Stało się – po raz pierwszy lub kolejny poszukujesz zatrudnienia. Ponieważ przyjęło się, że na ogłoszenie należy odpowiedzieć, wysyłając CV, musisz takie przygotować. Gdy to zrobisz, pojawia się pytanie, w jakim formacie je zapisać przed wysłaniem. Jeśli nigdy głębiej nie zastanawiałeś się nad tą kwestią to znak, że prawdopodobnie naraziłeś się na niepotrzebny błąd. Nie każdy format CV jest odpowiedni i warto o tym pamiętać.
Napisałeś CV i jesteś z niego dumny? Nic dziwnego, z pewnością poświęciłeś wiele godzin, aby przygotowany przez ciebie dokument prezentował się nienagannie. Przestrzegałeś przy tym wszelkich zasad perfekcyjnego i nowoczesnego CV. Twoja wizytówka prezentuje i podkreśla Twoje największe zalety. Żaden pracodawca nie przejdzie obok niego obojętnie. Może się jednak okazać, że Twoje wysiłki poszły na marne. Dlaczego? Musisz mieć świadomość tego, że format dokumentu ma ogromne znaczenie dla tego, czy rekruter zapozna się z przesłanym przez ciebie CV albo listem motywacyjnym. Przesłany plik musi dać się otworzyć, a zatem umożliwić przeczytanie. Poza tym umiejętność wysłania pliku w odpowiednim formacie świadczy co nieco o Twoich umiejętnościach. Czy jeżeli nie potrafisz poprawnie edytować tekstu i zapisać pliku, masz szansę na zrobienie dobrego wrażenia na swoim przyszłym pracodawcy? Raczej nie.
Brzmi niepokojąco? Pamiętaj również, że rekruter nie ma obowiązku udzielania Ci informacji zwrotnej i proszenia o ponowną, tym razem poprawną aplikację. Jeśli format CV jest nieadekwatny do ogólnych wymogów i uniemożliwia odpowiednie zapoznanie się z nim, z góry świadczy to o braku profesjonalizmu i poważnego przygotowania kandydata do poszukiwania zatrudnienia. Co zrobić, żeby ustrzec się przed niefortunnym błędem? Wystarczy przestrzegać kilku kluczowych zasad, które opisujemy w niniejszym artykule.
Spis treści
W jakim programie napisać CV? – program do pisania CV
Czasy ręcznie pisanych CV dawno odeszły w zapomnienie. Na pierwszy rzut oka o kandydacie nie świadczy już charakter pisma, dobór papieru czy poziom staranności. Teraz większe znaczenie ma treść składanego dokumentu – czy kandydat potrafi odpowiednio wykorzystać posiadane umiejętności i kompetencje, czy inteligentnie sformułuje swoją wypowiedź, czy będzie potrafił wyróżnić się na tle innych osób, ubiegających się o przyjęcie do pracy. Obecnie Curriculum Vitae powinno powstać zatem w formie elektronicznej i spełniać określone wymogi edytorskie. Dopiero poprawnie stworzone CV ma szansę na uwagę i weryfikację osoby rekrutującej. Pamiętaj, że błędnie wykonany dokument CV, zawierający niewłaściwą treść lub stworzony w niewłaściwym formacie, może wykluczyć Twoją kandydaturę jeszcze zanim na dobre rozpocznie się rekrutacja.
Przygotowując CV prawdopodobnie korzystasz z jednego z programów z pakietu biurowego. Są one nieskomplikowane w obsłudze i posiadają wiele przydatnych funkcji. Przede wszystkim jednak to właśnie one są najczęściej wykorzystywane w użytku prywatnym. Przykładami są Open Office czy Microsoft Word. W takich programach najłatwiej napisać CV, bo są one przeznaczone do tworzenia i edycji dokumentów tekstowych. Dodatkowo, Microsoft Word oferuje dodatkowe funkcjonalności, takie jak chociażby szablony CV, a także łatwe i intuicyjne tworzenie prostych grafik. Stworzenie efektownego i funkcjonalnego CV jest zatem banalnie proste.
O ile kreowanie dokumentu w programach obsługujących formaty .doc jest praktyką powszechną i wskazaną, o tyle końcowy etap, czyli zapis treści, powinien być bardziej przemyślany. Musisz bowiem wiedzieć, że wysłanie dokumentu do firmy, w której starasz się o zatrudnienie, w formacie .doc jest poważnym błędem. Duże i rozwinięte przedsiębiorstwa posiadają profesjonalne systemy informatyczne, dlatego potencjalny pracodawca nie musi korzystać z takiego samego programu, jak Ty. Efekt? Zawartość dokumentu może się rozjechać, może być też zupełnie nieczytelna, a nawet w ogóle się nie otworzyć. Chyba nie tego chcesz, prawda?
Warto więc pamiętać, że istnieją także dedykowane kreatory CV online, które po uzupełnieniu treści generują gotowy dokument aplikacyjny, według wybranego szablonu. Mimo tego, tutaj także warto uważać na otrzymany format pliku. W obliczu wielu dostępnych opcji tworzenia CV i wielu związanych z tym pułapek, optymalnym rozwiązaniem staje się więc używanie podstawowych pakietów zapisu uniwersalnego, którego format jest obsługiwany praktycznie na każdym urządzeniu, w niezmienionej formie – mowa na przykład o formacie .pdf.
Zresztą przerobienie dokumentu z pliku z rozszerzeniem .doc (Microsoft Word) lub .odt (Open Office) na .pdf jest banalnie proste. Najczęściej (w zależności od programu, z którego korzystasz) wystarczy jedno kliknięcie. Jak zatem widzisz, wysyłanie rekruterowi pliku w edytowalnym formacie jest dużym błędem i świadczy o Twojej niewiedzy i ignorancji. A te cechy raczej nie zapewnią Ci zatrudnienia.
Program do tworzenia CV – w jakim formacie najlepiej wysłać CV?
Kwestia jak napisać CV, a jak je następnie zapisać i przesłać do rekruterów to dwie różne sprawy. Wysłanie e-maila zgłaszającego kandydaturę na oferowane stanowisko to najpowszechniejszy sposób aplikowania, stosowany w większości firm. Forma elektroniczna wymaga wyboru, jednej z dostępnych form zapisu. Specjaliści zajmujący się zagadnieniem rekrutacji podkreślają, że najlepszym formatem, w którym należy wysyłać dokumenty aplikacyjne, jest wspomniany wcześniej .pdf.
Wielu rekruterów zamieszcza prośbę o przesyłaniu aplikacji właśnie w formacie pdf już w opisie ogłoszenia o pracę. Jeśli takiej informacji brak, zdecyduj się na tę opcję sam, a na pewno obędzie się bez przykrych niespodzianek. Powodów jest kilka. Najważniejszy wiąże się oczywiście z tym, że treść w dokumencie zawsze będzie czytelna Nie musisz się również obawiać się problemów z otworzeniem pliku, ani jego późniejszym wydrukiem. Powszechność i funkcjonalność formatów .pdf jest na tyle wysoka, że niemalże wszystkie edytory tekstu i programy pochodne posiadają opcję zapisu jakiegokolwiek tekstu lub obrazu właśnie jako .pdf. Tym samym zalecany .pdf jest nie tylko intuicyjny w użyciu, ale także bezpieczny i w pełni profesjonalny.
Niekiedy dopuszczalną formą wysłania CV jest również forma obrazu. Jeżeli już naprawdę kompletnie nie radzimy sobie ze zmianą formatu pliku .doc lub .odt, wystarczy wydrukować CV, zeskanować je i w tej formie wysłać. Większość skanerów zapisuje pliki w formacie graficznym .jpg. To również nieedytowalna forma tekstu, więc nie ma ryzyka, że „coś się rozjedzie”, tekst będzie nieczytelny albo pliku nie da się otworzyć. Warto jednak zaznaczyć, że plik .jpg jest mało elegancki i mało wygodny do przeglądania. Niedbałe wydrukowanie tego pliku możne natomiast spowodować niekontrolowane „przycięcie” go na kartce A4. Czy zatem ryzyko jest opłacalne? Niekoniecznie. Z pewnością znajdziemy kogoś, kto pomoże nam stworzyć plik .pdf.
Program do robienia CV – jak przesłać zbyt duży plik?
Możesz się jednak znaleźć w sytuacji, w której Twój pracodawca wymaga przesłania, w ramach dokumentów aplikacyjnych, również zdjęcia o dużej rozdzielczości, które w przypadku pozytywnego przejścia danego etapu rekrutacji, zostanie wykorzystane i włączone do akt osobowych pracownika. Czasem pracodawcy proszą również o wykonanie określonego zadania rekrutacyjnego, którego wynik będzie bezpośrednio wpływał na zatrudnienie bądź niezatrudnienie pracownika. Przesyłane maile mają natomiast ściśle określoną, maksymalną pojemność i ten pakiet plików może nie zmieścić się do jednego maila. Czy należy wtedy wysłać trzy, cztery, a może pięć maili?
Jeżeli razem z CV przesyłasz dodatkowe dokumenty, takie jak list motywacyjny, życiorys, szereg referencji, zdjęcie do firmowych akt osobowych oraz wykonane zadanie rekrutacyjne, sprawdź jaką objętość mają zebrane dokumenty. Jeżeli są one zbyt duże, mogą nie zmieścić się w jednym mailu. Co zrobić w takiej sytuacji? Nie, oczywiście nie należy wysyłać dziesięciu maili. Możemy natomiast skorzystać z jednego z darmowych serwisów do udostępniania plików, takich jak chociażby Dropbox, WeTransfer, Firefox Send lub PrześlijMi.pl. W swojej darmowej wersji serwisy udostępniają od 2 do 7 GB transferu. W większości przypadków wrzucony plik przechowywany jest na serwerze przez kilka lub kilkanaście dni. Inną opcją jest nieustannie zyskujący popularność dysk Google. On z kolei oferuje 15 GB miejsca za darmo. A trzymane tam dane nie są usuwane po upływie określonego terminu. Dodatkowo zapewnia intuicyjny system przekazywania innym użytkownikom plików.
Przesyłane pliki można również skompresować do formatu .zip. To bardzo popularny format archiwów, który umożliwia magazynowanie plików i redukowanie ich objętości. Oczywiście po rozpakowaniu, wracają one do pierwotnego kształtu. Przygotowane dokumenty możemy zatem „zapakować” do folderu .zip i przesłać mailem. Każdy posiada na swoim komputerze program, otwierający foldery skompresowane, więc pracodawca na pewno nie będzie miał z nim problemu.
Program do CV – co to jest Applicant Tracking System (ATS)?
ApplicantTracking System to system, który ma pomóc w przeprowadzeniu rekrutacji. Dzięki niemu osoba prowadząca rekrutację zapoznaje się wyłącznie z tymi dokumentami, które pozytywnie przeszły przez wskazany system – czyli zawierają słowa kluczowe. Rozwój rynku pracy powoduje zmianę profilu organizacji większości przedsiębiorstw. Z kolei postęp techniczny i cyfrowy pozwala na tworzenie programów i systemów elektronicznej ewidencji dokumentów. Mają one na celu usprawnienie większości kluczowych procesów, w tym także procesu rekrutacji.
Czy słyszałeś kiedyś o słowach kluczowych i ich wykorzystaniu przy tworzeniu dokumentów aplikacyjnych? Korporacje i duże firmy zajmujące się rekrutacją pracowników na rzecz swoich klientów często korzystają ze specjalnych programów, przez które są przepuszczane wszystkie dokumenty aplikacyjne. W jakim celu? ApplicantTracking System, czyli system śledzenia aplikacji, ma za zadanie wyłapać z poszczególnych dokumentów aplikacyjnych słowa kluczowe. Jeżeli tych brakuje w CV czy liście motywacyjnym kandydata, to jego kandydatura jest automatycznie odrzucana. Może to być wyszukiwanie tylko kandydatów z ze znajomością języka niemieckiego lub posiadających prawo jazdy kategorii B.
System ATS sprawdza się również w przypadku, gdy aplikacje wpływają do firmy nieprzerwanie i dotyczą różnego rodzaju stanowisk. Na tego typu usługi decyduje się coraz więcej firm, dlatego warto brać to pod uwagę przy składaniu aplikacji. Przykładowo, jeżeli zapiszesz CV lub list motywacyjny w systemie .jpg, to wspomniany system śledzenia aplikacji nie odnajdzie ani jednego słowa kluczowego. Dlaczego? Gdyż dokumenty będą odczytywane jako obraz, a nie tekst. Jak widać, niewielkie niedopatrzenie może Cię kosztować utratę szansy na znalezienie zatrudnienia. Takiego ryzyka nie ma natomiast w przypadku pliku .pdf, który bądź co bądź jest jednak plikiem tekstowym.
Program do tworzenia CV – czy CV w formie .doc zawsze jest traktowane jako błąd?
Być może nigdy wcześniej nie zastanawiałeś się w jakim formacie zapisać CV czy list motywacyjny. Podobnie jak wiele innych osób uznałeś, że nie ma to większego znaczenia. Dziś, gdy uświadomiłeś sobie, że jednak ma, już wiesz, dlaczego telefon milczał mimo tego, że Ty skrupulatnie przygotowywałeś swoje dokumenty aplikacyjne.
Musisz jednak wiedzieć, że wysłanie CV czy listu motywacyjnego w formacie .doc nie zawsze jest błędem. W dalszym ciągu jest to popularny format używany w różnych jednostkach. Na rynku działają nie tylko korporacje zatrudniające setki, jeżeli nie tysiące pracowników, ale także małe firmy. Ich rekrutacja odbywa się na nieco innych zasadach. Wysyłając CV czy list motywacyjny do jednej z mniejszych firm, możesz spodziewać się, że dokumenty nie zostaną przepuszczone przez specjalny program, ale od razu trafią na biurko osoby odpowiedzialnej za rekrutację. W takiej sytuacji wysłanie CV w formacie .doc wcale nie będzie błędem. Osoba rekrutująca zazwyczaj otrzymuje mniejszą liczbę CV i jest w stanie przejrzeć nawet te, które posiadają pewne niedociągnięcia.
Nie należy też zapominać o tradycyjnym roznoszeniu CV w wersji papierowej. Jeśli planujesz taką metodę dostarczania dokumentu, format .doc będzie wystarczający. Wszelkie błędy zweryfikujesz już podczas drukowania. Osobiste doręczenie często jest pozytywnie postrzegane przez przyszłych pracodawców, dlatego czasem warto poświęcić kilka chwil na takie posunięcie.
A czy Ty dotychczas miałeś w zwyczaju wysyłać dokumenty aplikacyjne w formacie .pdf? Jeśli nie, koniecznie spróbuj tego w przyszłości. Nawet jeśli w Twoim przypadku obsługa komputera i pakietów biurowych nie jest na zbyt wysokim poziomie, warto dokształcić się lub poprosić kogoś o pomoc. W grę wchodzi przecież szansa na zatrudnienie. Bagatelizowanie podstawowych kwestii formalnych, może się nie opłacić. Oczywiście, decyzja w jakim programie napisać CV należy do Ciebie. Dzięki temu spełnisz podstawowy krok, który przybliży Cię do celu i z pewnością zwiększy szansę na otrzymanie wymarzonej posady.
Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to nie błahostka. Warto wykorzystać do tej czynności program do tworzenia CV, aby nieco ułatwić sobie życie. Większość takich, gotowych, dedykowanych CV programów zawiera dodatkowe funkcjonalności i przypomnienia, które pomagają Ci skonstruować swoje pierwsze, nowoczesne CV.
Loading...
