R:
- Należy ponieść wydatki na działalność badawczo-rozwojową.
- Koszty kwalifikowane należy wyodrębnić w ewidencji księgowej (księdze przychodów i rozchodów lub księdze rachunkowej). Trzeba wykazać, że rzeczywiście poniesiono koszty i że są one zgodne z definicjami kosztów, które obowiązują podatników PIT i CIT w danym roku podatkowym. Jak ewidencjonować koszty kwalifikowane? Aby wykazać koszty osobowe, należy wpisać w ewidencję czas pracy zatrudnionego, który został poświęcony na prace badawczo-rozwojowe. Pracownik zobowiązany jest do przekazania takich informacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu (np. kierownikowi). Koszty nabycia materiałów i surowców koniecznych do prowadzenia działalności B+R muszą być udokumentowane fakturami albo zweryfikowanymi algorytmami, na których podstawie obliczono uśredniony koszt ich zakupu. Koszt usług wykonanych przez podmioty zewnętrzne (np. ekspertyzy naukowców albo badania lub testy zlecone zewnętrznym laboratoriom) należy udokumentować na dwa sposoby: 1) potwierdzić, że współpraca miała miejsce, 2) wykazać wysokość poniesionych kosztów, np. fakturą.
- Firma z sektora B+R nie prowadzi działalności w specjalnej strefie ekonomicznej.
- Koszty kwalifikowane nie zostały podatnikowi zwrócone, np. w postaci dotacji.
W praktyce ulga podatkowa dla firm B+R oznacza możliwość odliczenia 100%, a w szczególnych przypadkach nawet 150% kosztów kwalifikowanych. Co ważne, w związku z pandemią COVID-19 (od 2020 roku aż do końca roku podatkowego, w którym zostanie ogłoszony koniec pandemii) wszyscy podatnicy, którzy prowadzą działalność B+R związaną z przeciwdziałaniem rozwojowi pandemii COVID-19, mogą uwzględniać koszty kwalifikowane w aktualnym roku podatkowym w trakcie obliczania zaliczki na podatek dochodowy.
Generalne zasady mówią, że ulga podatkowa B+R powinna zostać odliczona w zeznaniu podatkowym w wysokości nie większej od wysokości dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. Ustawodawca precyzuje, że w przypadku podatników:
- Ze statusem centrum badawczo-rozwojowego, a jednocześnie mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy przysługuje kwota 150% kosztów kwalifikowanych.
- Ze statusem centrum badawczo-rozwojowego, ale którzy nie są mikro-, małymi lub średnimi przedsiębiorcami, przysługuje 100% kosztów otrzymania i zachowania patentu, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego i prawa ochronnego na wzór użytkowy, a także 150% pozostałych kosztów kwalifikowanych.
- Ze statusem przedsiębiorstwa, które prowadzi działalność B+R, ale nie jest centrum badawczo-rozwojowym, może skorzystać z ulgi na 100% kosztów kwalifikowanych.
Czym są koszty kwalifikowane i co podlega odliczeniu w kosztach?
Koszty kwalifikowane B+R to wydatki, które firma z sektora B+R musi ponieść w związku z prowadzeniem działalności badawczo rozwojowej.
Wyłącznie centra badawczo-rozwojowe (CBR) mogą odliczyć od podatku:
- Odpisy amortyzacyjne od budynków, lokali i budowli, które są odrębną własnością, ale w których prowadzona jest działalność B+R.
- Koszty ekspertyz i usług doradczych poniesione na rzecz podmiotów zewnętrznych.
Lista kosztów kwalifikowanych dla przedsiębiorstw prowadzących działalność badawczo-rozwojową (w tym dla centrów B+R):
- Wynagrodzenie godzin przepracowanych przez zatrudnionych na potrzeby działalności B+R (a także związane z nim składki na ubezpieczenie społeczne) oraz wynagrodzenie z tytułu umów cywilnoprawnych (i ubezpieczenie społeczne powiązane z umową zlecenie).
- Zakup materiałów, surowców i specjalistycznego sprzętu (za wyjątkiem środków trwałych) na potrzeby działalności B+R.
- Wykonywane na podstawie umowy ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i równorzędne, jak również nabycie wyników prowadzonych badań.
- Odpłatne korzystanie przez firmę z sektora B+R z aparatury naukowo-badawczej innych podmiotów albo nabycie usługi wykorzystania tej aparatury przez inny podmiot do przeprowadzenia badań zleconych przez firmę B+R. Co ważne, zakup żadnej z tych usług nie może wynikać z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem.
- Wszelkie koszty związane z uzyskaniem i utrzymaniem patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy i prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.
- Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych do działalności badawczo-rozwojowej, za wyjątkiem samochodów osobowych, lokali, budynków i budowli, które są odrębną własnością (odrębne przepisy dotyczą centrów B+R).
Co warte podkreślenia, prace badawczo-rozwojowe nie muszą zakończyć się sukcesem, aby podatnik mógł odpisać związane z nimi koszty kwalifikowane od podatku.
Jakie firmy podlegają pod działalność badawczo-rozwojową?
Choć powszechnie za działalność badawczo-rozwojową i przykłady przedsiębiorstw B+R uznaje się np. wysoko specjalistyczne laboratoria lub firmy tworzące nowoczesne technologie, to sektor B+R jest znacznie pojemniejszy. Zgodnie z definicjami przytoczonymi na początku artykułu, które wynikają z polskich przepisów, prace badawczo-rozwojowe prowadzić może każdy podatnik, który założył w Polsce działalność gospodarczą i płaci podatek PIT lub CIT (podatek dochodowy od osób fizycznych lub prawnych, np. spółek kapitałowych, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych). Co ważne, aby prowadzić działalność B+R, przedsiębiorstwo musi jeszcze opracowywać nowe albo znacznie ulepszać istniejące produkty, procesy i usługi.