Facylitacja to zestaw metod, technik oraz narzędzi połączonych z filozofią działania, które używane są w celu prowadzenia doskonałych spotkań i warsztatów. Przyczyniają się tym samym do polepszenia komunikacji oraz rozwoju organizacyjnego. Kiedy w firmie przyda się facylitacja? Jakie są jej wady i zalety?
Spis treści
W kontekście facylitacji warto również poruszyć kwestię tego, kim jest osoba przeprowadzająca ten proces, czyli facylitator oraz czym różni się on od trenera. Informacje na ten temat znajdują się w niniejszym artykule.
Zobacz także artykuł: Wielozadaniowość - zaleta czy wada?
Co to jest facylitacja?
Facylitacja stanowi proces, w którym osoba określana jako facylitator zwiększa efektywność pracy zespołu w realizacji określonych celów. Facylitator to osoba, która jest neutralna i nie posiada uprawnień do podejmowania decyzji w zakresie merytoryki spotkania. Swoimi działaniami pomaga on grupie w:
- rozpoznaniu problemu,
- określeniu możliwych rozwiązań problemów,
- podejmowaniu decyzji,
- przygotowaniu planów dalszych działań.
Na tej podstawie można stwierdzić, że facylitacja ma na celu:
- wsparcie grupy w jednoznacznym określeniu problemów, potrzeb lub zadań,
- wybór odpowiednich modeli, narzędzi i technik, które zostaną użyte do praktycznej realizacji zadania,
- wsparcie komunikacji interpersonalnej między członkami grupy, szczególnie w sytuacjach rosnącego napięcia oraz możliwości konfliktu,
- pomoc członkom grupy w przyjmowaniu przez nich roli pasujących do ich preferencji osobistych,
- zapobieganie konfliktom, które uniemożliwiają realizację zadania.
Jak wygląda praca facylitatora?
Podstawowym zadaniem facylitatora jest umacnianie gupy przy realizacji zadania. Jego rolą jest takie kierowanie dyskusji i pracy zespołu, by jego członkom łatwiej było uzyskać pożądany rezultat. Facylitator jest odpowiedzialny za proces. Jego praca podzielona jest na poszczególne etapy, takie jak:
- przeanalizowanie sytuacji firmy oraz określenie potrzeb i oczekiwań klienta. Facylitator wykorzystuje w tym celu narzędzia takie jak wywiad, czy ankiety. Na tym etapie projektuje również warsztaty i spotkania z pracownikami,
- zrealizowanie warsztatu facylitowanego lub serii zaplanowanych spotkań,
- wprowadzenie wypracowanych w trakcie spotkań efektów do funkcjonowania firmy,
- dokonanie ewaluacji efektów.
Facylitator w swojej pracy przyjmuje kilka ról. Staje się m.in. inicjatorem i opiekunem, który dba o grupę oraz mobilizuje ją do pracy i rozwoju. Jest również aktywnym obserwatorem, który wsłuchuje się w argumenty wygłaszane przez każdego członka zespołu. Niekiedy także musi być przewidywaczem, który zauważy pierwsze symptomy ewentualnych konfliktów i będzie umiał w odpowiednim czasie je załagodzić.
Kiedy w firmie przyda się facylitacja?
Falicytacja to proces, który jest szczególnie przydatny, kiedy grupa ma problem do rozwiązania. Dzięki zastosowaniu falicytacji możliwe jest wspólne jego nakreślenie oraz określenie sposobów umożliwiających jego rozwiązanie. Można ją również zastosować, kiedy firma tworzy nowy produkt lub usługę, a także wtedy, gdy są one wprowadzane na rynek. Przykładem obszaru, w którym często wykorzystywana jest facylitacja jest sektor IT. W trakcie pracy w metodologii scrum, facylitator, którym w tym przypadku jest scrum master, odpowiada za koordynację spotkań pracowników oraz angażowanie ich w dalszą pracę.
Jaki jest czas trwania i koszt facylitacji?
Falicytacja to proces, który objawia się w postaci spotkań z zespołem projektowym. W związku z tym aby obliczyć czas jej trwania należy postarać się przewidzieć ile czasu potrwa przeprowadzenie tych spotkań. Czas trwania procesu facylitacji można więc przewidzieć jeżeli spotkania przebiegają zgodnie z planem. Jeżeli jednak się one wydłużają (np. z powodu wystąpienia trudnych pytań, na które nie są w danym momencie znane odpowiedzi) automatycznie wydłuża się również czas trwania facylitacji (w niektórych przypadkach nawet kilkukrotnie).
W związku z tym, że czas trwania facylitacji jest trudny do przewidzenia, w wielu przypadkach niemożliwe jest również wstępne określenie jej faktycznego kosztu. Dzieje się tak, ponieważ jest on uzależniony od czasu trwania facylitacji oraz trudności zadania, które ma być wykonane.
Wady i zalety facylitacji
Facylitacja jak każdy proces posiada zarówno wady, jak i zalety.
- opracowanie cennych rozwiązań dla skomplikowanych problemów,
- wykorzystanie wiedzy i doświadczenia każdego z członków zespołu,
- twórcze myślenie zespołu,
- uporządkowane spotkania,
- nowe i unikatowe sposoby wyjścia z trudnej sytuacji,
- nawiązywanie relacji w zespole,
- jasne określenie celu i obszaru realizowanego projektu,
- zaangażowanie wszystkich uczestników zespołu (wdrożenie proaktywnej postawy),
- wyrozumiałość względem pomysłów proponowanych przez inne osoby,
- wypracowanie nieskomplikowanego rozwiązania zawiłego problemu,
- wysoki poziom zarządzania projektem.
- jest to proces czasochłonny,
- problem może wystąpić w momencie, gdy zespół nie ma jeszcze wystarczającej wiedzy, by go rozwiązać,
- wykorzystanie zewnętrznego facylitatora wiąże się koniecznością poniesienia przez organizację dodatkowego kosztu,
- praca wewnętrznego facylitatora może być się nieefektywna, co może wynikać z niskiego poziomu neutralności z jego strony,
- brak objaśnienia grupie niejasności oraz nakreślenia celu jej działania, może mieć negatywne konsekwencje, które poskutkują tym, że uczestnicy niedostatecznie zaangażują się w pracę,
- brak zaufania w stosunku do facylitatora może sprawić, że efekty wspólnej pracy nie będą satysfakcjonujące dla żadnej ze stron,
- facylitator może nieumiejętnie przeprowadzić proces facylitacji, co sprawi, że w zespole może pojawić się m.in.: efekt rozproszonej odpowiedzialności, brak zaangażowania ze strony uczestników, wycofanie, wyśmiewanie pomysłów innych czy pomijania niektórych osób.
Facylitator a Trener – czym się to różni?
Wiele osób jest przekonanych, że facylitator wykonuje te same obowiązki co trener. Jest to błąd, ponieważ obie role należy rozdzielić. Trener (np. biznesu, czy rozwoju osobistego) to osoba, która odpowiada za przekazywanie wiedzy i robi to w sposób mniej lub bardziej warsztatowy. Facylitator jest natomiast osobą organizującą sposób pracy w zespole. W tym przypadku nie przekazuje on swojej wiedzy merytorycznej, ale proponuje metody, które pozwolą usunąć ograniczenia występujące w pracy zespołu.
Chcąc użyć prostego języka by wskazać różnicę między facylitatorem a trenerem, można powiedzieć, że trener stoi przed grupą, a facylitator jest schowany za plecami jej członków. Oznacza to, że trener prowadzi zajęcia i jest ich liderem, a facylitator organizuje pracę zespołu i proponuje technikę jego pracy, pozostawiając jednocześnie uczestnikom przestrzeń do wykorzystania fachowej wiedzy. Jego rola obejmuje również instruktaże w zakresie optymalizacji pracy zespołu.
Facylitacja to proces, którego wykorzystanie pozwala zwiększyć efektywność pracy zespołu. Wykorzystywany jest głównie w tam, gdzie funkcjonują zespoły dedykowane do rozwiązania konkretnych problemów oraz odpowiadające za opracowywanie nowych rozwiązań.
- Facylitacja to proces, w którym osoba określana jako facylitator zwiększa efektywność pracy zespołu w realizacji określonych celów poprzez wsparcie grupy w jednoznacznym określeniu problemów, potrzeb lub zadań, wybór odpowiednich modeli, narzędzi i technik, które zostaną użyte do praktycznej realizacji zadania, wsparcie komunikacji interpersonalnej między członkami grupy, szczególnie w sytuacjach rosnącego napięcia oraz możliwości konfliktu, pomoc członkom grupy w przyjmowaniu przez nich roli pasujących do ich preferencji osobistych, zapobieganie konfliktom, które uniemożliwiają realizację zadania.
- Facylitator jest odpowiedzialny za proces facylitacji i jego praca podzielona jest na poszczególne etapy, takie jak analiza sytuacji, projektowanie warsztatów i spotkań z pracownikami, realizacja warsztatu facylitowanego lub serii zaplanowanych spotkań, wprowadzenie wypracowanych w trakcie spotkań efektów do funkcjonowania firmy, a także dokonanie ewaluacji efektów.
- Wiele osób myli rolę facylitatora z rolą trenera. Podstawowa różnica między nimi polega na tym, że trener przekazuje wiedzę merytoryczną, a facylitator organizuje pracę zespołu i proponuje metody, które pozwolą usunąć ograniczenia występujące w pracy zespołu.
- Czas trwania procesu facylitacji oraz jego koszt są uzależnione od czasu trwania spotkań oraz trudności zadania, które ma być wykonane. W związku z tym są one trudne do przewidzenia, a czasami niemożliwe do określenia.
