Podpis elektroniczny - załatwiaj sprawy zdalnie dzięki profilowi zaufanemu

Podpis elektroniczny - załatwiaj sprawy zdalnie dzięki profilowi zaufanemu
Pandemia COVID-19 przyspieszyła cyfryzację biznesu, przenosząc wiele spraw do Internetu. Jest to wygodne, bezpieczne oraz znacznie szybsze niż tradycyjne rozwiązania. Zdalne załatwianie spraw urzędowych jest możliwe dzięki posiadaniu podpisu elektronicznego, który potwierdza tożsamość danej osoby. Może on mieć formę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, który daje dostęp do szerokiej gamy usług urzędowych online.

Kwalifikowany podpis elektroniczny - wygodnie i bezpiecznie

Kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny to dane w formie elektronicznej, które połączone z innymi danymi pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby go składającej. Jest on potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym wydawanym przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Dzięki takiemu certyfikatowi podpis jest na tyle bezpieczny, że można go stosować przy wysyłaniu dokumentów urzędowych online.

Co to jest bezpieczny podpis elektroniczny? To podpis, który jest:

  • przypisany wyłącznie do jednej osoby;
  • sporządzony na podstawie bezpiecznych urządzeń, które należą wyłącznie do osoby go składającej;
  • powiązany z danymi, których jakakolwiek zmiana jest rozpoznawana.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to usługa płatna, którą można uzyskać w:

  • Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir),
  • Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum),
  • Unizeto Technologies (CERTUM),
  • Enigma S.O.I.(PEM-HEART),
  • EuroCert.

Profil zaufany a podpis elektroniczny - czym się różnią?

Bezpieczny podpis elektroniczny i profil zaufany (zwany również podpisem elektronicznym ePUAP) to dwa narzędzia, które potwierdzają tożsamość danej osoby. Podstawową różnicą między nimi jest zasięg działania. Profil zaufany ogranicza się do załatwiania spraw urzędowych na dedykowanych platformach. Jest to rozwiązanie niekomercyjne, które można bezpłatnie założyć na okres 3 lat z możliwością dalszego przedłużenia. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego również można używać do podpisywania dokumentów urzędowych, ale dodatkowo pozwala on na podpisywanie maili i dokumentów w formacie Word, czy PDF, np. kiedy zachodzi konieczność podpisania CV. Jest to produkt komercyjny, co sprawia, że za jego uzyskanie należy zapłacić. Usługę można wykupić na rok lub dwa lata, z możliwością przedłużenia, po uiszczeniu stosownej opłaty kontynuacyjnej.

Bezpieczny podpis elektroniczny możliwość ustalenia tożsamości składającego taki podpis

Jedną z charakterystycznych cech bezpiecznego podpisu elektronicznego jest obiektywna możliwość ustalenia tożsamości osoby składającej taki podpis. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu elektronicznych danych, które są dołączone lub logicznie powiązane z podpisywaną treścią dokumentu. Należy zaznaczyć, że korzystającym z kwalifikowanego podpisu elektronicznego może być wyłącznie osoba fizyczna. Jest to ważne w przypadku firm funkcjonujących w formie spółki, gdzie składającym podpis nie będzie ta spółka, ale osoba fizyczna uprawniona do jej reprezentacji, np. współwłaściciel, prokurent itp.

Podpis elektroniczny – zalety i wady

Podstawową zaletą podpisu elektronicznego jest możliwość podpisywania dokumentów online, co znacznie usprawnia ich obieg oraz pozwala załatwić większość spraw zdalnie, bez wychodzenia z domu. Obecnie bezpieczny podpis elektroniczny stanowi podstawowe narzędzie do załatwiania spraw urzędowych, ponieważ administracja publiczna zgodnie z przepisami prawa, musi go traktować na równi z podpisem własnoręcznym. Co więcej, w niektórych przypadkach wysłanie dokumentu do urzędu jest możliwe wyłącznie w wersji elektronicznej, przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, np. złożenie sprawozdania finansowego.

Jako wadę podpisu elektronicznego można traktować różne poziomy bezpieczeństwa, które są zapewniane, w zależności od jego rodzaju. W praktyce dotyczy to tylko zwykłego podpisu elektronicznego, który najczęściej służy do podpisywania maili. Kwalifikowany podpis elektroniczny i profil zaufany to rozwiązania, które są bezpieczne i uniemożliwiają kradzież tożsamości. Zapewniony poziom bezpieczeństwa jest na tyle wysoki, że są one wykorzystywane przy załatwianiu spraw urzędowych w instytucjach publicznych, które dodatkowo potwierdzają odpowiednie ich działanie.

Wadą kwalifikowanego podpisu elektronicznego mogą być opłaty związane z jego uzyskaniem. Usługa ta jest płatna według stawek ustalonych przez jej certyfikowanych dostawców. Opłata za korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zazwyczaj nie przekracza 300zł netto za rok, co wydaje się stosunkowo niewielką kwotą biorąc pod uwagę otrzymywane korzyści.

Jak uzyskać profil zaufany?

Profil zaufany można założyć korzystając z bankowości elektronicznej największych banków komercyjnych w Polsce (m.in. PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank), w ponad 300 bankach spółdzielczych i na należącej do Poczty Polskiej platformie Envelo.

Możliwość założenia profilu zaufanego istnieje również na stronie pz.gov.pl. Ten sposób wymaga jednak osobistego potwierdzenia tożsamości w jednym z ponad 2 tysięcy punktów potwierdzających. Złożony wniosek o profil zaufany jest ważny 14 dni i jest to czas na potwierdzenie tożsamości. Lista punktów potwierdzających również znajduje się na rządowej stronie internetowej.

Co można załatwić dzięki profilowi zaufanemu?

Posiadanie profilu zaufanego umożliwia obecnie załatwienie 51 spraw urzędowych online. Katalog tych usług cały czas się powiększa, a najpopularniejsze z nich to:

Jak podpisać podpisem zaufanym dokument zapisany na dysku?

Profil zaufany umożliwia również podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Jest to przydatna funkcja, ponieważ wiele dokumentów wysyłanych do urzędów należy najpierw przygotować na komputerze i zapisać na jego dysku.

Podpisania takiego dokumentu można dokonać korzystając z dedykowanej do tej usługi strony internetowej.

Procedura wygląda następująco:

  • wejdź na stronę usługi podpisywania podpisem zaufanym;
  • kliknij „Wybierz dokument z dysku” albo przeciągnij plik myszką;
  • kliknij „Podpisz”;
  • Zaloguj się do swojego konta na Profilu Zaufanym;
  • Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”;
  • SMS-em otrzymasz kod, którym potwierdzisz podpisanie pisma;
  • system automatycznie wygeneruje plik, w którym zawarty będzie twój podpis;
  • kliknij „Pobierz”, aby zapisać dokument na swoim dysku.

Pobrany plik jest gotowy do wysyłki do właściwego urzędu.

Czy obcokrajowiec może posiadać Profil Zaufany?

Profil Zaufany to usługa, z której mogą korzystać nie tylko Polacy, ale również obcokrajowcy. Warunkiem jest posiadanie przez nich numeru PESEL, który automatycznie będzie im nadany w przypadku wydania pozwolenia na pobyt stały lub uzyskania statusu uchodźcy.

Obcokrajowcy mogą również sami wystąpić o nadanie nr PESEL, jednak w takiej sytuacji muszą wskazać konkretny przepis prawa, który wskazuje na obowiązek jego posiadania. Należy pamiętać, że każdy urząd administracji, który żąda od cudzoziemca podania nr PESEL musi wskazać podstawę prawną takiego żądania. Wskazany przez urząd przepis będzie więc podstawą złożenia wniosku o nadanie nr PESEL dla obcokrajowca.

Instytucje publiczne korzystające z Profilu Zaufanego

Posiadanie Profilu Zaufanego oznacza dostęp do Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP. Jest to bezpłatna platforma, która umożliwia kontakt z różnymi urzędami administracji państwowej poprzez wysyłanie do nich wniosków i odbierania sporządzonych przez nie pism.

Instytucje publiczne i urzędy, które wykorzystują Profil Zaufany to m.in.:

  • ZUS - poprzez platformę PUE ZUS;
  • US - poprzez portal podatkowy;
  • Ministerstwo Rozwoju - poprzez CEIDG oraz portal biznes.gov.pl;
  • Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej - poprzez portal praca.gov.pl;
  • Ministerstwo Klimatu - poprzez system BDO;
  • Urząd Patentowy RP - poprzez Platformę Usług Elektronicznych UPRP.

Główne zalety korzystania z podpisu elektronicznego to funkcjonalność, bezpieczeństwo i możliwość załatwiania spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Są one szczególnie ważne w dobie pandemii, z którą mierzymy się od przeszło roku. To, jaki podpis elektroniczny wybrać, zależy od osobistych preferencji użytkownika oraz rodzaju i ilości spraw, jakie będą załatwiane przy jego użyciu.

Najczęściej zadawane pytania

Profil zaufany a podpis elektroniczny - czym się różnią?

Podstawową różnicą między nimi jest zasięg działania. Profil zaufany ogranicza się do załatwiania spraw urzędowych na dedykowanych platformach. Jest to rozwiązanie niekomercyjne, które można bezpłatnie założyć na okres 3 lat z możliwością dalszego przedłużenia. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego również można używać do podpisywania dokumentów urzędowych, ale dodatkowo pozwala on na podpisywanie maili i dokumentów w formacie Word, czy PDF, np. kiedy zachodzi konieczność podpisania CV. Jest to produkt komercyjny, co sprawia, że za jego uzyskanie należy zapłacić.

Podpis elektroniczny – zalety i wady

Podstawową zaletą podpisu elektronicznego jest możliwość podpisywania dokumentów online, co znacznie usprawnia ich obieg oraz pozwala załatwić większość spraw zdalnie, bez wychodzenia z domu. Obecnie bezpieczny podpis elektroniczny stanowi podstawowe narzędzie do załatwiania spraw urzędowych, ponieważ administracja publiczna zgodnie z przepisami prawa, musi go traktować na równi z podpisem własnoręcznym. Jako wadę podpisu elektronicznego można traktować różne poziomy bezpieczeństwa, które są zapewniane, w zależności od jego rodzaju. W praktyce dotyczy to tylko zwykłego podpisu elektronicznego, który najczęściej służy do podpisywania maili. Kwalifikowany podpis elektroniczny i profil zaufany to rozwiązania, które są bezpieczne i uniemożliwiają kradzież tożsamości.

Jak uzyskać profil zaufany?

Profil zaufany można założyć korzystając z bankowości elektronicznej największych banków komercyjnych w Polsce (m.in. PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank), w ponad 300 bankach spółdzielczych i na należącej do Poczty Polskiej platformie Envelo. Możliwość założenia profilu zaufanego istnieje również na stronie pz.gov.pl. Ten sposób wymaga jednak osobistego potwierdzenia tożsamości w jednym z ponad 2 tysięcy punktów potwierdzających.
Oceń ten wpis
Podpis elektroniczny - załatwiaj sprawy zdalnie dzięki profilowi zaufanemu
Ocena: 5, liczba głosów: 9

Opinie

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.