Pracodawca - prawa i obowiązki

Sprzęt służbowy - użytkowanie i odpowiedzialność pracowników

3 kwietnia 2024

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 12 głosów

12 głosów

3 komentarze
Sprzęt służbowy - użytkowanie i odpowiedzialność pracowników
Dowiedz się, jak pracodawcy mogą uregulować używanie służbowego sprzętu przez pracowników i unikać nadużyć. Sprawdź zasady korzystania ze sprzętu firmowego w celach prywatnych.

Osoby, które rozpoczynają nową pracę, otrzymują w pierwszych dniach podstawowe narzędzia pracy oraz sprzęt służbowy. Najczęściej jest to laptop, smartfon, czasem także tablet, czy samochód. Te sprzęty mają im umożliwić wykonywanie służbowych obowiązków. Często jednak zdarza się tak, że pracownicy korzystają ze służbowego sprzętu poza czasem pracy. Jak to się ma do kodeksu pracy i innych przepisów dotyczących zatrudnienia? Okazuje się, że w KP na próżno szukać konkretnych uregulowań dotyczących korzystania przez pracowników z telefonów, komputerów, czy samochodów służbowych. Takie zasady mogą jednak, a nawet powinny zostać uregulowane w wewnętrznych regulaminach.

Wyposażenie stanowiska pracy

Na pracodawcy, jako podmiocie zatrudniającym, ciąży obowiązek dostarczenia wszelkich niezbędnych materiałów i sprzętów, które pozwolą pracownikowi w należyty sposób wypełniać jego obowiązki służbowe. Inaczej mówiąc, osoba zatrudniona może liczyć na wyposażenie jej stanowiska pracy w niezbędny sprzęt komputerowy, ubranie ochronne, czy otrzymanie kluczyków do samochodu firmowego, jeżeli jej praca będzie wymagać przemieszczania się. Ponieważ jednak poszczególne urządzenia, w tym również telefon i auto, są w ciągłej eksploatacji, to również w interesie pracownika leży szczegółowe unormowanie zasad korzystania z nich i wskazanie przesłanek, które będą pociągały do odpowiedzialności materialnej właśnie zatrudnionego.

Do sprzętu służbowego zaliczyć można wiele urządzeń

Poza komputerem czy telefonem komórkowym pracownicy na określonych stanowiskach, jak np. przedstawiciele handlowi mogą korzystać z samochodów firmowych. Problem rodzi się wtedy, gdy osoba zatrudniona wykorzystuje powierzony jej sprzęt również do załatwiania prywatnych spraw w tajemnicy przed swoim pracodawcą. Traci na tym przedsiębiorca i to właśnie w jego interesie leży uregulowanie tej kwestii z pracownikiem. Ponieważ szczegółowych wytycznych na próżno szukać w przepisach prawa pracy, znaczenia nabierają akty prawa wewnętrznego, które obowiązują w danym zakładzie pracy.

Szukasz pracy?

KONSTRUKTOR

Hutchinson Polska

  • Żywiec
Dodana

Pracownik Produkcji Palet - 2 Osoby - Bez języka DE

MR JOB Agencja Pracy Tymczasowej Sp. z o.o.

  • Niemcy
  • 10 000-10 500 zł / mc
Dodana

Робота для швачки

SGP APT Sp. z o.o.

  • Gorzów Wielkopolski
Dodana

Specjalista ds. sprzedaży B2B

Amadeusz Krebs iKuchnia

  • Katowice
  • 8 000-12 200 zł / mc
Dodana

Unormowania na poziomie zakładu pracy

Tak, jak wspomniano, kwestia sprzętu służbowego nie jest rozstrzygana w przepisach Kodeksu pracy. Z tego względu w praktyce pracodawcy najczęściej regulują tę kwestię w aktach prawa obowiązujących w danym zakładzie pracy lub przez spisanie dodatkowej umowy z konkretnym pracownikiem. Podmiot zatrudniający ma w tym przypadku zupełną dowolność. Jedynym przepisem, o którym musi on pamiętać, jest art. 9 Kodeksu pracy, który mówi o tym, że wszystkie funkcjonujące w firmie regulaminy, statusy czy postanowienia układ zbiorowych pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy właśnie Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Przykładem zapisu niezgodnego z obowiązującym prawem może być umowa pomiędzy stronami, w której pracownik wyrazi zgodę na potrącanie nieokreślonej sumy pieniędzy na poczet przyszłych, ewentualnych szkód w mieniu służbowym.

Sprzęt służbowy dla pracowników - jak sprawić, by był odpowiednio wykorzystywany?
Zadbaj o jasne zasady korzystania z firmowego sprzętu i unikaj nadużyć, dbając o efektywność i bezpieczeństwo w firmie.

Sprzęt tylko służbowy?

W praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca umożliwił pracownikowi korzystanie ze służbowego sprzętu również w celach prywatnych. Taka ewentualność jest najpopularniejsza w odniesieniu do firmowych telefonów. Często jednak zdarza się również, że pracodawcy wyrażają zgodę na używanie służbowych laptopów, jeśli tylko dane firmowe będą odpowiednio zabezpieczone. Wprowadzane w tej materii rozwiązania są różnorakie – część pracodawców w ogóle nie dopuszcza możliwości, aby pracownik taki sprzęt wykorzystywał w celach prywatnych, część ustala pewne limity. Te sprawdzają się szczególnie w odniesieniu do samochodów firmowych. Po godzinach pracownik może korzystać ze służbowego samochodu w ramach określonego limitu kilometrów. Niezależnie od wypracowanych warunków ważne jest, aby zapisy o nich znalazły się albo w firmowym regulaminie, albo w umowie podpisanej przez strony.

Video

Sprzęt służbowy to własność firmy

Należy pamiętać, że sprzęt służbowy stanowi własność firmy i jest powierzony pracownikom w celach zawodowych. Oznacza to, że pracownicy powinni korzystać z tego sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem, a wszelkie działania i czynności powinny mieć związek wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych, chyba że strony ustaliły inaczej i istnieje furtka do wykorzystywania służbowego mienia prywatnie.

Biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, warto mieć na uwadze, że zepsucie bądź zniszczenie sprzętu służbowego przez jego niewłaściwe używanie stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, które może prowadzić do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. W takiej sytuacji pracodawca będzie musiał wykazać, że pracownik został zaznajomiony z wewnętrznymi regulacjami dotyczącym użytkowania służbowego sprzętu i regularnie łamał te zasady.

To może Cię również zainteresować

Biurko - jak powinno wyglądać twoje?

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są zasady korzystania ze służbowego sprzętu przez pracowników?

Pracodawca powinien określić jasne zasady korzystania z firmowego sprzętu, w tym wytyczne dotyczące używania go do celów prywatnych.

Czy pracownik ponosi odpowiedzialność za sprzęt służbowy?

Tak, pracownik ponosi odpowiedzialność za powierzone mu urządzenia i powinien korzystać z nich zgodnie z określonymi zasadami.

Czy pracownik może używać firmowego sprzętu prywatnie?

To zależy od polityki firmy. Niektóre firmy pozwalają na ograniczone korzystanie ze sprzętu do celów prywatnych, inne nie zezwalają na to w ogóle.

Jak zabezpieczyć firmowy sprzęt przed nadużyciami?

Firmy powinny wprowadzić odpowiednie procedury i umowy, aby zapobiegać nadużyciom i zabezpieczyć firmowy sprzęt przed nieuprawnionym używaniem.

Czy istnieją konsekwencje za nieodpowiednie korzystanie z służbowego sprzętu?

Tak, pracownik może ponieść konsekwencje za naruszenie zasad korzystania ze sprzętu, włącznie z odpowiedzialnością finansową za ewentualne szkody.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

3 komentarze

Lidzia

Lidzia

Jeśli pracownik ma pracować na konkretnym stanowisku pracy, to pracodawca musi go wyposażyć w taki sprzęt, który mu będzie potrzebny. Nieraz to komputer czy laptop, czasami drukarka, ksero, skaner, a i nieraz telefon komórkowy czy nawet samochód służbowy.
Klimczak Jan

Klimczak Jan

Telefon, komputer, faks, drukarka - to sprzęt służbowy. Potrzebny głównie pracownikom umysłowym- biurowym. Pracownik pracujący w zakładzie pracy, musi mieć sprzęt służbowy taki, który jest mu potrzebny do wykonywania pracy.
Tamara

Tamara

Sprzęt często jest dawany nie tylko do użytku służbowego, dzisiaj laptop czy tym bardziej telefon nie jest wielkim obciążeniem, a pracownik jak wykonuje swoje role może go inaczej wykorzystać.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.